A3 lean template

Anne de Lange op 06 maart 2019

Ken je dit gevoel? Je eerste echte verbeteridee of project! Je wilt ermee aan de slag, maar waar moet je beginnen? De praktijk is en blijft toch anders dan de theorie. Dus hoe ga je het aanpakken? Een goede tool om mee te beginnen is de A3 methode. Deze tool laat je je hele project op één A3 of zelfs A4 weergeven. Huh op één A3? Niet in een verslag van 20 pagina’s? Nee echt maar op één A3 Lean Template

Invullen van de A3 Lean template

A3 methode: Probleemstelling

Het invullen van de A3 begint het met opschrijven van je probleemstelling. Makkelijk zou je denken, maar niets in minder waar. Want het goed definiëren van je probleemstelling kan enige tijd in beslag nemen. Wat is precies het probleem? De ene persoon noemt iets heel anders dan de andere persoon. Wat kies je? Zorg ervoor dat je gekozen onderwerp/doel aansluit bij de vraag van de klant en de strategische doelen van je bedrijf. Eigenlijk geef je antwoord op de vraag: ‘wat is precies de pijn?’. Zo zorg je dat je project ECHT een bijdrage levert voor de klant.

Een voorbeeld van hoe het niet moet: ‘het vergunningen aanvraag proces zorgt voor veel klachten, de voornaamste klacht is dat het te lang duurt.’
Voorbeeld van hoe het wel moet: ‘Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang.’ De probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen die hem leest.

A3 methode: Huidige situatie / nulmeting

Onder de probleemstelling komt de huidige situatie. Oftewel antwoord op de vraag: ‘Hoe groot is het probleem?’. Hier laat je visueel zien hoe groot het probleem is. Bijvoorbeeld door middel van een grafiek met te lange doorlooptijden, een staafdiagram met alle klachten een procesbeschrijving is ook een optie. Belangrijk is dat je in termen van de klant het probleem visueel maakt en ook de tijd / kosten die hierbij gepaard gaan inzichtelijk maakt. Bij het probleem: ‘Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang’, zet je een nulmeting met een tijdreeksgrafiek (zie hieronder). Je ziet gelijk dat alle bouwvergunningaanvragen te laat zijn op basis van de SLA (klantwens). Verder is het ook goed om aantallen toe te voegen, en eventuele kosten omgerekend vanuit tijd.

A3 methode: Doelstelling

De volgende stap is het invullen van je doelstelling, hier draai je eigenlijk je probleemstelling om naar een doel. Voorbeeld: de doorlooptijd van 95% van de aanvragen in het bouwvergunningen proces bij gemeente X mag maximaal 1 week (5 werkdagen) bedragen per aanvraag. Dit moet bereikt zijn per 31-03-2019. Gebruik hierbij de SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) manier van formuleren. Hier zie je vaak dat mensen allemaal wenselijk oplossingen opschrijven die ze denken dat het probleem gaan oplossen. Doe dit niet, want een oplossing is iets anders dan een doelstelling. Verder is het hier heel belangrijk dat je het doel realistisch kiest. Ga niet voor 100% maar kies voor 90% of 95%. Mocht je dan 97% halen dan is iedereen erg tevreden over je resultaat. Maar kies je voor 100% en behaald je 97% dan heb je toch je doelstelling niet gehaald terwijl je verbetering wel heel succesvol was.

A3 methode: Analyse

In de analyse fase ga je op zoek naar de grondoorzaken. Een cruciale stap want als je de grondoorzaken niet hebt gevonden is de kans dat het probleem wordt opgelost nihil. In deze fase gebruiken we vaak een visgraat en de 5x waarom techniek om tot de grondoorzaken te komen. Er zijn meestal geen 100 grondoorzaken. Houd het bij de (maximaal vijf) belangrijksten. Vaak is het er zelfs maar één.

A3 moethode: Oplossingen

Bij deze stap mag je eindelijk met oplossingen komen, wel belangrijk om alleen oplossingen te zoeken voor de grondoorzaken. Dan weet je zeker dat je het probleem aan het oplossen bent. Kies hier ook weer niet voor 100 oplossingen maar voor de (maximaal vijf) besten. Kijk dan wat je kan bereiken op de korte termijn zonder de meest complexe en langdurende oplossingen te kiezen. Hierbij kan je gebruik maken van een effort/benefit diagram.

A3 methode: Implementatieplan

Het implementatieplan geeft antwoord op de vragen: ‘hoe ga je de oplossingen implementeren’ en ‘met wie en wanneer?’. Uitgangspunt moet zijn dat iedereen de nieuwe oplossingen gaat omarmen en ook echt gaat gebruiken. Hoe ga je dit voor elkaar krijgen: dat zet je in je implementatieplan. Maar let op: maak er geen verslag van van 20 pagina's maar houdt het bij een aantal bullet points.

A3 methode: Control

Dit is de laatste stap van je verbetering of je project. Hier ga je kijken naar het resultaat en dat maak je weer visueel. Mooi is om de nul en nameting in een plaatje te krijgen. Dan zie je gelijk hoeveel je hebt opgeleverd. Ook is hier de borging cruciaal. Hoe zorg je dat het resultaat wordt vastgehouden, ook als jij een andere verbetering gaat doen? Dit kan o.a. door middel van werkinstructies, dagstarts en het blijven meten van het probleem.

Vieren van het succes!

Deze stap wordt door ons Nederlanders vaak overgeslagen, want we zijn bescheiden. Maar niets werkt zo goed om de motivatie hoog te houden als het vieren van de successen! Grote successen groot vieren en kleine successen klein. En dan bedoel ik niet altijd met taart, vieren kan op heel veel verschillende manieren: kijk wat bij het team past, een compliment is ook al een kleine vorm van vieren. Verder is het ook belangrijk om iedereen te waarderen die heeft meegeholpen. Verbeteren doe je namelijk samen, alleen lukt het niet. Dit geeft een extra positieve boost, zodat je de volgende verbetering alweer wil oppakken!