De top 3 hoofdpijn-dossiers bij de nieuwe Omgevingswet - met 6 tips

De nieuwe Omgevingswet per 1 januari 2022

Tot 1 januari 2022 hebben gemeentes in Nederland de tijd gekregen om klaar te staan voor deze nieuwe wet 'met impact'. Over deze wetswijziging wordt gezegd: "Dit is sinds Thorbecke niet meer voorgekomen!" 

Waar gaat die Omgevingswet ook alweer over?

In één alinea: de Omgevingswet vervangt tientallen wetten en honderden ministeriële regelingen en bestuurlijke maatregelingen (AMvB's) over ruimte, infrastructuur, wonen, natuur & water, die relevant zijn voor de leefomgeving. Vandaar de naam: Omgevingswet.

Alles begint en eindigt bij de gemeente, die de initiatiefnemer (bijvoorbeeld projectontwikkelaar inzake een vergunningsaanvraag) gaat faciliteren.   

Deze verandering is zeker ook digitaal: met behulp van één digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke (bouw)projecten te starten. De grootste investering financieel, ligt bij de nieuwe ICT-infrastructuur (DSO) voor alle overheden. 

Veel impact ervaar je bij het indienen van een vergunning voor nieuwbouw of de bouw van regionale windmolenparken.    

Voor wie is dit relevant? 

De Omgevingswet raakt, zoals gezegd, meer aan dan de gemeenten in ons land. Maar dit gaat zeker over de volgende drie stakeholders:  

- Bestuurders. Bestuurders kunnen zich bij deze wet afvragen: "Welke politieke keuzes maken we?" Of: "Wie gaat het inrichten?" Dit verschilt bijvoorbeeld als je als gemeente relatief veel zelf wilt doen (gemeente Venlo), of niet en/of gedeelde diensten hebt (zoals de regio Haaglanden) 

- Teamleiders. In tegenstelling tot wat (te) vaak bij ICT trajecten gesuggereerd word en werd: dit is GEEN 'druk op de knop' exercitie voor teamleiders in gemeenteland. Terwijl ze soms wel een erg grote 'span of control' hebben. Komt dit erbij! 

- Adviseurs. Bijvoorbeeld adviseurs in de VTH-keten, dienen rekening te houden met een andere manier van werken. Dit heet 'zaakgericht' werken.    

Uiteraard is bovenstaande incompleet. Vergeet niet alle werkenden bij instanties en organisaties die 'iets' met de wet & omgeving doen in Nederland. Denk ook aan bevoegd gezag zoals provincies, of zoals vergunningverleners bij waterschappen of brandweer, of indieners.     

Wat zijn globaal de top drie aan 'hoofdpijndossiers'?  

Oké, er zijn meerdere 'hoofdpijndossiers'. Ook wel 'leuke uitdagingen' genaamd. Een eervolle vermelding is bijvoorbeeld het nieuwe model voor het bepalen voor de leges (leges 2.0). 

Maar op één is toch wel heel duidelijk:

Hoofdpijndossier Nr. 1:

Onduidelijkheid in het HOE.

Pijn zit in het vertalen van de Omgevingswet naar de 'nieuwe manier van werken'.

Enkel een webinar of filmpjes of zelfs trainingen over de Omgevingswet? Mooi dat ze er zijn hoor, maar daar red je het natuurlijk niet alleen mee als verantwoordelijke. Gewoon het doornemen en begrijpen van de juridische teksten is toch genoeg? Nu, het biedt niet altijd soelaas. Bijvoorbeeld het begrip "Omgevingsregeling". Een nieuwe term, zoals je die in de Omgevingswet terugleest. Ook ervaren toppers kunnen je dan 'glazig' aankijken. Geloof me. Daarnaast: hoe vertaal je al die volzinnen naar de dagelijkse werkwijzen? 

Informatie (kennis) tot je nemen, is bij verandering eenvoudigweg niet genoeg. 

Verandering is nodig, bijvoorbeeld in de manier van werken in de VTH-keten. In de gemeentes, is de bedoeling, wordt er 'zaakgericht' gewerkt. Goed voor onder andere de transparantie. En om 'die termijn' van acht weken te halen. Mooi. Maar, wat betekent dit voor adviseurs van veel gemeentes? Inderdaad: anders werken. Hoe?

Er zijn dus gevolgen voor bevoegd gezag die vergunningen beoordelen. Gemeentes gaan bij aanvragen bijvoorbeeld de handhaving niet meer zelf doen. Lees: de handhaving met haar kwaliteitsborging vindt straks door externen plaats. Maar: hoe behoud je de regie als Toezichthouder & Handhaver bij de gemeente dan goed? 

Tip 1: Werk samen met de medewerkers aan de processen.

Proceswijziging. Suf woord? Misschien. Maar dan komt het. Dat doe je lerenderwijs samen. Lees: onder andere in workshops (samen leren, door samen te doen). Afgestemde workshops met diverse betrokkenen wel goed faciliteren. Uiteraard. Check of u deze vaardigheid in huis hebt. Immers, iedereen weet: een goede workshop is niet suf. Integendeel. 

Een wijs man zei eens: "Als we niet met de processen bezig waren gegaan, waren we niet zover gekomen" Sterker nog, in de gemeente Venlo bijvoorbeeld is het inzicht, door de herontwerp van processen, bij steeds meer betrokkenen: "Nu wordt de Omgevingswet voor mijn werk tastbaar!"

Tip 2: Ga niet 'enkel' de Omgevingswet invoeren

Naast het invoeren van 'enkel' de Omgevingswet, kun je ook kijken of de huidige werkwijzen en samenwerking tussen de afdelingen überhaupt ruimte hebben tot verbetering. Ga ook beter in de keten samenwerken. Anders gezegd, ga ook echt verbeteren (in plaats van enkel noodzakelijk veranderen). Werk Lean!  

Verbeteren is vaak goed voor de (latere) betrokkenheid van medewerkers. Een vorm van weerstand houd je altijd. Maar kan je dus enorm verminderen. Wat kan er volgens de mensen beter? Hoe kunnen we bijvoorbeeld 'zakengericht' werken efficiënt en effectief gaan doen?

Wat levert dat verbeteren dan op?

Je kunt de doorlooptijd (van bijvoorbeeld aanvragen) vaak prima halveren. En meer rust en duidelijkheid intern creëren. En, niet onbelangrijk, meer betrokkenheid. Alle drie zien wij vaak terug in ons werk, en daar willen wij ons best aan committeren in een nieuw project. 

Enkele van de honderden referenties van LSSP in (semi)overheidsland

Steek, kortom, energie in verbeteren.

Een aanpak (vier mogelijke stappen) waar wij goede ervaringen mee hebben in bijvoorbeeld gemeenteland, voordat je gaat implementeren:

1 - Voldoe aan de (vaak) initiële vraag. Uiteraard. Hier: "breng de huidige situatie van processen samen in kaart"  

2 - Breng ook de overkoepelende, gehele keten op hoofdlijnen in kaart. Met knelpunten. Anders gezegd: waar hebben wij (lees: iedere betrokken afdeling) last van? Wat kan beter? Vanaf hier zien mensen vaak het echte nut van onze 'Tip 2'  

3 - Vertaal de juridische leidraad naar processtappen c.q. werkwijzen. Wat is een must vanuit de Omgevingswet? 

4 - Het Herontwerpen van bestaande processen. Hoe willen wij het? En wat hebben we nodig? Deze stap behelst -wederom- afdelingsoverstijgend samenwerken

Onderstaande afbeelding is een voorbeeld inzake herontwerp (ter goedkeuring). Het eerste onderdeel van een dergelijke rapportage is vaak het vertrekpunt ( "- Nieuwe procesgang inclusief rollen en verantwoordelijkheden"). De andere vijf onderdelen zijn samen met andere afdelingen opgesteld, in plaats van werk 'over de schutting' naar een andere afdeling gegooid.   

Tip 3: Help 'proceseigenaren op papier' echt verantwoordelijk te zijn 

Het kan zijn dat bijvoorbeeld een teamleider al twee jaar proceseigenaar is, maar niet weet wat deze rol echt behelst in een dergelijke transitie.

Soms komt dat door de soms enorme 'span of control' van teamleiders. Dan is dat best begrijpelijk. Blijf dan maar eens uit je 'oerhersenen' met al die werkzaamheden! Mij persoonlijk lukt dat maar met mate.  

Ook al wordt het woord proces door 99% van de Nederlanders herkent, en het woord in organisaties (buiten de juridische betekenis ervan) al decennia gebruikt wordt. Een 'proces in kaart brengen' herkent misschien 99% van de managers wel. Maar ja. Hoeveel procent weet wat te doen als proceseigenaar, om te komen tot een aantoonbare verbetering? Procesdenken kan, kortom, onwennig zijn. Een proceseigenaar helpen in zijn of haar rol, is niet zelden een groeipad voor de proceseigenaar gedurende dergelijke trajecten.

Bedenk: zonder een proceseigenaar die zijn rol ook pakt, wordt de voortgang een ware uitdaging. Je hebt bijvoorbeeld uren nodig van mensen die participeren in workshops, software, rechten delen, verantwoordelijkheden en rollen duidelijk krijgen, mensen betrekken en prestatiedialogen kunnen voeren. Help elkaar hierin, zowel als opdrachtnemer (begeleiders c.q. facilitators) als opdrachtgever (proceseigenaren). Je kunt een dergelijk traject niet succesvol alleen doen.   

Samen kijken naar verbeteringen

- Implementeren. Dit is de grote (!) stap die je nu nog weinig ziet. Logisch, in de zin dat we nog tot 2012 hebben. Maar urgentie gaat er zeker komen. Hopen we. Zodat je genoeg geleerd hebt in 2021.

Tip 4: Leer van kleinschalige, eerste implementaties 

Pak niet meteen de meest complexe zaken op, maar begin met een relatief 'makkelijke'. Noem het ook geen 'pilot', want deze wijziging is nu niet 'even' omkeerbaar. Maar het lerende effect van een pilot kun je wel meenemen.      

Ennehh ... Hoofdpijndossier nummer 2?   

Hoofdpijndossier Nr. 2:

Extra aandacht voor waar de verandering relatief groot is. Bijvoorbeeld naar een gestructureerde aanpak voor het verkennen van initiatieven

Deze 'hoofdpijn' hoeft natuurlijk helemaal geen hoofdpijn te zijn. Maar is ons inziens in ieder geval een serieus aandachtspunt.     

Binnen gemeentes spreken we, als het gaat om het 'voortraject' inzake vergunningen, van de rol van procesmanager of relatiemanager.

Hoofdvraag bij de verkenning: "Is iemand ver genoeg om een vergunning aan te vragen, zodat de procedure 'verwerking tot en met besluitvorming' binnen de vereiste acht weken kan plaatsvinden?"  

Er is straks een gestructureerde aanpak vereist, mede om de termijn van acht weken na indiening van de vergunningsaanvraag altijd te halen. Dat gestructureerde is er in het 'voortraject' nu niet altijd, zo zien wij in de praktijk. Het principe van wat we in Lean termen 'Right First Time' noemen, wordt relevanter. In gewone woorden: het indienen van een vergunning dient nu compleet en goed ingevuld te worden, om de termijn van acht weken erna structureel te halen. Wat dat is, dient straks altijd transparant te zijn.

Verbeteren heeft ook met inzichten en gedragsverandering te maken. "Ja, nu we zó gaan werken, moet ik misschien wel een vast moment in de week gaan inplannen voor advies-aanvragen." 

Tip 5: Een 'open deur'... Als de verandering relatief groot is in een proces, neem de mensen juist dan goed mee. Participatie door echt actief mee laten doen 

Hoe meer de manier van werken anders is dan wat je gewend was, hoe meer energie dit kost bij de betrokkenen. Denk bijvoorbeeld aan online meetings in plaats van offline dankzij de pandemie. Wie al (relatief) veel ervaring had met online sessies (veel millennials bijvoorbeeld), ging het vaak wat makkelijker af dan zij die er nooit mee (wilden) werken.

In algemene zin geldt dat er inzake de Omgevingswet vaak meer bij de gemeente (als 'begin- & eindpoort'), dan bij de andere betrokken instanties verandert. Wij menen dat binnen de gemeenten, dit onder andere geldt bij het voortraject (verkenning van initiatieven). Niet bij elke gemeente natuurlijk, maar in ieder geval bij een deel.

Hoofdpijndossier nummer 3?   

Hoofdpijndossier Nr. 3:

Participatie. Hoe doen we dát nu goed? 

In de nieuwe Omgevingswet wordt burger-participatie gestimuleerd.

De Eerste Kamer heeft besloten dat gemeenten, provincies en waterschappen verplicht zijn om hun Participatiebeleid op te stellen. Hierin wordt vastgelegd hoe Participatie vorm te geven en welke eisen daarbij gelden. Dit Participatiebeleid moet worden vastgesteld door de gemeenteraad, Provinciale Staten en het algemene bestuur van het waterschap.  

Participatie is met de Omgevingswet dus niet vrijblijvend. Maar bijvoorbeeld voor het aanvragen van een vergunning door een initiatiefnemer, geldt er geen plicht tot participatie. De initiatiefnemer moet wel aangeven of, en zo ja hoe participatie heeft plaatsgevonden en wat de resultaten hiervan zijn. Daarnaast is het vormvrij. Afhankelijk dus van het regionaal te kiezen Participatiebeleid. 

Iedereen die meerdere keren in een participatie-traject als burger of indiener heeft gezeten, weet dat instanties daar niet altijd heel sterk in zijn. Ik persoonlijk heb zowel positieve (gemeente Amersfoort) als minder positieve ervaringen (gemeente Amersfoort).

Maar wij hebben natuurlijk makkelijk praten als burger of als initiatiefnemer. Want wat is het doel van participatie eigenlijk? Met name informeren en/of bezwaren voorkomen? Burgers bijvoorbeeld halen mijns inziens nog wel eens informeren, adviseren en echte inspraak door elkaar. Daarnaast kunnen belangen van initiatiefnemer, burgers en overheid lijnrecht tegenover elkaar staan. Geen garantie voor draagvlak of algehele tevredenheid.  

Maar ... Wanneer is de participatie dan in welke situatie gewoon 'goed op orde'? Stel, je wilt de in Nederland wereldberoemde Koppelpoort (een prachtig monument te Amersfoort) slopen en vervangen voor nieuwbouw (ik weet, de suggestie alleen is al een doodzonde :) ... Hoe toets je nu of de gemeente de participatie goed genoeg heeft gedaan? Met behulp dus van een op te stellen Participatiebeleid. Jawel, maarrr ... dan is er nog onderzoek nodig om te bepalen welke vormen van participatie effectief zijn wanneer. 

Je hebt diverse vormen van participatie, welke (redelijk) effectief zijn in verschillende situaties. Je hebt lichte/makkelijke, tot en met zware/uitgebreide varianten. En met verschillende doelen (bijvoorbeeld enkel informeren of adviseren). Je kunt een zogenaamde Inzet-Impact analyse inzetten in deze. Doe wat past. 

Tip 6: Ga niet alleen voor dat 'gedegen onderzoek naar participatievormen', maar reflecteer en (dus) leer van de vele eigen ervaringen die je als bevoegd gezag hebt

Een gedegen onderzoek (dit kan een academische Meta-analyse zijn) is natuurlijk mooi. Adviesrapportje, besluiten, klaar. Toch? Maar, dan dienen betrokkenen er ook nog mee te werken. Wat nu als aanpakken mensen 'tegen de borst stuiten'? Of niet als nuttig worden ervaren? Kortom, de handhaving c.q. borging jarenlang niet goed gaat en dit zich tegen een bevoegd gezag kan keren?    

Vanuit Lean is leren als professional & als organisatie, essentieel. Er kan enorm veel ervaring binnen een bevoegd gezag zijn, aangaande participatie. Wat werkte wel? Waarom? Wat niet? Waarom? Dit levert een soort 'lokale' Meta-analyse op, als u wil. Dit kan intern vertrouwen geven om de (deels) nieuwe vormen vlot op te pakken.   

Een gedegen onderzoek met dito advies, wij gaan er natuurlijk ook voor. Maar aanvullend wel samen met de mensen elkaars kennis en kunde benutten. 

Vragen?

Bel of email ons gerust inzake de Omgevingswet. Wij leveren ook in de toekomst hier graag een bijdrage aan.  

Met vriendelijke groet, 

Jörgen Putman  

Namens het LSSP team