Verbeteren met verstand en een structuur
Een structureel probleem, zoals langdurig hoog verzuim of jarenlang een te lage kwaliteit volgens je klanten, kun je niet als ‘taak # zoveel’ even bij ‘collega # zoveel’ neerleggen. Daarvoor is een structurele aanpak nodig. Dan kun je kiezen uit een groot aantal methoden. DMAIC, PDCA en A3 zijn wereldwijd de meest gebruikte methoden om problemen gestructureerd op te lossen. Daarnaast zijn er nog tal van methoden zoals 8D.

Innoveren
Voor het succesvol in de markt zetten van nieuwe producten of diensten (innovaties) zijn er legio structuren. We gaan daar in het deel ‘Ontwerpen en innoveren’ kort op in. Te denken valt aan Bouw-Meet-Leer (BML)-cyclussen, Scrum sprints, een groot ontwerpproject (DMADV), et cetera.

De appelboom
Veel mensen, zelfs ervaren verbeteraars en innovators, vinden het lastig om te kiezen uit de vele methoden van aanpak om iets te verbeteren of te innoveren. De ‘appelboom’ helpt hierbij. De appels staan voor wat je op wilt pakken.
Ga je voor het laaghangend fruit? Of moet je hoog de boom in? Niet zonder risico!
Je zult ook tools nodig hebben: een ladder, een mand, handschoenen.
En kun je alles alleen af of heb je anderen nodig? In het laatste geval is een soort planning of (project)aanpak handig.

De appelboom en de piramide van impact

De appelboom geeft duidelijkheid
Binnen een organisatie helpt de ‘appelboom’ om te weten welke verbeteraanpak geschikt is voor welke klus. Kijk daarbij naar de grootte van de klus (duurt het uren, dagen of vele maanden?) en het type uitdaging: gewoon doen (iedereen snapt wat er moet gebeuren), is een diagnose gewenst, of moet je echt iets nieuws (her)ontwikkelen?
Dit levert kunde en standaarden op, die meestal een positieve impact hebben op planning, betrouwbaarheid, snelheid van schakelen, gedrag (“Eindelijk duidelijkheid”, “Goede aanpak”, “Ik krijg energie van verbeteren” en “Dit geeft rust”) en harde baten.

De Piramide geeft de aantallen en de impact weer
Als het gaat om de hoeveelheid aan verbeteringen, en de impact ervan, spreken we eerder van een Piramide. Simpel gezegd: hoe groter het project, hoe minder vaak het (hopelijk) gedaan wordt. Anders verwoord: kleine verbeteringen komen in groten getale voor, maar blijven wel eens uit het zicht van je collega’s, laat staan je directie. In de figuur hierna staat een piramide als voorbeeld (van een mkb-bedrijf uit de bouw).

Kort gezegd komt het erop neer dat je op een werkplaats vaak
• letterlijk enkele grote bedrijfsbrede projecten invoert, zoals een ICT-implementatie;
• een handvol verbetertrajecten zoals Green Belt DMAIC-projecten kunt invoeren;
• enorm veel kleine verbeteracties op de werkvloer hebt, die opgeteld veel opleveren.

Wij adviseren op termijn vaak een mix; niet enkel grote projecten bijvoorbeeld. Of alleen kleine verbeteringen (Quick Wins). Je hebt immers vaak diverse strategische behoeften.

Bekende 'Problem Solving' aanpakken vergeleken

Welke Problem Solving-methoden worden wereldwijd gebruikt?
Hierna geven we een overzicht van wereldwijd toegepaste methoden waarmee je een probleem op een structurele manier oplost. De aanpak bestaat dan uit een vast aantal gedefinieerde stappen en tools, waarbij een diagnose vaak nog nodig is om een pijnpunt (uitdaging) op te lossen.

Het gaat hier dus niet over een ‘algemeen soort actieplan’ of alleen over ‘hoe je oplossingen invoert’. In het kort: eerst een diagnose, dan pas de oplossing.

Waarom DMAIC?

Waarom DMAIC als probleemoplossende aanpak?
Al die verschillende aanpakken om te verbeteren…. verwarrend, niet? Regelmatig krijgen we dan ook vragen: Wat zijn de verschillen? Welke aanpak past het beste bij de situatie? Er is niet veel onderzoek over te vinden en deze vraag beantwoordt de adviseur vaak vanuit zijn eigen ervaring. Wij vinden het vooral interessant dat er juist veel overlap ligt in de gestructureerde verbetermethoden (zie onderstaande tabel).

Wereldwijd zijn PDCA, A3 en DMAIC de bekendste en meest gebruikte methoden. Omdat DMAIC het meest uitgebreid lijkt (>150 tools), er veel overlap is tussen de methoden en DMAIC zowel voor kleine als grote verbetertrajecten inzetbaar is, kiezen wij uit educatief oogpunt hiervoor. Bovendien komen veel van de DMAIC-tools ook in de andere aanpakken voor. Dit is dus zeker geen afwijzing van de andere aanpakken; doe wat past.