In vele duizenden regelmatige overleggen wereldwijd, met name 'in de operatie', is Visual Management een vast onderdeel. Specifieker: Visual Management is één van de krachtigste principes binnen Lean Management en Obeya-werken.
Toch zie ik in de praktijk vaak grote borden, digitale dashboards en muren vol informatie die hun doel (deels) voorbijschieten. Zie hieronder een door AI gemaakte afbeelding van hoe je het liever niet ziet 😉. Hoe dan wel? Dat lees je hieronder.
In deze blog lees je wat Visual Management écht betekent en of visualisaties (al dan niet digitaal) goed helpen in je overleggen. De 1-3-10 seconden-regel helpt je hierbij! Ook als leek of als 'nieuwkomer' goed te gebruiken. Met concrete praktijkvoorbeelden.
Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. En, niet onbelangrijk, geeft focus en stimuleert sneller actie(s). Met visuele hulpmiddelen (plaatjes, kleuren, grafieken of how-to video’s) zie je idealiter in één oogopslag waar je aan toe bent. Denk aan de bewegwijzering op Schiphol of de zelfbouwinstructies van IKEA.
Visual Management is het zichtbaar maken van prestaties, afwijkingen en acties zó dat iedereen in liefst één oogopslag begrijpt wat er speelt. En erop kan handelen.
Voorbeelden zie je hieronder.
Binnen Lean draait het om klantgerichte flow, standaardisatie en continu verbeteren. Visual Management wordt gebruikt bij standaarden, bij het verbeteren van prestatie-indicatoren ofwel KPI's en bij het effectief overleggen (denk aan stand-ups en weekstarts).
Klassiek binnen productiebedrijven zijn de dagelijks te bespreken zogeheten 'SQCDP-borden'. Of een variatie erop, zoals hieronder is weergegeven. Goed voor 'Running-the-business': deze visuele borden zorgen ervoor om focus op relevante zaken tijdens overleggen in de productie te houden.
Vaak is de volgorde van links naar rechts: Safety, Quality en erna (met varianten op) Delivery, Cost, People en/ of Productivity. Zoals hierboven weergegeven.
Ook kom je dashboards steeds meer digitaal tegen. Hieronder is een digitaal voorbeeld (uit: leandatapoint.com). Misschien met heel veel opties inzake je KPI's, maar daar komen we later nog op in deze blog of dat nodig of wenselijk is 😉.
Visual Management kan (gelukkig) steeds vaker digitaal. Maar alhoewel digitalisering natuurlijk heel nuttig is of kan zijn, is het bij Visual Management geen 'doel op zich'.
Binnen Lean, maar ook als apart initiatief, zien we de Obeya (uit het Japans te vertalen als “grote, eerbiedwaardige kamer”). Visual Management komt hier terug in één visuele cockpit voor management-overleg, inclusief prestatiedialoog en besluitvoering.
Zie hieronder een fysiek voorbeeld van een Obeya, jaren geleden uit de semioverheid. Tegenwoordig zie je, bijvoorbeeld vanwege real-time data, meer en meer digitale borden.
Een aardig detail ofwel korte toelichting van de blauwe en rode belijning op de afbeelding is het volgende. Het papier met het aangevulde blauwe vierkant was de meerjarige strategie in één overzicht. Let ook op de rode belijning op de vloer: daarachter kon je als medewerker de overleggen van managers 'live' bijwonen.
Goed Visual Management:
Ondersteunt dagelijks sturen ('Running-the-business') en/ of Projecten ('Changing')
Maakt afwijkingen direct zichtbaar
Stimuleert eigenaarschap en dialoog
Vermindert vergaderen en zoeken naar informatie
Slecht Visual Management: leidt juist tot ruis en verwarring, interpretatieverschillen en besluiteloosheid.
Als je de 1-3-10 regel via internet of AI opzoekt dan krijg je meerdere definities en synoniemen. Bijvoorbeeld staat het vaak bekend als de 1-3-10 seconden check, of als de '3 seconden-regel van Visual Management'. Hier is een veelvuldig voorkomende variant weergegeven, welke je voor een periodiek overleg zoals dagstart, weekstart of Obeya kunt gebruiken.
Binnen 1 seconde moet zichtbaar zijn:
Gaat het goed of niet? Groen, geel, of ... rood (in een verkeerslicht of door de omranding te zien)? Normaal of afwijking? Zijn we wel/ niet op koers voor een doel?
Bijvoorbeeld een overzicht van het dagelijks aantal ongelukken en kwaliteit-issues in de loop van de maand. Dit levert een status op (groen, geel of rood). In deze afbeelding is zowel een groene als gele status direct te zien.
Binnen 3 seconden moet duidelijk zijn:
Wat ís de afwijking? Wat is het probleem?
Wat is de trend? Visueel te zien in een trendlijn of zijn oorzaken duidelijk?
Wat betekent dit voor vandaag of de komende week?
Voorbeeld hieronder van een voorbeeld waar het niet goed gaat (oranje of rood): een grafiek met opgeloste issues per maand (een soort productiviteitsmaat of KPI) en met een groene normlijn (target), waarbij ook prestaties van meerdere jaren zijn weergegeven. Je kunt in enkele seconden zien dat de neerwaartse trend gelukkig niet verder gaat... maar ook weer niet echt omhoog.
Een andere populaire grafiek voor de 3 in de 1-3-10 seconden-regel is de bekende taart-diagram of een Pareto-diagram (Pareto chart), waarbij je oorzaken samengevat kunt prioriteren. Meer informatie over de Pareto-diagram vindt je hier.
Binnen 10 seconden moet zichtbaar zijn:
Indien nodig: wát gaan we doen?
Wie is eigenaar?
Wanneer is de actie afgerond?
Voorbeeld: acties met naam en einddatum, escalatie zichtbaar of de volgende stap expliciet benoemd. Zie onderstaande voorbeeld: een verbeterbord bij een ziekenhuis waarbij acties, actiehouder en geplande afronding (kolom: Gereed) staan.
Hieronder ook een wat 'ongewoner' voorbeeld uit een verbetertraject. Dit was de uitkomst van een workshop, wat je in een Obeya ruimte op de 'projecten-muur' tijdelijk kunt vinden.
Het is een (snel) opgezet meetplan. Als je betrokken bent hierbij, kun je wel in 10 seconden zien wie van de teamleden specifiek verantwoordelijk is om wat te meten de komende maand.
Aanleiding was om feitelijk inzicht in de kwaliteit te krijgen, want het was een probleem dat het team wilde verbeteren. Dit resulteerde in een eerste Pareto-diagram met kwaliteitsproblemen.
Visual Management is geen decoratie, maar een werkmethode om de juiste zaken te signaleren en om je daar actief mee bezig te (blijven) houden.
Daarom wat zaken die je in de praktijk wel eens fout ziet gaan. Niet bij jullie natuurlijk, maar wel bij een aantal andere verbeteraars 😉:
Te veel visuele grafieken met KPI’s op één bord (tip: max. 5)
Geen norm (target) of doel zichtbaar
Acties losgekoppeld van prestaties
Visuals die (veel) uitleg nodig hebben
Obeya als “mooie muur”, niet als stuurmiddel
Samengevat kun je kijken of de 1-3-10 seconden-regel toepasbaar is op elk onderdeel van je visuele overlegstructuur.
Alles wat niet binnen 10 seconden leidt tot inzicht en/ of actie, hoort niet standaard thuis als visualisatie in een overleg als een dagstart, weekstart en/ of Obeya.
Heb je überhaupt nog niets visueels in de periodieke overleggen van je organisatie? Dan verwijzen we je graag naar een ander thema. Namelijk 'beter samenwerken' en specifiek het Lean thema LOM, waarbinnen Visual Management een belangrijke rol speelt.
Wil je Visual Management écht laten werken? Pas dan deze 5 tips toe:
1. Ontwerp vanuit de gebruikers (team leden). Niet vanuit data 'omdat het kan'
2. Gebruik vaste standaarden (kleur, vorm, positie)
3. Eén boodschap (ofwel signaleringsfunctie) per visualisatie
4. Verwijder alles wat geen actie oproept
5. Test: begrijpt een (nieuw) teamlid het binnen 10 seconden? Denk aan iemand die in een gerelateerde afdeling of team werkt en de KPI's wel zou kunnen kennen. Bijvoorbeeld uit een andere functie of vorige werkplek.
Alles wat niet binnen 10 seconden leidt tot inzicht en/ of actie, hoort niet standaard thuis als visualisatie in een overleg als een dagstart, weekstart en/ of Obeya.
Binnen Obeya-werken is deze logica cruciaal: een Obeya zonder 1-3-10 seconden-logica wordt al snel een (overvolle) vergaderruimte. In plaats van een (inter-)actieve beslisruimte.