Stakeholder management is een succesfactor binnen projectmanagement dat vaak over het hoofd wordt gezien. Het effectief identificeren en analyseren van stakeholders kan het verschil maken tussen het succes en falen van een project. In deze blog delen we vijf praktische tips voor effectief stakeholder management zodat jouw project succesvol wordt én blijft!
Wat is stakeholder management?
Stakeholder management is het proces van identificeren, analyseren en beheren van de belangen en invloed van alle partijen die betrokken zijn bij jouw project, dit kunnen dus ook partijen zijn die beïnvloed worden door jouw project. Je kan deze vaak onderverdelen in interne stakeholders, zoals teamleden en managers, en externe stakeholders, zoals klanten, leveranciers en de gemeenschap.
Waarom is stakeholder management belangrijk?
Het helpt bij het opbouwen van sterke relaties, minimaliseert risico's en maximaliseert kansen binnen projecten en bedrijfsoperaties. Door stakeholders effectief te beheren, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat alle betrokken partijen op één lijn zitten en samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
1. Identificeer alle stakeholders
Het identificeren van stakeholders is de logische eerste stap in het proces. Dit omvat het identificeren van alle individuen, groepen en organisaties die invloed hebben op of beïnvloed worden door het project. Een handige manier om dit te doen is door een lijst te maken van alle mogelijke stakeholders en hun relatie tot het project te beschrijven.
Begin met een duidelijk begrip van de doelen en scope van het project. Dit helpt bij het identificeren van wie invloed heeft op of beïnvloed wordt door het project. Is dit op afdelingsniveau of raakt jouw project ook andere afdelingen of lagen in de organisatie?
2. Brainstorm en verzamel Informatie
Organiseer een brainstormsessie met je projectteam om een lijst te maken van mogelijke stakeholders. Betrek teamleden uit verschillende afdelingen om een breed scala aan perspectieven te krijgen.
Bij een bouwproject kan een brainstormsessie met architecten, aannemers, projectmanagers en vertegenwoordigers van de lokale overheid helpen om een uitgebreide lijst van stakeholders te maken.
3. Gebruik stakeholder mapping
Bij LSSP gebruiken wij de impact en commitment matrix om de gevonden stakeholders visueel in kaart te brengen én ook duidelijk te hebben hoe je hen op de hoogte houdt van jouw verbeter/verandertraject.
- De commitment iets zegt over de mate van bereidheid om iets te doen
- De impact zegt iets over het gevolg van de verandering
Hier is een voorbeeld van hoe je een belang van verandering/betrokkenheid matrix kunt maken.
Laag Impact / Laag committent = toeschouwers: Deze partijen wil je informeren en monitoren of zij ook toeschouwers blijven.
Hoog Impact / Laag commitment = Beinvloeders: What´s in It For Them, uitleg van het nut en de noodzaak van de verandering. Waarom ga je iets veranderen?
Laag impact / Hoog commitment = Ambassadeurs, deze wil je vooral vragen om input
Hoog Impact / Hoog commitment = Sleutel figuren, zorg dat je deze mensen binnen jouw projectteam hebt.
4. Ontwikkel een Effectief Communicatieplan
Een effectief communicatieplan omvat het vertalen van de behoeften en verwachtingen van de stakeholders naar gepast communicatie en boodschappen.
Hoe doe je dit?
- Definieer communicatiekanalen: Bepaal hoe je met elke stakeholdergroep wilt communiceren. Dit kan variëren van e-mails en nieuwsbrieven tot vergaderingen en online portals.
- Regelmatige updates: Zorg voor consistente en regelmatige communicatie. Dit helpt om stakeholders op de hoogte te houden van de voortgang van het project en eventuele veranderingen.
- Feedbackmechanismen: Stel manieren in om feedback van stakeholders te verzamelen en te verwerken. Dit kan bijvoorbeeld via enquêtes, feedbackformulieren of directe gesprekken.
Voorbeeld: Bij een IT-project kan het communicatieplan bestaan uit wekelijkse statusupdates, maandelijkse vergaderingen en een online portal voor feedback. Dit zorgt ervoor dat alle stakeholders op de hoogte blijven en hun input kunnen geven. Bereidt ook een pitch voor elk kanaal voor zodat je goed beslagen ten ijs komt.
5. Evalueer jouw stakeholdermanagement regelmatig
Het is belangrijk om regelmatig de betrokkenheid van stakeholders te evalueren en strategieën aan te passen om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op één lijn zitten.
Hoe doe je dit?
- Feedback verzamelen: Regelmatig feedback verzamelen en analyseren. Dit helpt om te begrijpen hoe stakeholders zich voelen over het project en waar verbeteringen nodig zijn.
- Effectiviteit meten: Beoordeel de mate van stakeholder betrokkenheid en tevredenheid. Dit kan door middel van enquêtes, interviews en andere feedbackmechanismen.
- Strategieën aanpassen: Pas communicatie- en betrokkenheidsstrategieën aan op basis van de feedback. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle stakeholders op één lijn zitten en dat hun behoeften worden vervuld.