Jaarlijks bereiken bijna tweehonderdduizend aanvragen om in aanmerking te komen voor zorg vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz). Hier komen veel administratieve processen bij kijken die niet zo simpel te runnen zijn, omdat iedere aanvraag met de juiste mate van zorgvuldigheid beoordeeld dient te worden.
Lean Six Sigma inzetten bij diverse operationele vraagstukken
Het bestuur van deze overheidsorganisatie besloot om een team samen te stellen waarin kennis en kunde ten aanzien van procesmanagement en -verbetering gebundeld wordt.
Vanwege de behoefte om dit team te ontwikkelen kwam de overheidsinstantie uit bij LSSP, in de persoon van Sergio Fernandez; in eerste instantie als consultant binnen het subteam procesverbetering. De focus hierbij was de expertise van Sergio rondom Lean Six Sigma in te zetten bij diverse operationele vraagstukken. Daarnaast begeleide hij het subteam procesverbetering bij de visie vorming rondom continu verbeteren en het bepalen van het dienstenportfolio van dit team. Een klus die goed past bij een externe inzet.
Dit soort uitdagingen zijn vaak lastig om als team zelf te doen. Dan is het fijn als iemand dat doet die net iets minder tot het team behoort. Een onafhankelijk adviseur kan juist vaak de goede objectieve vragen stellen. Doordat je als externe wat meer op afstand staat en een bepaalde expertise en ervaring meeneemt, geeft dit vaak een ander perspectief.
Van consultant naar interim positie
Later dat jaar is de rol van Sergio gewijzigd naar interim teamcoach van het gehele team. De net nieuwe teamcoach van het team zei het volgende:''Dat was toen een handige oplossing. Sergio heeft vorig jaar heel goed werk gedaan in de start fase waarin het team op dat moment zat. Daar heeft hij zoveel credits opgebouwd dat het heel goed was om de rol van ad interim-teamcoach bij hem te leggen. Hij had natuurlijk ook een bepaalde invloed opgebouwd vanuit zijn rol als consultant.''
Het team ging op dat moment door een uitdagende fase. Het team was net nieuw waardoor iedereen elkaar nog onvoldoende kende. Daarnaast bestond het team uit twee subteams met elk hun eigen thema’s en groeipijnen.
Kortom, de onderlinge samenwerking verliep daardoor moeizaam. Ook in zo’n situatie biedt de onafhankelijke rol vanuit LSSP voordeel. De functie van breekijzer en het nemen van lastige beslissingen is veelal moeilijker in te vullen door interne medewerkers. In dit geval is gekozen voor het splitsen van het team.
”Het knippen van het team is goed geweest. Er is nu rust en overzicht en een betere focus op het eigen werk. Daar ben ik heel dankbaar voor. Het betekende ook dat ik een goede start kon maken als leidinggevend teamcoach. Iedereen vindt de nieuwe situatie prettig, niemand wil terug naar één team.''
Een succesvol jaar als interimmer
Als Sergio volgens planning aan het einde van het jaar voor het laatst de deur in Utrecht achter zich dichttrekt, kan het team volgens de net aangestelde teamcoach verder:
”'Ik ben dankbaar voor de hulp van Sergio. De samenwerking die nu een jaar duurt is heel goed bevallen. We staan nu goed in de startblokken. Ik denk dat we een basis hebben, waar we heel goed mee verder kunnen. Externe expertise is heel mooi, maar je moet het als organisatie op een gegeven moment wel zelf kunnen.''
