Waarom Lean & de 'DIGITALE TRANSFORMATIE' een goed huwelijk is

Marcus Bergman on 3-sep-2021 11:49:45

Misschien tijdens het opknappen van opa’s Friese klok wat weggezakt… Wat is dat ook alweer, die ‘Digitale Transformatie’? Het is in ieder geval meer dan wat werk digitaal maken. Het is, net als de Energie Transitie bijvoorbeeld, een van de grotere trends in onze huidige mondiale wereld. En hoe kan jij als Lean professional hier een bijdrage aan leveren? Of is dat enkel met Agile op te pakken? Nou, …, nee.

Hoe een ‘bot op wielen’ je bij een botsing doet blozen
De digitalisering is voor sommigen, naast hun smartphone misschien, een hype. Maar het is ook een uitdijende werkelijkheid.

Laatst was ik in mijn vakantie op bezoek bij familie, in een wijk in Groningen. Gaat er niets boven Groningen? Nou, soms wel, helaas. Kreeg ik, zittend in de woonkamer, ineens een luid alarm van mijn auto. Ik liep naar buiten en zag een man net uit zijn fossiele auto stappen. Met rood aangelopen hoofd. Hij zei dat hij ‘niets gemerkt’ had. Terwijl ik wel een beschadiging op mijn bumper zag. Mijn ‘slimme’ auto (een Tesla, ook wel een ‘bot op wielen’) had met zijn camera’s echter deze botsing opgenomen. Wel zo handig voor de ‘who dunnit’. Hij keek zijn ogen uit (werd nog roder), toen ik hem dat vertelde, en in de auto ging zitten om het filmpje op te zoeken.

Hier was het opgesnorde filmpje achteraf gezien niet nodig overigens. Zijn zoon kwam er snel ontwapenend bij: “Papa, … alweer een botsing?!?”. En er bleek een dag later ook een oorgetuige te zijn van ‘een flinke knal buiten’. Kortom, in dit voorbeeld (gelukkig) niet essentieel. En wat te denken aan onze privacy wetgeving? Kun je dit inzetten bij de rechter? Technische slimmigheid is dus niet altijd essentieel, en er zijn mogelijk ‘haken en ogen’ bij deze slimme ogen (lees: software met camera’s). Maar toch.… digitale ‘slimheid’ kan zeker praktische waarde hebben. De onhandige, liegende en blozende automobilist is, ook zonder getuigen, bij deze dus in ieder geval gewaarschuwd!

Wat is die ‘Digitale Transformatie’?
Deze mondiale trend van digitalisering, waar we dus allemaal inzitten, noemen we ook wel ‘Digitale Transformatie’.

Mede door de marketing van ICT / hightech bedrijven, is Digitale Transformatie voor velen een containerbegrip vol hightech termen. Iets met ‘slimme ICT’.

Denk aan (hou je vast!): Industry 4.0, Data Mining, Process Mining, Task Mining, Robotica, software bots ofwel Robotic Process Automation (RPA). Ook heb je Intelligent Process Automation (IPA), Artificial Intelligence (AI) en tegenwoordig ook Hyper Automation. Denk uiteraard ook aan ‘The Internet of Things’ (IoT), Business Intelligence (BI), (Core) LowCode en de ongelofelijke hoeveelheid Apps buiten uw ERP om, die ik weet niet wat aan jou of je organisatie meten (meer dan alleen je stappen of Wattage …) … en wat dies meer zij.

Naast de termen, hebben we ook een definitie:

Digitale Transformatie gaat over de integratie van digitale technologie in alle processen en producten in organisaties, met als doel om deze continu te verbeteren.
Het zorgt voor een fundamentele verandering in de manier van werken en waarde leveren aan klanten. – LSSP & StarCode, 2021
 

Kort gezegd: dit is echt meer dan een transformatie (verandering) van repeterend, standaard fysiek (manueel) werk naar meer digitaal, of werken met robots.

De Digitale Transformatie is dan ook meer dan ‘weer een grote ERP transitie of upgrade’ waar ICT bedrijven al decennia lang mee leuren. En waarvan de Business Case toch vaak wel onduidelijk is.

“Zij leveren oplossingen voor Marvu’s Next Level” – Marc Vulders, DGA Marvu BV

Waarom helpt Lean bij hightech?
Enkel dat techneuten (hoe slim ook) jouw organisatie automatiseren met bots of Power BI dashboards maken, … bevat een organisatorisch en financieel risico.

Wat als je bijvoorbeeld in een administratief proces, zoals het afhandelen van kredietaanvragen, niet de traagste stap (lees: bottleneck) automatiseert of versnelt? Maar een andere activiteit, voor wat betreft ‘doorstroom’ of processnelheid irrelevant? Wij hebben ervaren dat techneuten vaak wel goed inhoudelijk zijn, maar niet altijd aan het proces denken. Wel dus aan wat er technisch allemaal mogelijk is, maar niet altijd kijkend naar de impact van bots op het (proces)resultaat. Procesmatig schiet je wel eens NIETS op met een bot. Ja, misschien vanuit arbeidstekorten opvangen deels, maar dan nog is dit (te) vaak suboptimaal.

Of, als je de ervaring van medewerkers die werken aan repeterende activiteiten niet goed meeneemt, hoe kan je dan zeker zijn dat je automatiseringsoplossing effectief werkt? Anders gezegd, is de automatisering achteraf effectief? Het zou niet voor het eerst zijn, dat er een robot na veel hightech werk toch niet ingezet kon worden, omdat er toch sprake is van minder standaard werk, dan eerst in een momentopname aangenomen. Een goede procesanalyse (scan) is dan misschien beter om vooraf te doen.

“Een ‘Industry 4.0 project’ is hier met Lean succesvol ingevoerd. De combinatie van procesanalyse, mensen meenemen en ... digitalisering is bij ons goed bevallen.” 

– Peter Miegielsen, Teijin Aramid

Oplossing? De ‘Lean Bot’ aanpak. Met hulp van Lean tools en workshops zoals Value Stream Mapping een procesanalyse eerst uitvoeren, van waaruit je als bestuurder onderbouwd gaat digitaliseren. Zodat je processen echt soepeler / sneller worden voor de klant.

De combi van Lean en digitaliseren vergroot de kans op succes. In de zin dat je digitaliseren inzet, als het ook echt aantoonbaar een probleem oplost.

Zoals 40 uur minder administratief werk van een groep verkopers door een ‘software bot’ wordt uitgevoerd, zodat deze verkopers zich meer met hun kerntaken / klanten bezig kunnen houden. Een terugverdientijd van max. 9 maanden is ook fiscaal nog eens interessant. Dus, digitalisering is geen doel, maar een middel om tot aantoonbaar betere prestaties te komen.

Op een Agile manier verwoordt: zie Lean hier als een onderbouwing (prioritering) van welke Scrum Sprint je gaat doen. Dat je beter weet of de sprint ‘zoden aan de dijk’ zet. En niet gaat Sprinten … omdat het kan. Of omdat je als ondernemer of leider ‘een kans ziet’ op basis van één bezoekje op de werkvloer.

Tenzij je niet van de gekkigheid weet, waar je jouw of andermans geld aan uitgeeft natuurlijk.

De ‘fossiele’ vraag blijft: wat heb je eraan?
Waarom zou je in deze trend serieus meegaan? Doe mij maar een diesel, toch?

Deze trend kan jou als automobilist, ondernemer of andersoortige bestuurder helpen met je uitdagingen. Zoals het deels invullen van lege vacatures / achterstallig werk met bots (RPA).

En … geldverslindende projecten dan? Denk aan grote automatiseringsprogramma’s zoals bij de Belastingdienst of Politie. Die zijn er toch ook genoeg?

Een goede vraag is dus: kan het ook anders?

Het korte antwoord: ja. Per proces of keten. Met de combi Lean, Process Mining, (Core) LowCode en/ of (ro)bots.

Zakelijk gezien heeft Lean & Six Sigma vele organisaties geleerd dat de Business Cases (bijvoorbeeld hoeveel besparing in tijd/ EUR of aantoonbaar minder klantenklachten) wel in cijfers te onderbouwen zijn, als je het ‘proces-gedreven’ doet. En dus niet puur technisch gedreven, zoals bij een flinke ERP upgrade.

Zie de vele bespaarde miljarden die in jaarverslagen en onderzoek zijn terug te vinden, al in de vorige eeuw (Motorola, GE, Toyota, “The Machine that Changed The World”, en (aanname) jullie eigen reeds behaalde Lean verbetersuccessen, etc.).

Tot slot

Je zou het, samengevat, ook als volgt formuleren: met het inzetten van Lean vaardigheden, heb je een grotere kans op het effectief digitaliseren van je processen.  

Met vriendelijke verbetergroet,

Marcus Bergman      &         Hans Schouten

LSSP                                   StarCode

06-20667485                     06-30475498