Fotulen zijn foto’s van (workshop)bijeenkomsten, aangevuld met eventuele conclusies, acties of vragen.
Doel van fotulen
- Efficiënt herkenbare informatie delen van een workshop
- Om het geheugen in de toekomst te helpen
Toelichting
Fotulen zijn een fotorijk alternatief op de klassieke, vaak wat formele notulen van een bijeenkomst. Het uitwerken van zaken als processchema’s is bewerkelijk, maar je kunt vaak (eerst) volstaan met foto’s van de resultaten in een PowerPointdocument (‘fotulen’).
Deelnemers vinden het vaak ook prettig als er sfeerimpressies in staan, dus beelden van deelnemers die in de workshop bezig zijn. Zien ze die foto’s, dan beleven ze de workshop als het ware opnieuw. Ze zullen verrast zijn door de snelheid waarmee ze het verslag krijgen! Dit draagt bij aan de motivatie om snel ermee verder te gaan.
Foto's maken aanpak
Hang de doffe zijde van het brown paper naar voren; bij gebruik van de glanzende zijde en de flits krijg je een witte vlek in het midden door de reflectie van de flits
Tijdens de workshop
- Zorg dat alles leesbaar is (met zwart en groot genoeg schrijven, gebruik zo weinig mogelijk 'geeltjes', die zijn vaak net iets te klein om goed te kunnen lezen)
- Geef ieder vel een volgnummer en zet later de foto’s in deze volgorde in het fotoverslag
Fotograferen
- Fotografeer direct na de workshop alle resultaten en controleer direct of de foto’s scherp zijn
- Zet de camera op de hoogste resolutie en flitser aan (flitser kan uit bij goed daglicht)
- Zet het bord niet half in de zon, dan krijg je een (te) licht en (te) donker deel op de foto
- Fotografeer vanaf de halve hoogte (de as) van het bord. Zo voorkom je vertekening (bv een brede bovenzijde en smalle onderzijde)
- Bevat een bord veel details of klein schrift, dan kun je het bord in twee of vier foto’s fotograferen en één totaalfoto maken
- Twijfel je over de kwaliteit van de foto’s, neem dan alle flappen mee en maak thuis eventueel nieuwe
- Zorg ervoor dat je alle resultaten op de gevoelige plaat zet, dus vergeet niets!
Fotulen aanpak
- Maak enkele foto’s tijdens de workshop van de deelnemers zoals hierboven beschreven
- Fotografeer na afloop alle resultaten op de flip-overvellen, brown papers en alle andere zaken die het inhoudelijke resultaat vormen.
- Plaats de foto’s in chronologische of een andere logische volgorde in het verslag; PowerPoint werkt hierbij goed. Zorg dat alles goed leesbaar is (behalve bij ‘confi’ zaken)
- Sla het PowerPointbestand op als pdf-document, zodat iedereen het document kan openen. Soms ook noodzakelijk opdat de bestandsgrootte niet voor problemen zorgt
Synoniemen van fotulen
Fotulen noemen we wel een fotorijke verslaglegging of fotoverslag (met opmerkingen erbij).
Duur
Fotulen kosten je, afhankelijk van de behoefte, complexiteit en ‘handigheid’ minimaal een kwartier en maximaal een paar uur.
Voorbeelden van fotulen
Onderstaand zijn wat fotoverslagen van workshops in de Lean Six Sigma praktijk.
