SOP staat voor Standard Operating Procedure. Een SOP is een hulpmiddel voor medewerkers om hun werkzaamheden op de beste manier uit te voeren. Door de SOP te lezen weet men welke stappen er uitgevoerd moeten worden om een activiteit succesvol te realiseren.
SOP is een middel om werk te standaardiseren. Gestandaardiseerd werk is een werkwijze waar overeenstemming over bestaat en die de beste werkwijze en volgorde van stappen in een proces aangeeft. Een SOP wordt zowel voor repeterende werkzaamheden gemaakt als ook voor activiteiten die juist weinig voorkomen.
Het draagt bij aan centralisatie van alle kennis betreffende een proces/ activiteit. Er ontstaat tevens continue verbetering van het uitvoeringsproces door dagelijks gebruik van de SOP. SOP’s dienen namelijk als gemeenschappelijk platform om tips & tricks ten alle tijde met elkaar te delen. Zie hoofdstuk ‘observatie’ waarin uitgelegd wordt dat het toetsen van de uitvoering van de SOP ook belangrijk is.
Doelen van een SOP
- Uniform begrip en uitvoering (standaardisatie) van verschillende stappen/ activiteiten
- Eenzelfde kwaliteitsniveau, onafhankelijk van wie de activiteit uitvoert (minimaliseren variatie in werkwijze)
- Visualisatie van het proces om een activiteit uit te voeren
SOP aanpak
Synoniemen van SOP
Synoniemen van een SOP zijn werkinstructie (WI) en workflow.
Duur van een SOP
Het duurt soms uren om een proces te begrijpen en een SOP te maken. Denk tevens aan het testen van de SOP en feedback verwerken. Als het een heel simpel proces is, kan de SOP in een uur gemaakt en getest worden.
SOP template
Onderstaand voorbeeld is een SOP template.
