Binnen Lean en procesmanagement zijn er verschillende manieren om jouw processen in kaart te brengen, een daarvan is het swimlane diagram. Dit is een visueel hulpmiddel om processen met vele afdelingen in kaart te brengen.
Wat is een swimlane diagram?
Een swimlane diagram is een type flowchart dat een proces van begin tot eind in kaart brengt. Wat het uniek maakt, is dat het de stappen van het proces verdeelt over verschillende "banen" (swimlanes), waarbij elke baan een persoon, team of afdeling vertegenwoordigt. Dit helpt om duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor elke stap in het proces.
Een swimlane diagram helpt bij het visualiseren van processen. Het maakt gebruik van horizontale of verticale banen om de verantwoordelijkheden en interacties tussen verschillende afdelingen of teams weer te geven.
Voorbeeld binnen de overheid: Zie hieronder een voorbeeld binnen de overheid, het gaat om het verlenen van een vergunning. In de praktijk zie je dat dit proces veel uitgebreider is.
Voorbeeld in de IT: Een swimlane diagram kan de stappen tonen die door de gebruiker(1), de medewerker van de helpdesk (2) en de technische ondersteuning (3) worden uitgevoerd, zoals het melden van een probleem, registreren van een ticket en oplossen van het probleem. Dit helpt bij het stroomlijnen van de IT-ondersteuning en verbeteren van de efficiëntie.
Wat is het verschil tussen een swimlane diagram en een flowchart?
Een flowchart toont de stappen van een proces in een lineaire volgorde, terwijl een swimlane diagram de stappen verdeelt over verschillende banen om de verantwoordelijkheden van verschillende partijen te benadrukken. Dit maakt swimlane diagrammen erg nuttig voor het identificeren van knelpunten en inefficiënties die ontstaan door miscommunicatie of gebrek aan samenwerking tussen teams.
Wat zijn andere manieren om processen in kaart te brengen?
SIPOC: Het acroniem staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers. Het is een hoog-niveau overzicht van een proces dat de belangrijkste elementen identificeert.
Wanneer te gebruiken: Het helpt bij het begrijpen van de context van een proces en het identificeren van belangrijke inputs en outputs. Vaak wordt dit gebruikt om stakeholders in kaart te brengen.
Value Stream Mapping (VSM): VSM is een visuele tool die de stroom van materialen en informatie door een proces in kaart brengt. Het helpt bij het identificeren van verspillingen en het optimaliseren van de waardestroom.
Wanneer te gebruiken: Het biedt een gedetailleerd overzicht van het hele proces, van begin tot eind, en helpt bij het identificeren van knelpunten en inefficiënties
Hoe maak ik een swimlane diagram?
- Identificeer de lanes: Bepaal welke afdelingen, teams of personen betrokken zijn bij het proces en geef elke lane een label.
- Definieer de start van het proces: Plaats een startpunt in de juiste lane en label het.
- Voeg stappen toe: Voeg de stappen van het proces toe in de juiste volgorde en verbind ze met lijnen. Gebruik pijlen om de stroom van informatie of acties aan te geven.
- Controleer en optimaliseer: Bekijk het diagram om te zien of er inefficiënties of knelpunten zijn en zoek naar manieren om het proces te verbeteren.
Tips voor het maken een Swimlane diagram:
Bij het maken van een swimlane diagram is het belangrijk om het volgende te doen:
- Maak een lijst van alle betrokkenen voordat je begint.
- Schrijf onder elke stap de mogelijke pijnpunten op in het rood.
- Zorg ervoor dat je consistent bent in het gebruik van symbolen en notaties om verwarring te voorkomen, gebruik een as.
