Veel mensen zien een aankomend project vaak als (gezonde) uitdaging. Mooi. Een verandering ten goede. Maar … hoe ga je nu de kans op een succesvol project groot krijgen? Hierover gaat deze blog.
Project Management (projectmanagement) heeft als doel het succesvol realiseren van ... projecten.
Uit onderzoek blijkt dat als je een aantal Best Practices vaardig kunt inzetten, de kans op succes vergroot. Project Management is een redelijk gestructureerde aanpak met acties, waarop unieke (nieuwe) multidisciplinaire & tijdgebonden VERANDERINGEN in organisaties gerealiseerd worden.
De definitie van een project
Soms ga je ver inzake de ‘bedrijfskunde-bingo’, waar Project Management toch wel onder valt. Ik vertelde tijdens onze huwelijksdag in Amersfoort, dat mijn vrouw “… tot nu toe mijn beste project ooit was”. Voor een grote zaal met ontroerde vrienden en (schoon)familie. Nu, dat heb ik geweten. 
De meesten konden deze als grap bedoelde kronkel wel (enigszins) waarderen. Enkele slimme mensen kwamen er nog wel op terug, bijvoorbeeld tijdens de receptie erna. Zoals: “Een project? Dat is toch tijdelijk?”
Ik antwoordde iets in de trend van: “Jazeker, …, maarreh, in de tijdperceptie van de aarde, is een levensduur van een geweldig mens natuurlijk erg tijdelijk.” Ahum. Heb me er enigszins uit kunnen kletsen. Maar deze gevatte dame (zeg ‘schoontante’) had natuurlijk wel gelijk.
Een project is tijdelijk. Zeker korter lopend dan de strategie van je organisatie (welke bijvoorbeeld 3 tot 5 jaar duurt). Anders verwoord, als vuistregel in liefst een (half) jaar of maximaal enkele jaren afgerond. In ieder geval korter dan de duur van een huwelijk, zo hopen de meesten.
Wij zijn bijna twintig jaar getrouwd, dus ons huwelijk duurt langer dan een ‘gangbaar’ succesvol project. Gelukkig (en) wel.
Maar wát is een project dan wel?
Een project is, volgens het Project Management Institue (PMI) in haar PMBOK® Guide – Fourth edition (PMI, 2008a, p. 434):
“Een tijdelijke poging ondernomen om een unieke projectdienst of -resultaat te creëren.” Projecten zijn tijdelijk en worden afgesloten zodra het werk (waarvoor ze zijn ontstaan), is voltooid."
Volgens Wikipedia is het:
Dus, als voorbeeld een Nederlandse wereldtopper uit de atletiek.
Als Sifan Hassan met haar coach, manager, fysiotherapeut, trainingspartners, TEAM.NL betrokkenen, bewegingswetenschappers, etc. een behoorlijk nieuwe trainingsaanpak (uniek) met onbekende factoren ontwikkeld. En testen uitvoeren, nieuw ontwikkelde trainingschema’s lopen, effecten meet en aanpassingen uitvoert, zogenaamde milestones halen (zoals de kwalificaties doorkomen), een beperkt budget hebben en duidelijke projectvereisten willen halen (medailles in Parijs halen op zowel de 5km, 10km én de marathon). En dat allemaal in maximaal enkele jaren, dan kun je zeggen dat we het over een project* hebben.
De definitie van Project Management
Project Management, ook wel getypt als projectmanagement of projectbeheer, is volgens het wereldwijd grootste not-for-profit community Project Management Institute (PMI), vertaald in het Nederlands:
“… de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om deels unieke (niet gangbare) activiteiten uit te voeren om zo aan projectvereisten te voldoen.”
5th edition of the PMBOK® Guide (PMI):
“Project management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements.”
Wel een paar punten vanuit de praktijk, welke wel eens vergeten worden:
- Een project doe je standaard samen, ofwel je werkt in teamverband. Vaak afdeling- of zelfs organisatie-overstijgend. Niet alleen dus. Je bent als expert nog geen goede projectleider
- Een voorbeeld: promoveren op de universiteit, zeg maar 4 jaar lang verder pionieren en specialiseren in een deels ‘onontgonnen’ gebied. Een promotieonderzoek van een onderzoeker is met name solistisch werk van slimme, vaak nauwgezette en specialistisch georiënteerde mensen.
Promoveren is misschien wel een levenswerk, maar standaard nog geen project (ook los van de tijdsduur). Een goede meerjarenplanning maken, zelfdiscipline hebben en om kunnen gaan met (onderzoek)onzekerheden, is een wat (te) nauwe definitie van een project.
Vaardigheden om goed om te kunnen gaan met groepen mensen (lees: je team) is bijvoorbeeld geen standaard vereiste van een promovendus om succesvol te zijn. Maar … wel van een projectleider! - De rol van klant(en) in een project, dat wil zeggen degene die de projectvereisten bepalen, is in de praktijk ‘weerbarstig’. Mede omdat de projectvereisten indirect (intern) bepaald kunnen zijn, of dat een aantal klanten projectsucces koppelen aan dat er delighters of ‘onverwacht positieve projectvereisten’ opgeleverd worden.
In één woord: perceptie (versus specificaties). Ook is het niet ongebruikelijk dat wensen in de tijd (flink) veranderen
Samengevat, en vaak wat ‘ondergesneeuwd’, samenwerken met anderen (andersoortigen) is relevant in een project. Een effectieve interactie tussen mensen in een project is wel degelijk een succesfactor. Er zijn meer succesfactoren natuurlijk, maar dat terzijde (komen we nog op in een volgende blog).
Tot slot een andere definitie, welke redelijk specifiek is: “Een project is een relatief unieke mix van diverse taken en vaardigheden van een (vaak eenmalig) multidisciplinair team (met minimaal 3 mensen in het kernteam) in een structuur c.q. aanpak om (een) doel(en) en/ of klantcriteria te behalen in liefst maanden tot maximaal enkele jaren.”
In tegenstelling tot bijvoorbeeld een advies verzorgen als specialist of adviseur, of het doen van regulier afdelingswerk.
Tien domeinen of kennisgebieden, welke onder projectmanagement vallen
Verder uitweidend, uit welke kennisgebieden bestaat projectmanagement nu uit? Nou, volgens PMI wel uit tien (10).
Bedenk dat je als projectmanager meer bent dan iemand die de vereiste taken mooi in een overzicht kunt brengen. Je dient ook goed te zijn in bijvoorbeeld …
- De Afbakening van werk, eisen, proces, product(type) en doelen. Dit is heel belangrijk, omdat je altijd een beperking aan middelen en tijd hebt (Scope)
- Planning (Time)
- Kostenbewust zijn en Business Cases kunnen opstellen (Cost)
- Het inzetten van kwaliteitsmanagement (Quality)
- Risico analyse kunnen uitvoeren (Risk)
- Een effectief team kunnen samenstellen (Human Resources)
- Effectief communiceren tijdens werkzaamheden en tussen mensen (Communication)
- Belanghebbenden (Stakeholders) ‘managen’
- Aspecten van inkoop meenemen (Procurement) en …
- Het integreren van al die kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om een succesvol project te realiseren.
Toe maar! Appeltje eitje, nietwaar?
De 5 hoofddelen van projecten
Tot slot. Je kan projecten indelen in vijf hoofddelen, aldus het PMI: Initiëren, Plannen, Uitvoeren (executie van acties/taken), Monitoren & Beheersen en Afsluiten. Deze hoofddelen kom je, als het goed is, in meer of mindere mate tegen in een project.
Als je je het managen van je project in onderdelen in een acroniem samenvat, krijg je hier: IPEMBA. Wat dat ook betekent ... Als je een beter, inspirerend Nederlandstalig acroniem weet, laat het ons weten. Dan krijg je echt een flink cadeau (een boek of mogelijk zelfs een Expert Training)! Email naar: algemeen@leansixsigmapartners.nl. Maar dat terzijde.
