Weekagenda | Lean Six Sigma Partners

Doel
• Zorgt voor duidelijkheid, rust en vergroting van concentratie en focus op de belangrijke zaken
• Standaardisatie: zorgt voor ‘flow’ gedurende de dag en week, van de medewerker zelf en de organisatie in het algemeen
• Betere cascade van informatie, inclusief hulpvragen, antwoorden en besluiten

Meer te weten komen over een Weekagenda? Klik dan hier en schrijf je in voor de Green Belt training.

In het kort
Een weekagenda is een weekindeling van werkzaamheden met een vaste weekritmiek. Al het werk wordt gepland en zoveel mogelijk samengevoegd tot blokken. De leidinggevende of medewerker prioriteert en plant de werkzaamheden zodat er voldoende tijd overblijft voor de belangrijke zaken en tijd op de werkvloer. De vuistregel is dat een leidinggevende ongeveer 50% van de tijd op de werkvloer aanwezig is. Hierdoor wordt het verbeterpotentieel van de medewerkers optimaal benut. Door de weekagenda transparant te delen met het team, is bekend wanneer de leidinggevende beschikbaar is.

Toelichting
Bijvoorbeeld er is een probleem aangekaart om 09:00 uur in een dagstart op de werkvloer door Joeri en Leon. Hun teamleider Rick bespreekt dit probleem vervolgens diezelfde dag nog in zijn MT-dagstart om 10:00 uur. Indien nodig, wordt vervolgens dit probleem ook weer besproken door zijn leidinggevende Hendrik in de Keten-MT-dagstart om 12:00 uur. Hiermee kan binnen een dag antwoord gegeven worden aan de teamleden Joeri en Leon over de afhandeling van het probleem. Een voorbeeld van een Nederlands bedrijf die deze gecascadeerde meetingstructuur zeer succesvol heeft geïmplementeerd, is Scania. Binnen een dag hebben medewerkers antwoord op hun hulpvraag. Het is belangrijk om de weekagenda’s af te stemmen met je collega’s, zodat de verschillende agenda’s optimaal op elkaar aansluiten. Zie ook het hoofdstuk Lean Operationeel Management waar de cascade van prestatiedialogen wordt toegelicht.

Aanpak
• Analyseer en prioriteer de dingen waar je tijd aan moet en wil besteden
• Cluster zoveel mogelijk gelijksoortige activiteiten tot een blok (reduceer taakwisseling)
• Plan minimaal onderstaande blokken in je agenda:
·· De standaard werkuren en pauzes
·· De prestatiedialogen (dagstart & weekstart) op teamniveau, MT/keten-niveau
·· De overige meetings met veel deelnemers, in plaats van stuurgroepen
·· De bila’s en coachinggesprekken met je medewerkers
·· Klantgesprekken/bezoeken
·· Persoonlijke taken (in plaats van voorbereiden en uitwerken van meetings)
·· Verbeterblokken

Synoniem en/of alternatief
Standaard weekagenda, WILO (Week In the Life Of).

Duur
Het ontwerpen van een weekagenda kost ongeveer 1 uur.

Voorbeeld
In de volgende figuur zie je het verschil tussen een niet-geoptimaliseerde weekagenda en een geoptimaliseerde weekagenda.