Dag in, dag uit, staan teams voor de uitdaging om hun werk soepel te laten verlopen. Dag- en weekstarts ondersteunen teams en organisaties om de productiviteit en afstemming te verbeteren. Maar welke past het beste bij jouw situatie? Heb je meer baat bij korte dagelijkse afstemmingen of is het bespreken van de lange termijn doelen in een wekelijkse meeting voldoende?
Hoe werkt een dagstart?
De dagstart is meer dan een vroege bijeenkomst in de ochtend, het is een doelbewuste routine die een gestructureerde start van de werkdag mogelijk maakt.
- Wat heb je gisteren gedaan?
- Wat ga je vandaag doen?
- Verwacht je problemen, of heb je hulpvragen?
Door deze drie vragen te stellen, zorg je dat iedereen binnen het team op de hoogte blijft van elkaars activiteiten. Dit bevordert niet alleen de communicatie maar ook dat eventuele problemen of uitdagingen direct worden aangepakt, zonder maandenlang onbesproken te blijven.
Binnen snelle en dynamische industrieën wordt de dagstart vaak gebruikt, denk hierbij aan een bedrijf in de IT of productie-industrie. Ook binnen kleinere teams met korte deadlines, wordt de dagstart vaak ingezet.
Dit is een voorbeeld van hoe een dagstart eruit kan zien, voor iedere unieke situatie kan dit (deels) verschillen
Wat is een weekstart?
In tegenstelling tot de dagstart, is de weekstart een (meer) strategische bijeenkomst om de lange termijn doelen van het team te bespreken. Het is een moment van reflectie op de afgelopen week en een vooruitblik op de komende week of weken.
De weekstart is ontworpen om een breder perspectief te bieden. Het is niet alleen gericht op de dagelijkse werkzaamheden, maar ook hoe dit werk past binnen de strategische doelstellingen van de organisatie. Het benadrukt de samenhang tussen dagelijkse taken en lange termijn doelen, waardoor het team een duidelijke richting heeft.
Een effectieve weekstart heeft een vaste agenda wat zich richt op de prioriteiten voor de komende week. Iedereen deelt zijn plannen en uitdagingen en het team werkt samen om strategieën te bedenken en obstakels te overwinnen. Het is als een gezamenlijke planningssessie waarin iedereen een rol speelt in het grotere geheel.
Kortom, de weekstart is niet alleen een wekelijkse routine; het is een belangrijke tool om ervoor te zorgen dat het dagelijkse werk bijdraagt aan de bredere doelstellingen.
Dit is een voorbeeld van hoe een weekstart eruit kan zien, voor iedere unieke situatie kan dit (deels) verschillen
Dagstart vs Weekstart: Welke past bij jou?
De dag- en weekstart hebben beide dus een andere insteek, maar welke structuur past het beste bij jouw situatie en team?
Bij de volgende 3 (voorbeeld) scenario´s is een dagstart een betere keuze:
- Dynamische IT-teams: In de wereld van softwareontwikkeling, waar dagelijkse aanpassingen en snelle reacties op bugs cruciaal zijn.
- Productieomgeving met ploegendiensten: In fabrieken met ploegendiensten, waar continuïteit en een goede overgang van de ene ploeg naar de andere van vitaal belang zijn.
- Klantenservice Teams: Bij klantenservice, waar dagelijkse communicatie over lopende zaken en recente klantvragen essentieel is.
Dagstarts zijn bedoeld voor situaties waar directheid en wendbaarheid belangrijk is. Er wordt kort samengekomen, vaak niet langer dan 15 minuten, om de dagelijkse werkzaamheden en knelpunten te bespreken.
Bij de volgende 3 (voorbeeld) scenario´s is een weekstart een betere keuze:
- Onderzoek en Ontwikkeling (R&D): In R&D-afdelingen waar projecten vaak meerdere weken duren.
- Consultancy en Strategisch Advies: Voor consultancyteams die betrokken zijn bij strategische planning voor klanten.
- Wetenschappelijk Onderzoek en Experimentatie: In laboratoria en onderzoeksinstellingen waar experimenten en onderzoek een langer tijdsbestek vereisen.
Weekstarts zijn meer een strategische benadering dat is gericht op langetermijndoelen. Het is vaak een langere meeting (+/- 30min) waarbij wordt stilgestaan bij prestatiedoelen en (kern)waarden van de organisatie
Welke route kies je? Het antwoord hangt af van de aard van je werk, de dynamiek van je team en de doelen die je wilt bereiken. Als je werkt in een sector waar snelheid en flexibiliteit belangrijk zijn, dan ga je voor de dagstart. Werk je aan langdurige projecten met duidelijke doelstellingen, gebruik dan de weekstart.
Een combinatie van een dagstart en een weekstart
Voor het optimale resultaat is een combinatie van de twee ook mogelijk. Door een dagelijkse focus te hebben op operationeel niveau, lopen de day-to-day jobs soepeler en door een wekelijkse afstemming met meerdere teams kan er gezorgd worden dat de dagelijkse werkzaamheden nog in lijn staan met de strategische doelen.
Bij Lean Six Sigma Partners is er ook gekozen voor een combinatie van dag- en weekstarts. De backoffice update elkaar dagelijks over klantenvragen, communicatie en de status van onze open trainingen in een dagstart (op teamniveau) en elke week komt het gehele bedrijf samen voor een weekstart.
Leer het effectief opzetten van dag- en weekstarts
In onze Lean Operationele Management training worden dag- en weekstarts uitgebreid behandeld. De training is bedoeld voor professionals die een rol spelen bij het opstarten, begeleiden danwel verbeteren van dag- en weekstarts.
Om beter beslissingen te nemen op basis van volledige en actuele presentatie is de Obeya training ontwikkeld. Binnen deze training wordt er verder ingegaan op hoe deze "grote kamer" jouw dag- en weekstarts verbetert.
