Binnen woningcorporaties is snelheid bij verhuizingen cruciaal. Een woning die leegstaat, kost geld en betekent een woningzoekende langer in onzekerheid. Toch is het verhuur-mutatieproces vaak een ondergeschoven kindje. Zo ook bij deze woonstichting: woningen stonden langer leeg dan gewenst, en de oorzaak was onduidelijk.
Twee medewerkers werden opgeleid tot Green Belt om dit onderwerp aan te pakken, met ondersteuning van Willem Heijboer, een Master Black Belt consultant van LSSP werd er een DMAIC-project gestart.
“We wilden ons grootste proces verbeteren, maar wisten niet goed waar te beginnen.”
De vraag: Waarom duurt het proces zo lang?
Het doel was helder: 95% van de woningen moest binnen twee werkdagen verhuurd zijn. In de praktijk bleek dit een stuk langer te duren. De vraag aan LSSP was om dit proces samen met de Green Belts in kaart te brengen, knelpunten te vinden en verbeteringen door te voeren. Niet alleen voor directe winst, maar ook om een gestructureerde verbeteraanpak in de organisatie te borgen.
“We wisten dat er vertraging zat, maar niet waar en waarom. Dat inzicht was onze eerste winst.”
De aanpak: inzicht en actie
Met de DMAIC-structuur als leidraad werd gestart met een grondige analyse. Wat is precies het probleem? Brown Paper sessies gaven een visueel beeld van het proces, waarna met visgraatdiagrammen de oorzaken in kaart werden gebracht. Hieruit kwamen vijf hoofdproblemen naar voren: onduidelijke procesafspraken, gebrekkige communicatie, inconsistente dataregistratie, beleidsonduidelijkheden en personele inrichting.
Met dit inzicht konden oplossingen worden ontwikkeld. Een van de grootste verbeteringen? Het helder beschrijven van het gewenste proces, waardoor voor veel medewerkers duidelijk werd hoe het zou moeten lopen. Daarnaast werden concrete acties ingezet, zoals:
- Het verbeteren van de communicatie tussen Wonen en Vastgoed
- Heldere afspraken over taakverdeling en overdracht
- Betere monitoring door KPI’s en dashboards
- Dag- en weekstarts om knelpunten snel te signaleren
“Het proces was altijd vaag, nu hebben we een duidelijke standaard gecreëerd.”
De impact: sneller en helderder werken
Door de verbeteringen werd het verhuur-mutatieproces gestroomlijnd. Leegstand werd significant teruggebracht en de medewerkers kregen meer grip op hun werk. Daarnaast is er een fundament gelegd voor continu verbeteren: de Green Belts kunnen nu zelfstandig problemen analyseren en oplossingen implementeren.
“We merken dat de snelheid toeneemt en het proces soepeler loopt. Dit gaan we breder toepassen!”
Hulp met jouw DMAIC-project?
Benieuwd hoe een gestructureerde verbeteraanpak ook jouw organisatie verder kan helpen? Bekijk dan de pagina: Verbeterproject begeleiding en zie de mogelijkheden hoe een ervaren (Master) Black Belt jouw verbeterproject kan ondersteunen.
