Deze bijeenkomst is de formele aftrap van het verbeterproject. Het is van belang dat de neuzen van alle teamleden vanaf het eerste moment dezelfde kant op staan. Daarom is het belangrijk dat iedereen in deze bijeenkomst wordt geïnformeerd over het doel van het project en de te volgen methodiek.
Doelen van de eerste projectbijeenkomst
- Formaliseren van het startmoment
- Actieve introductie van de teamleden en hun rol duiden
- Belang van het project voor de organisatie onderstrepen
Eerste projectbijeenkomst aanpak
- Stel in overleg met de sponsor (en eventueel een Master Black Belt) de datum en de agenda vast
- Mogelijke punten: voorstelrondje, presentatie van het project en beoogde voordelen, presentatie (en ronddelen) van het Project Charter, introductie van de Lean Six Sigma methode, opstellen van een SIPOC, uitzetten van de vervolgacties, communicatieplan
- Nodig de deelnemers uit
- Breng de vergaderkamer in orde (Genoeg stoelen? Beamer? Flesjes water?)
- Houd je aan de agenda, maar laat ruimte voor vragen
- Zorg dat er een samenvatting wordt gemaakt en stuur die na de vergadering rond
- Spreek gezamenlijk ieders rol af en de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen
Synoniem en alternatief
Andere namen voor deze bijeenkomst zijn: Kick-off meeting, Startbijeenkomst. Een video-conferentie is –zeker bij forse reisafstanden- prima voor (project)updates na een aftrap.
Duur van de eerste projectbijeenkomst
Anderhalf uur tot een dagdeel. In sommige grote landen is een dag (inclusief onder andere opzoekwerk, interviews met diversen, een gemba walk of tour op locatie) mogelijk.
