KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, zijn meetbare indicatoren die inzicht geven in hoe goed een organisatie of proces presteert. Ze maken prestaties concreet, objectief en vergelijkbaar. Waar een gevoel of inschatting vaak subjectief blijft, zorgen KPI’s voor harde cijfers waarop je kunt sturen. In deze blog lees je alles over wat KPI’s zijn, hoe je ze opstelt en hoe je ze in de praktijk toepast.
Wat zijn Key Performance Indicators en hoe gebruik je ze?
Een KPI is een meetbare waarde die laat zien in hoeverre een organisatie, team of proces de doelstellingen behaalt. Het is dus geen willekeurige prestatie-indicator, maar een kritische graadmeter die laat zien of je écht op koers ligt. Voorbeelden zijn:
- Omzetgroei per kwartaal
- Klanttevredenheidsscore (NPS)
- Aantal fouten per productielijn
- Doorlooptijd van een order
Het doel van de indicatoren is helder. Objectieve inzichten bieden die helpen om betere beslissingen te nemen en processen continu te verbeteren.
Wat is het verschil tussen KPI’s en PI’s?
Vaak worden de termen KPI en PI door elkaar gebruikt. Toch is er een belangrijk verschil. Een PI, meet iets belangrijks, maar een KPI meet iets cruciaals.
- Prestatie-indicatoren (PI’s): dit zijn meetpunten die inzicht geven in prestaties, maar niet per se cruciaal zijn.
- Key Prestatie Indicatoren (KPI’s): dit zijn de écht kritieke indicatoren. Als deze niet worden behaald, kan dat de continuïteit of het succes van de organisatie in gevaar brengen.
Waarom zijn Key Performance Indicators belangrijk voor organisaties?
Meten is weten. Zonder Key Performance Indicators blijft het gissen of een proces wel goed loopt. Door meetbare indicatoren vast te leggen, krijg je duidelijkheid over waar verbetering nodig is. KPI’s zijn daarom een vast onderdeel bij de start van Lean Six Sigma verbeterprojecten. KPI’s zorgen voor een objectieve basis bij beslissingen. Managers hoeven niet langer te vertrouwen op aannames, maar kunnen sturen op data. Omdat KPI’s altijd gekoppeld zijn aan strategische doelen, dwingen ze organisaties om te focussen op wat écht belangrijk is.
Hoeveel KPI’s heeft een organisatie nodig?
Het is een veelgestelde vraag: hoeveel KPI’s moet je hebben? Het antwoord: zo weinig mogelijk, maar genoeg om de kern van je prestaties te meten. Te veel KPI’s zorgen voor ruis en verlies van focus. Te weinig KPI’s geven onvoldoende inzicht. Gemiddeld werken organisaties met 5 tot 10 kern-KPI’s, afhankelijk van omvang en sector.
Welke soorten KPI’s zijn er?
Binnen Lean Six Sigma worden Key Performance indicators verdeeld over vier kerngebieden. Productie-KPI’s meten output, efficiëntie en defectpercentages. Financiële KPI’s richten zich op kosten, marge en winstgevendheid. Bij HR-KPI’s gaat het om verzuim, verloop en de doorlooptijd van werving. Proces-KPI’s meten zaken als cyclustijd, wachttijd en afwijkingen in processen.
Door KPI’s over deze categorieën te verdelen, ontstaat een gebalanceerd en compleet beeld van de prestaties van een organisatie. Zo wordt duidelijk waar verbetering nodig is én welke onderdelen al goed functioneren, waardoor je gericht en datagedreven kunt sturen op groei en kwaliteit.
Hoe stel je goede Key Performance Indicators op?
Een goede KPI voldoet aan de SMART-criteria:
- Specifiek, helder omschreven en concreet.
- Meetbaar, objectief vast te leggen in cijfers.
- Acceptabel, gedragen door de organisatie.
- Realistisch, ambitieus, maar haalbaar.
- Tijdgebonden, gekoppeld aan een duidelijke periode.
Voorbeeld: Verhoog de klanttevredenheidsscore van 7,5 naar 8,0 binnen 12 maanden.
Hoe gebruik je KPI’s in de praktijk?
KPI’s hebben pas waarde als ze continu worden gevolgd. Vaak gebeurt dit via dashboards of rapportages die actuele data tonen. Zo kunnen managers en teams direct bijsturen. Elke KPI moet gekoppeld zijn aan een strategisch doel. Stel: jouw organisatiedoel is klantgericht werken. Dan kan een KPI zijn: percentage klachten dat binnen 48 uur wordt opgelost.
Maak KPI’s zichtbaar en begrijpelijk. Hang ze niet zomaar in een dashboard, maar bespreek ze regelmatig in teammeetings. Zo worden KPI’s onderdeel van de cultuur en niet slechts cijfers op papier.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij Key Performance Indicators?
Te veel KPI’s definiëren, is één van de grootste fouten. Hierdoor raakt de focus zoek bij verbeterprojecten. Ook vage of niet meetbare KPI’s zoals een “betere samenwerking” werkt niet. KPI’s moeten altijd terug te leiden zijn naar de organisatiedoelen. Ook meten zonder actie leidt tot frustratie en verlies van vertrouwen. Key Performance indicators zien als doel op zich is ook één van de meest gemaakte fouten. De cijfers zijn een middel, geen einddoel.
Hoe veranderen KPI’s door de tijd heen?
Ze zijn dynamisch en veranderen mee met de ontwikkeling van een organisatie. Wat in de ene fase onmisbaar is, kan later minder relevant zijn. Een startup focust vaak op groei. Het aantal nieuwe klanten, de omzet of de snelheid waarmee marktaandeel wordt gewonnen. Deze indicatoren geven inzicht in of de organisatie snel genoeg tractie krijgt om te overleven en door te groeien. Zonder dergelijke groeigerichte consultancy KPI’s is het lastig om te bepalen of de onderneming levensvatbaar is.
Naarmate een bedrijf volwassen wordt, zullen prioriteiten verschuiven
Dan draait het minder om snelle expansie en meer om winstgevendheid en klantbehoud. KPI’s kunnen zich richten op operationele kosten, doorlooptijden, medewerkerstevredenheid of Net Promoter Scores. Dit betekent dat KPI’s niet statisch zijn. Ze moeten regelmatig worden geëvalueerd. Het is daarom verstandig om KPI’s minimaal één keer per jaar te herzien, zodat ze altijd aansluiten bij de actuele doelen en strategie van de organisatie. Zo blijf je meten wat écht relevant is en houd je grip op de prestaties in elke fase van groei of verandering.
Hoe passen KPI’s binnen Lean Six Sigma?
Binnen Lean Six Sigma spelen KPI’s een belangrijke rol. Bij elk verbetertraject worden KPI’s vooraf vastgesteld. Ze maken zichtbaar of de verandering ook écht effect heeft. Denk aan kortere doorlooptijden door procesoptimalisatie of minder fouten door betere kwaliteitscontroles. Ook een hogere klanttevredenheid door snellere service is een belangrijke KPI. KPI’s zijn hiermee onmisbaar om de resultaten van Lean Six Sigma projecten meetbaar en duurzaam te maken.
Waarom KPI’s gebruiken?
Zonder Key Performance indicators is sturen op verbetering als rijden zonder navigatie. Je kunt wel een richting inslaan, maar je weet niet of je dichter bij je doel komt. KPI’s geven helderheid, focus en een objectieve basis om beslissingen te nemen.
Door duidelijke Key Performance indicators te formuleren, te monitoren en regelmatig te evalueren, leg je de basis voor continu verbeteren. Binnen Lean Six Sigma zijn KPI’s dan ook meer dan cijfers, het zijn de instrumenten die verandering concreet maken.
