Kanban is een Japanse term dat ´visuele kaart’ betekent. Het is een systeem dat oorspronkelijk gebruikt werd in de productie- en fabricage-industrie, om te zorgen dat er op tijd tussenvoorraden werden aangevuld bij werkstations. De kaarten werden gebruikt om de voortgang van onderdelen en materialen door het productieproces te volgen. Elke kaart vertegenwoordigde een specifieke taak of een specifiek item. Als een bepaalde taak of item nodig was in een volgende fase van het productieproces, werd de bijbehorende Kanban-kaart verplaatst. Dit diende als een signaal om het werk te starten of een andere actie uit te voeren. Zo had iedereen inzicht in de workflow.
Tegenwoordig is dit systeem vertaald naar andere sectoren en wordt het in vele gevallen in de vorm van een kanban-bord gehanteerd. Hierbij wordt er door middel van een bord de voortgang van een project of een actielijst weergegeven. Vaak wordt dit gedaan aan de hand van het ´to do, doing, done´ principe. Dit systeem is nog steeds gebaseerd op de ´pull´ filosofie, wat betekent dat nieuwe taken pas worden gestart als er capaciteit voor is. Een handige manier om je workflow te managen!
De basisprincipes van Kanban
Kanban wordt ondersteund door 4 kernprincipes die de ruggengraat vormen van het systeem:
- Visualisatie: Het gebruik van fysieke of digitale borden om werk en taken visueel te te laten zien. Dit biedt inzicht in de status van lopende projecten en maakt het gemakkelijker om knelpunten op tijd te identificeren.
- Beperkte werk in uitvoering (WIP): Het beperken van het aantal taken dat op elk moment wordt uitgevoerd, helpt bij het voorkomen van overbelasting en zorgt voor een gelijkmatige werkstroom.
- Beheer van flow: Continu streven naar het verbeteren van de werkstroom en het verminderen van verspilling.
- Feedbackloops en verbetering: Het systeem is gebaseerd op het concept van continue verbetering. Teams evalueren regelmatig hun prestaties en passen zich aan indien nodig.
Het toepassen van kanban binnen projecten
Door het invoeren van de kanban-methode worden de werkzaamheden gestructureerd, transparant en simpel. Teams houden zo het overzicht en kunnen snel inspelen op veranderende eisen, waardoor projecten op tijd opgeleverd worden en verspilling geminimaliseerd wordt. Het stelt teams en bedrijven in staat om gestroomlijnd te werken op dagelijkse basis, met een handig visueel volgsysteem. Binnen verbeterprojecten kan Kanban als een losse verbetertool ingezet worden, maar het kan ook bijdragen in bijvoorbeeld de Improve-fase om de implementatie van oplossingen mee te volgen.
Hoe maak je een Kanbanbord?
Een kanbanbord is verdeeld in drie labels: To do, Doing, Done (Te doen, In uitvoering, Voltooid). Het maken van een bord kan digitaal, op een tool zoals Trello of fysiek, bijvoorbeeld als onderdeel van een obeya.
Bij het maken van een Kanbanbord volg je de volgende stappen:
Stap 1: Identificeer je workflow
Voordat je een kanbanbord maakt, is het belangrijk om eerst je workflow duidelijk te hebben. Identificeer alle stappen en fasen die binnen het project plaatsvinden, van begin tot eind. Dit kan bijvoorbeeld voor een softwareontwikkelingsproject als volgend zijn: "Backlog," "In ontwikkeling," "In test," en "Voltooid." Als je een Kanbanbord voor een redactioneel team maakt, kunnen je kolommen zijn: "Concept," "Schrijven," "Redigeren," "Goedkeuring," en "Publiceren." Maak dit concreet naar jouw eigen situatie.
Stap 2: Stel het bord op
Elke kolom op jouw kanbanbord vertegenwoordigt een fase in het project. Geef elke kolom een duidelijke naam die overeenkomt met de workflowfase. Zorg dat er genoeg ruimte is om veel kaarten hierop te plaatsen. Überhaupt is het interessant om eens na te denken of je dit fysiek of virtueel wil doen. Beide kan, maar fysieke kanbanborden blijven wel meer zichtbaar, dan digitale borden die weggeklikt kunnen worden. Uiteraard is het wel handig om dit online te doen als er teamleden zijn die vanaf een andere locatie werken.
Stap 3: Voeg kaarten toe
Elke taak of actie binnen een project wordt weergegeven als een kaart op het kanbanbord. Deze kaarten bevat een omschrijving van de taak, een toegewezen teamlid en de deadline. Indien nodig kan er nog andere informatie worden toegevoegd zodat de kaart duidelijk is voor het gehele team. Belangrijk is dat het kaartje heel concreet is, zodat daar niet onnodige discussies over zijn. Mocht er bij jou toch wat discussie zijn over wat er exact met een kaartje bedoeld wordt, beschrijf dan duidelijk de ‘Definition of Done’. Wanneer is een taak echt af?
Stap 4: Verplaats kaarten
Naarmate het werk vordert, verplaats je de kaarten van de ene kolom naar de andere op basis van hun huidige status. Bijvoorbeeld, als een taak wordt gestart, verplaats je de bijbehorende kaart van "To Do" naar "In uitvoering." Als de taak is voltooid, verplaats je deze naar de "Voltooid" kolom. Dit visuele aspect van het Kanbanbord toont de voortgang van elk werkitem en geeft een helder beeld van wat er zich in de workflow afspeelt.
De voordelen van Kanbanborden
Visualisatie en transparantie van werkvoortgang:
Een kanbanbord biedt een visuele weergave van al het werk dat gedaan moet worden, wat momenteel wordt uitgevoerd en wat al is voltooid. Dit biedt een overzichtelijk en transparante kijk op het gehele project.
Taken zijn duidelijk:
Met een Kanbanbord kunnen teamleden gemakkelijk zien wie welke taak op zich heeft genomen en welke nog openliggen. Hierdoor kunnen er snel taken worden toegewezen en worden er geen taken vergeten
Beperking van werk in uitvoering (WIP):
Om overbelasting te voorkomen, is het belangrijk dat het werk dat in uitvoering is, niet boven de limiet van jouw teamleden is. Hiermee voorkom je dat taken niet de gewenste kwaliteit hebben en de workload beperkt blijft. Je kan als regel bijvoorbeeld instellen dat iedereen maximaal 2 taken op zich heeft.
Snelle identificatie van knelpunten:
Als er vertragingen, knelpunten of problemen in het proces optreden, worden deze direct zichtbaar op het Kanbanbord. Dit stelt teams in staat om snel te reageren en de problemen aan te pakken.
Focus op prioriteiten:
Kanbanborden helpen bij het prioriteren van taken. Teamleden kunnen eenvoudig zien welke taken de hoogste prioriteit hebben en zich richten op wat het belangrijkst is om de doelen te bereiken.
Vergelijking tussen Kanban en Scrum
Een belangrijk aspect van Kanban is het begrijpen van hoe het zich verhoudt tot andere agile-methodologieën, zoals Scrum. Hoewel beide benaderingen zich richten op het verbeteren van werkprocessen en veel overeenkomsten hebben, hebben ze verschillende kenmerken en toepassingen. Hier zijn enkele belangrijke verschillen:
Tijd vs. flow: Scrum werkt met vaste tijdvakken, zoals sprints, waarin werk wordt gedaan. Kanban richt zich daarentegen op het beheren van de doorstroom van werk zonder vaste tijdframes.
Vaste vs. Variabele scope: Scrum werkt met een vaststaande scope voor elke sprint, terwijl Kanban flexibel is en toestaat dat taken op elk moment worden toegevoegd of verwijderd.
Rollen en ceremonies: Scrum heeft specifieke rollen (Scrum Master, Product Owner) en ceremonies (sprints, retrospectives), terwijl Kanban over het algemeen minder formele rollen en ceremonies heeft.
Geschiktheid voor verschillende situaties: Kanban is vaak geschikt voor continu werk en support-gerelateerde taken, terwijl Scrum beter kan zijn voor projectmatig werk. Overigens wordt er binnen Scrum vaak een Kanban bord gebruikt voor de uitvoering.
Wil je oefenen of meer weten over de principes van kanban? De filosofie komt terug in al onze trainingen. Benieuwd naar de ´basics´ van Lean en Six Sigma? Volg dan een Yellow Belt of Orange Belt training. Voor meer diepgang in de kanban filosofie, is de Green Belt training de beste optie!
