Obeya: alle belangrijke informatie op één plek

De Japanse betekenis voor Obeya is ´grote kamer´. Het is een ruimte waar alle belangrijke informatie op een centrale plek visueel wordt weergegeven en waar teams samen leren en goede beslissingen kunnen maken. Synoniemen voor Obeya zijn o.a. War Room, Cockpit of de Visual Management room.  

Obeya is ontstaan, net als veel Lean productiemethoden, in Japan en werd gebruikt om door middel van visueel management de samenwerkingen en communicatie tussen verschillende afdelingen te bevorderen, processen te optimaliseren en continue verbetering te stimuleren. Tegenwoordig wordt het toegepast in meerdere industrieën. 

Hoe ziet een Obeya eruit

In een Obeya worden alle belangrijke informatie, gegevens en prestatie indicatoren van de organisatie op een gestructureerde en visuele manier gepresenteerd. Niet elke Obeya heeft dus dezelfde inrichting en opbouw. Het hangt sterk af van hoever jouw organisatie is met verbeterprojecten, dashboards en het verder inzichtelijk maken van de prestaties. Daarnaast maakt het überhaupt niet uit waarvoor organisaties Obeya willen gebruiken.

Standaard binnen de Obeya is dat er gewerkt wordt met meerdere wanden, hoewel LSSP de voorkeur geeft aan het gebruik van verschillende thema’s op een wand. 

Een belangrijk thema binnen de Obeya gaat over de missie, visie en strategische doelen van het bedrijf. Deze dienen als een constante herinnering aan het ´waarom´ achter alle inspanningen, waardoor teamleden geïnspireerd worden en ook willen bijdragen aan het geheel. Tools om de strategische doelen weer te geven zijn bijvoorbeeld door het gebruik van een OGSM of Hoshin Kanri.

Daarnaast gaat een thema over inzicht in de dagelijkse operatie, dat bijvoorbeeld bestaat uit initiatieven om op koers te blijven en de strategie uit te voeren. Focus hierbij ligt op stabiliteit creëren en het handhaven en controleren van processen. Strategische doelen worden dan ondersteund door KPI’s.  

Wanneer blijkt dat de prestatie achterloopt, of er is een andere reden waarom processen verbeterd moeten worden, dan wordt hiervoor het thema ‘Verbeterprojecten’ gebruikt. Afhankelijk van hoe ver jouw organisatie is met continu verbeteren, worden hier lopende en afgeronde verbeterprojecten vermeldt, zoals Kaizens, DMAICs of specifieke verbetertools.

Uiteindelijk worden er vanuit meerdere invalshoeken ideeën en acties benoemd, die als apart thema ook een plek krijgen in de Obeya. Belangrijk hierbij is dat deze goed geprioriteerd worden, zodat de belangrijke ideeën en problemen de aandacht krijgen die ze verdienen. Meestal wordt hier een Kanban-bord voor gebruikt. 

Voordelen van Obeya

Het toepassen van Obeya geeft inzicht in waar je nu staat en waar je naartoe wilt, dit worden ook wel prestatie dialogen genoemd. De reis van de huidige naar de gewenste situatie wordt gevisualiseerd door middel van grafieken en diagrammen en indien nodig afgebakend naar project- en afdelingsdoelen zodat elke laag van de organisatie een concreet beeld heeft en weet hoe zijn/haar acties bijdragen aan het succes van de organisatie.

1. Het beperken van complexiteit: Door samen te bouwen aan een gedeelde visuele representatie van projecten en processen, worden complexe taken tastbaar en behapbaar. Krachtige visualisaties, zoals whiteboards en diagrammen, bieden een helder overzicht en verminderen de complexiteit, waardoor teams effectiever kunnen opereren. 

1. Het effectief vergaderen: Obeya ondersteunt denkprocessen door een omgeving te creëren die effectieve vergaderingen en gestructureerde routines bevordert. De visuele weergave in de Obeya-kamer fungeert als een gedeeld referentiepunt tijdens vergaderingen, waardoor teamleden snel op één lijn kunnen komen. Gestandaardiseerde routines helpen bij een geplande flow van het overleg.  

1. Linkt organisatie- en teamdoelen: Obeya vormt een schakel tussen organisatiedoelen en teamdoelen door te opereren op zowel systeem- als teamniveau. Het biedt een gestructureerd kader waarin teamdoelen direct gerelateerd zijn aan bredere organisatiedoelen. Dit zorgt voor een gedeelde visie en bevordert het begrip van hoe ieder team bijdraagt aan het algehele succes van de organisatie. 

1. Betere samenwerkingen en leiderschapssysteem: Obeya gaat verder dan alleen het faciliteren van samenwerking; het ontwikkelt een leiderschapssysteem. Door echte verbinding te stimuleren tussen leiders en teamleden, helpt Obeya bij het creëren van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de lange termijn. Het biedt leiders de mogelijkheid om op strategisch niveau te sturen, terwijl ze toch nauw verbonden blijven met de dagelijkse activiteiten van het team. Dit versterkt het leiderschap op alle niveaus binnen de organisatie. 

Het succesvol implementeren van Obeya

1. Het doel vaststellen van een obeya 

Het implementeren van Obeya start, net als veel implementaties, met de vraag: Waarom willen wij een Obeya en wat wordt het doel van de Obeya binnen de organisatie? Antwoorden kunnen zijn dat er behoefte is aan een beter samenwerking tussen verschillende teams of het op één lijn krijgen van de gehele situatie m.b.t. de visie van het bedrijf. Dit is belangrijk om scherp te hebben, want uiteindelijk bepaalt dit de vorm en inhoud van de Obeya. Enkel als doel “inzicht krijgen” is niet voldoende. 

2. Definiëren van de (strategische) doelstellingen 

Met behulp van tools zoals een OGSM en Hoshin Kanri kan de bredere strategie en missie van de organisatie concreet gemaakt worden. De doelen van teams en afdelingen moeten hierop worden afgestemd, en kan er bepaald worden welke stuurinformatie zoals KPI´s nodig zijn. Belangrijk hierbij is dat organisatiedoelen goed worden vertaald naar afdeling- en teamdoelstellingen. Dit inspireert en verbindt mensen, en zorgt ervoor dat iedereen in de juiste richting werkt. 

3. Bijeenkomsten en gebruik  

Eenmaal opgezet, moet de Obeya een actief onderdeel worden van de dagelijkse of wekelijkse routines. Hier moet wel goed over nagedacht worden: hoe past het binnen de huidige overlegstructuur en welke overleggen zijn niet meer nodig? We willen niet onnodig veel overleggen creëren, maar juist minder. Denk aan wanneer, hoe frequent en met wie er samengekomen moet worden, maar ook inhoudelijk wie welke rol heeft in de Obeya. Periodieke evaluaties van de effectiviteit van de Obeya helpen bij het aanpassen en optimaliseren van de werkwijze, waardoor een continu verbeteringsproces ontstaat. Uiteindelijk moet Obeya goed passen in de organisatie. 

Lean Operationeel Management en Obeya 

Een andere term binnen Lean wat veel overeenkomsten heeft met Obeya is Lean Operationeel Management (LOM).

LOM focust zich op het inrichten en goed laten verlopen van de onderlinge afstemming van mensen en afdelingen, vaak in de vorm van dag- en weekstarts. Obeya lijkt deze doelstellingen ook te hebben, dus wat is het verschil? In het kort adviseert LSSP om teams en afdelingen hun eigen overleggen te laten hebben, specifiek om eigen prestaties en knelpunten te bespreken. Denk bijvoorbeeld aan een dagstart in een callcenter, of een weekoverleg van monteurs.

Er dient echter wel een plek te zijn waar eventuele escalaties en grote verbeter ideeën terecht moeten komen, en waar op een juiste manier beslissingen worden gemaakt. Dat is de Obeya. Oftewel, ieder team en afdeling hun eigen overleg, en afgevaardigden hiervan komen samen in de Obeya. Overigens zouden afdeling-overleggen ook in diezelfde ruimte kunnen plaatsvinden, maar LSSP adviseert wel dat ieder team ook het eigen overleg heeft.

De Obeya training

De Obeya training focust zich op het opzetten en verbeteren van Obeya overleggen. Er wordt zowel gericht op het menselijke aspect (rollen, taken en gedrag) maar ook op het indelen van jouw eigen Obeya. De training is zeer geschikt voor In-house trajecten, zo is er volledige inbreng van eigen processen en pijnpunten.