5S

5S staat voor Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. In het Nederlands zouden we zeggen: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden (in de organisatie). Vijf fases die ertoe leiden dat werkplekken opgeruimd, veilig en goed georganiseerd blijven.

Doel van 5S

• Samen een duurzaam schone, goed georganiseerde, veilige en efficiënte werkomgeving creëren
• Defecten vermijden, zoektijden verminderen en ongevallen op het werk voorkomen
• Bezien of de werkomgeving voldoet aan de eisen die het proces eraan stelt

Toelichting

Historisch: vermoedelijk was Henry Ford’s CANDO de inspiratie van 5S. Toyota begon overigens eerst met de eerste vier S’en. Shitsuke is er later bijgekomen.

Zoeken naar informatie of gereedschap (of zoeken in het algemeen) is een van de belangrijkste vormen van verspilling. Is jou ook wel eens gevraagd: ‘Waarom heb jij wel altijd tijd om je spullen te zoeken, maar nooit om je werkplek op te ruimen?’ En wat was je antwoord?

Bovendien is een opgeruimde werkplek – zeker in een productie- of reparatieomgeving – een veilige werkplek.  Een ongeluk zit in een klein hoekje, zeker als dat niet is opgeruimd.  En heb je een overzichtelijke werkplek, dan heb je ook beter zicht op de vraag of de machines en gereedschappen waarmee je werkt onderhoud nodig hebben of vervangen moeten worden.

5S aanpak

Seiri - zorg dat op de werkplek alles is wat voor het proces nodig is. Niet meer dan dat:

• Sorteer alles en gooi weg wat overbodig is
• Plak rode stickers op die dingen die je niet onmiddellijk nodig hebt en geef die voor een tijdje (hoe lang?) een aparte plaats ‘voor het geval dat’
• Kijk na verloop van die tijd of je de met rood gemerkte dingen nodig hebt gehad.
  • • Als dat zo is, geef ze dan een vaste plaats (zie schikken / Seiton)
    • Heb je ze niet nodig gehad? Zet ze op marktplaats of gooi ze weg
    • Twijfel je nog?  Dan kun je zeker moeilijk weggooien. Maar iets wat je ‘heel misschien ooit’ nodig zult hebben, heb je niet op je werkplek

Seiton - geef alles een vaste plek zodat iedereen alles kan vinden en na gebruik correct kan terugzetten. Je ziet in één oogopslag als er iets ontbreekt:

• Markeer dingen die bij elkaar horen, zodat voor iedereen duidelijk is waar ze horen te staan/ hangen
• Berg alles op zijn vaste plek op. Voorbeeld: een ‘schaduwbord’ voor het gereedschap in een timmerwerkplaats. Of een kleurcode die correspondeert met de plek waar iets thuishoort

Seiso - maak alles schoon, zodat je snel kunt herkennen of iets hersteld of vervangen dient te worden:

• Maak de werkplek grondig schoon. Verwijder vuil, vet en andere onregelmatigheden van machines en gereedschappen. Denk ook aan het schoonmaken van je bureau of flexplek

Seiketsu - ontwikkel gedragen standaarden om de eerste 3 S’ en te handhaven:

• Maak er een gewoonte van de eerste 3 S-en (Sorteren, schikken en schoonmaken) elke dag uit te voeren
• Leg hiervoor doelen vast en wijs verantwoordelijkheden toe in een schema. Denk aan werkinstructies of Standard Operating Procedures (SOP)
• Zorg voor regelmatige inspecties

Shitsuke - zorg voor een continuüm en integratie van 5S in de organisatie: 

• Lever 5S training en coaching in de organisatie: 5S is geen eenmalige actie
• Zorg voor heldere procedures in overleg met de medewerkers. Zoals: zone-eigenaren bekend en betrokken? Hoe is dat breder in de organisatie?
• Maak inspectieformulieren om resultaten te verzamelen en te presenteren. Een Radar Chart is hier ideaal voor. Breng regelmaat in die inspecties, om een duurzaam resultaat te garanderen. Enthousiasmerend Management helpt enorm. 

Binnen standhouden (Shitsuke) gaat het in het begin om groei, en op den duur om de verankering van een goed verzorgde, efficiënte en veilige werkomgeving. Hieronder is een volwassenheidsoverzicht van 5S weergegeven. Hiervoor zijn assessments ofwel vragenlijsten in te zetten per zone. Een groeipad en ten behoeve van duurzame borging, kortom.

Synoniem en alternatief van 5S

In Engelstalige literatuur heb je meerdere termen voor 5S. Gangbaar zijn:

• Sort / Separate
• Set-in-order / Straighten
• Sweep / Shine
• Standardise
• Sustain

Soms komt de naam 6S voor (de zesde stap heet dan expliciet Safety). Ook komen varianten van best practices op dit gebied voor, zoals de tips in het boek “Getting things done”.  

Duur van 5S

De eerste actie kan – afhankelijk van de rotzooi/ vervuiling / rommel en de grootte van de zone – een dag tot een week in beslag nemen. Daarna: voortdurend. Strikt genomen is 5S  niet als project bedoeld, maar als een vast onderdeel van werken binnen de organisatie.

Voorbeeld van 5S

Onderstaande voorbeelden zijn per fase aangegeven. Ook is een 5S assessment resultaat weergegeven voor een zone (zie de radargrafiek).