In basis is een implementatieplan een actieplan. Je beschrijft wie wat (hoe) doet en wanneer.
Aan de hand van de resultaten van de pilot kun je vrij zeker voorspellen wat de kritieke punten zijn bij het doorvoeren van de gekozen oplossing. En de baten. Die ervaringen neem je mee in het actieplan dat voorafgaat aan de eigenlijke implementatie.
Voor complexe implementaties dien je een complete projectstructuur te ontwikkelen en deelplannen maken voor personeel, budget en team management.
Doel van het implementatieplan
- Zorgen dat het doorvoeren van de uiteindelijke oplossing zonder problemen verloopt
- Het helder krijgen van het tijdpad, en van de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers
- Draagvlak creëren bij de organisatie en het management
Aanpak implementatieplan
- Stel het te verwachten resultaat, opleverdatum en budget van de implementatie vast
- Maak een blokschema van de verschillende soorten werkzaamheden. Wijs voor elk blok een verantwoordelijke aan
- Verdeel in overleg met die verantwoordelijke elk blok onder in afzonderlijke werkzaamheden en definieer het begin- en eindmoment van elke actie. Doe dit met behulp van een (digitaal) planbord
- Bepaal vooraf hoe je met vertragingen omgaat door tegenslag (bijv. ziekte van een sleutelfunctionaris, vertraagde toeleveringen en dergelijke). Bepaal risico’s in je implementatie
- Maak een communicatieplan, zodat alle betrokkenen en stakeholders op het juiste moment worden geïnformeerd
Synoniem van een implementatieplan
Synoniemen zijn: actieplan, invoeringsplan, activiteitenplan.
Duur van het maken van een implementatieplan
Denk wel aan een uur (actieplan in een workshop) tot veel dagen werk (veel uitzoeken).
Definitieve implementatie
Dit is het moment waar je al die tijd naar hebt toegewerkt: je gaat de oplossing definitief doorvoeren! Alles komt nu samen: de Project Charter, je oplossingenselectie, de resultaten van je pilot.
- Laat de acties uitvoeren zoals gepland in het implementatie- of actieplan
- Zorg voor een duidelijke rapportagestructuur, zodat je een duidelijk overzicht houdt over de voortgang. Je kan die voortgang ook goed in de gaten houden met de PDCA methode
- Slijp waar nodig scherpe kantjes bij en blijf zorgen voor draagvlak via je communicatieplan
- Wanneer nog aanvullende maatregelen nodig blijken te zijn, verwerk die dan in je tijdsplanning
- Monitor en deel de eerste resultaten
