In deze blog vertelt één van onze deelnemers: Wil van der Heijden van Zorggroep Almere zijn ervaring tijdens de Green Belt training en hoe hij hierdoor zijn parktijkproject succesvol heeft afgerond.
Aanleiding voor de Green Belt training
Stel je krijgt van een zorgorganisatie de opdracht om alle activiteiten die moeten leiden tot een juiste en volledige facturatie van de care (intramurale ouderenzorg en de wijkverpleging) te centraliseren. Men heeft berekend dat het een directe besparing van tenminste € 100.000 op moet kunnen leveren. Hoewel onduidelijk is hoe men tot dat bedrag is gekomen, zijn de opdrachtgevers overtuigd van hun gelijk: de € 100.000 is al opgenomen in de boeken.
En stel dat al snel blijkt dat het helemaal niet mogelijk is aan te geven waar, hoe en hoeveel geld bespaard kan worden. Maar ook niet waar de financiële risico’s voor de organisatie liggen. Het ontbreekt de organisatie immers aan een standaard.
Hoe overtuig je de opdrachtgevers dat het eerst van belang is de probleemstelling goed te definiëren en te meten? Om vervolgens op basis van de feiten een analyse te kunnen doen en gerichte verbeteringen door te kunnen voeren. Het is dan van belang de juiste woorden te vinden om richting te kunnen geven aan de discussie. Met andere woorden; je dient te kunnen beschikken over de inhoudelijke kennis en vaardigheden van een Green Belt.
Mijn opleidingsvraag
Ik begreep dat de opdracht die ik had gekregen vroeg om een “Leanaanpak”. Via een collega had ik kennis gemaakt met Lean en met de mogelijkheden daarvan. Ik miste echter de overtuigingskracht. Waar het aan mij ontbrak was een theoretisch fundament dat direct toepasbaar is in de praktijk. Met andere woorden; een op de praktijkgerichte opleiding. Ik moest daarom de basisbeginselen van lean zo volledig en snel als mogelijk onder de knie krijgen. Daarnaast wilde ik mijn bevindingen kunnen onderbouwen met de nodige harde data. Na enig zoeken kwam ik zo logischerwijs uit bij de Green Belt opleiding van LSSP.
Toegevoegde waarde van de Green Belt training
Vanaf de eerste sessie voelde ik mij thuis bij LSSP. De theoretische kennis wordt altijd onderbouwd met voorbeelden uit de praktijk. En, ik had dat niet verwacht, juist ook vanuit de zorg. Daarbij komt dat er veel te leren valt van mensen met een andere professionele achtergrond. De diversiteit van de groep draagt dan ook positief bij aan het leereffect.
In praktische zin was het voor mij belangrijk kennis op te doen over het ontwikkelen van een standaard en het verbeteren daarop. En, bovenal, hoe dit over te brengen binnen de organisatie. Precies dat is waar de opzet van de lessen volgens de methodiek DMAIC in voorziet. Zo hielp elke sessie mij in het volbrengen van mijn opdracht en in mijn persoonlijke ontwikkeling als leanadviseur en -coach.
Praktische toepassing
In januari 2016 ben ik gestart met de opleiding tot Green Belt. Tegelijkertijd zijn we gestart met het uitwerken van het voeren van het assessment van de wijkverpleging. Het team bestond uit 2 wijkverpleegkundigen, een teammanager, een collega en ikzelf. De opdrachtgever was de disciplinemanager wijkverpleging. Gelijkopgaand met de sessies bij LSSP hebben wij de stappen van het DMAIC-model doorlopen:
Define:
Probleem was dat het assessment (vastleggen van de zorgvraag; indicatie stellen) meer tijd kostte dan vergoedt werd door de verzekeraar. Dat betekent een lagere productiviteit van de medewerker (de wijkverpleegkundige) in kwestie.
Measure:
Wanneer de tijd besteed aan het indiceren (nu gemiddeld 4 uur per cliënt) zou passen binnen de tijd die daar voor staat (maximaal 2,5 uur per cliënt), zou dat een winst op kunnen leveren die overeen komt met de inzet van 1,2 fte. wijkverpleegkundige. Hiermee kunnen meer cliënten van zorg worden voorzien.
Analyse:
Met het team zijn de stappen van het proces assessment voeren doorlopen. Eerst in de vorm van een SIPOC en swimming lane en vervolgens een VSM. De verspillingen vanuit de swimming lane hebben een oplossing meegekregen aan de hand van een visgraatanalyse.
Voorbeeld van een swimming lane met verspillingen.
Improve:
Per oplossing is een eigenaar en tijdspad benoemd. Na invoering is de VSM herhaald. Eén stap was weggenomen, waarmee in de zomer van 2016 25% van het voorziene resultaat was behaald. De andere 75% zou meegenomen worden met de implementatie van een nieuw informatiesysteem. Daarmee kan het assessment digitaal gevoerd worden. Begin september 2016 was ook dit gerealiseerd; nog 2 stappen uit de oorspronkelijke VSM werden weggenomen. De doorlooptijd van het assessment viel nu ruim binnen de gestelde tijd.
De VSM nameting
Control:
Door de verantwoordelijkheden goed te beleggen is het resultaat geborgd. Daarnaast zijn KPI’s opgesteld op basis waarvan de doorlooptijd door de medewerkers en de managers gevolgd kan worden. Het gestelde doel is, binnen de maximaal te schrijven tijd (2,5 uur) blijven, is met gemiddeld 80 minuten per cliënt ruim gehaald.
Eyeopeners
Gedurende de opleiding tot Green Belt is mij duidelijk geworden dat een aantal stappen in de juiste volgorde gezet moeten worden. Met name “jump into conclusions” is uit den boze. Een valkuil waar mijn organisatie en ikzelf maar al te vaak instapten. Gevolg was dat een projectresultaat nog wel te behalen viel, maar niet of nauwelijks geborgd werd. Geduldig blijven en zorgvuldig werken levert meer op.
Het is van wezenlijk belang dat over te kunnen brengen aan de opdrachtgevers. Zij willen immers iets liever gisteren dan vandaag geregeld hebben. De boodschap moet onderbouwd kunnen worden en je moet zelf het vertrouwen dat het goed gaat komen uit blijven stralen. Als Green Belt heb je daarvoor de juiste bagage.
Meer weten over de Green Belt training? Klik hier.
