Een best practice implementeren bij de overheid met Lean | Sergio Fernandez

Sergio Fernandez on 5-mrt-2021 10:10:29

Consultant Sergio Fernandez vertelt over Lean Operationeel Management binnen de overheid.

Achtergrond

Begrotingsdruk en marktconformiteit is binnen de overheid altijd een reden geweest om op de kosten te letten. Tegelijkertijd is er ook de wens om dienstverlening sneller te kunnen leveren met meer kwaliteit, wat aansluit bij de steeds meer kritisch wordende behoeften van de burgers. Dienstverlening verbeteren, slagvaardiger worden en tegelijk besparingen door voeren is niet eenvoudig. Zeker niet in een wereld die afhankelijk is van de politieke kleur van dat moment en de steeds sneller veranderende omgeving, waardoor een hoge mate van wendbaarheid vereist is.

Vraagstelling

Deze overheidsorganisatie levert diensten in een markt, waarin de druk van de op handen zijnde liberalisering leidt tot twee grote uitdagingen. Zo moet bewezen worden dat zij als organisatie waarde opleveren voor de klant en dat de kosten om dit te kunnen doen marktconform zijn.

De organisatie was al begonnen met het kleinschalig implementeren van Lean Operationeel Management om intern beter af te kunnen stemmen. In de volksmond wordt dit ook wel dag- en weekstarts genoemd, oftewel een overleg structuur om op kortcyclische wijze de juiste operationele sturing te geven aan je organisatie.

LSSP is gevraagd om te ondersteunen bij een bredere implementatie van deze overleggen. De focus van dit programma was om dit een blijvend onderdeel te laten worden van de organisatiecultuur. Hierbij diende de teams begeleidt te worden in hun ontwikkeling van benodigde kennis en kunde om zelf Lean Operational Management (LOM) toe te passen in hun dagelijkse operatie.

Aanpak

Hoewel de organisatie ambities groot waren, was het zaak om vooral klein te beginnen. LSSP wilde eerst de toegevoegde waarde van LOM laten ervaren door de mensen in de teams. Dit betekende in eerste instantie vooral de bestaande dagstarts coachen in het juist uitvoeren van een goede dagstart. De input en betrokkenheid van de medewerkers was zichtbaar verbeterd en de communicatie tussen de betrokken afdelingen werd efficiënter. Door het succes groeide hiermee de draagvlak voor de methodiek. Daarmee kon LSSP de organisatie enthousiasmeren voor verdere uitrol naar de andere teams.

Een bredere aanpak vraagt om een aanpak op programma niveau. De kern van deze aanpak was voor iedere keten hetzelfde en zag er in de kern als volgt uit:

Elk fase werd afgerond met een assessment van de dagstart om de verbeterpunten van de dagstart zelf te identificeren en te kunnen verbeteren in de volgende fase.

Resultaten

In een periode van 2 jaar zijn op deze wijze ruim 10 ketens (+/- 25 teams) geholpen bij het implementeren van LOM. Concreet betekent dit het volgende voor deze teams:

  • Dag- weekstarts zijn opgezet en geïmplementeerd, de teams houden structureel prestatie overleggen in de vorm van dag- en weekstarts;
  • Elke deelnemer aan een dagstart is voldoende onderricht in de basisprincipes van Lean en LOM
  • Elke dagstart leider begrijpt wat het voeren van LOM-overleg inhoudt, wat visueel-, prestatie- en gedragsmanagement betreft;
  • De teams zijn in staat om consequent verbeteringen op te pakken;
  • Teams leggen prestaties, verbeteringen en afspraken visueel vast om deze te bewaken;

Deze resultaten zorgen ervoor dat een basis is gezet waarin de organisatie en de medewerkers zelfstandig verder kunnen in het blijvend verbeteren van hun organisatie en het op het juiste niveau kunnen sturen op het realiseren van hun ambities.

Reflectie:

Als een olievlek is de organisatie gegroeid van enkele teams naar ruim 20 teams die op dagelijkse basis LOM inzetten om effectieve sturing te geven aan de dagelijkse praktijk. Ging dat vanzelf? Nee, een ‘best practice’ realiseren is uitdagend wanneer teams op andere manieren werken en denken. De kern van de aanpak van LSSP om alle initiatieven samen met de teamleiders en medewerkers zelf te ontwerpen heeft goed uitgepakt. Hiermee werd de betrokkenheid en daarmee draagvlak succesvol vergroot. Deze aanpak zorgde er ook voor dat iedere invulling van LOM per team en keten op maat gemaakt kon worden. Immers, de specifieke uitdagingen, dynamiek, kennis en kunde waren voor iedere keten en elk team anders. Zo wordt een gestandaardiseerde aanpak elke keer weer uniek gemaakt!

Nieuwsgierig geworden naar wat Lean Operationeel Management voor jouw organisatie kan betekenen. Neem vrijblijvend contact op.

Nieuwe call-to-action

Meer weten? Neem contact op met Sergio:LSSP_Sergio-vierkant-kleiner-1
Mail: sergio.fernandez@leansixsigmapartners.nl
Telefoon: +316 24717348