Consultant Sergio Fernandez vertelt over zijn ervaringen bij een gemeente.
Achtergrond
Ook deze gemeente ziet zich geconfronteerd met niet efficiënt en effectief ingerichte processen. Medewerkers ervaren hierdoor een hoge werkdruk waardoor dit ten koste gaat van het werkplezier. In dit geval het proces van de Planning en Control cyclus van de gemeente. Dit proces is belangrijk voor de gemeente want een begroting en verantwoordingscyclus geeft inzicht in het te voeren beleid en de resultaten hiervan. Uit evaluaties bleek dat de medewerkers dit als een verwarrend en frustrerend proces ervoeren. Kern hiervan was het ontbreken van een uniform proces zonder eigenaarschap waarbij sturing en regie over de keten heen ontbreekt. Kortom tijd om het anders te gaan doen!
Vraagstelling
De opdracht voor de gemeente was duidelijk; het in kaart brengen van de huidige processen, de daarbij behorende problematiek, en het opstellen van nieuwe processen met een heldere rolverdeling. Deze taak was belegd bij de kwaliteitsadviseur van de gemeente. Om de discussies rondom de problematiek van eigenaarschap, sturing en regie “onpartijdig” te laten verlopen, is LSSP gevraagd enkele workshops te faciliteren en sturing te geven aan de benodigde discussies. Door dit door een externe adviseur te laten doen zou draagvlak van het nieuwe proces vergroot worden.
Aanpak
Samen met de kwaliteitsadviseur hebben we het plan van aanpak voor de workshops uitgewerkt. Tijdens de eerste workshop zijn issues rondom regie en eigenaarschap geadresseerd. Met andere woorden stilstaan bij vragen als wat de taak van een procesverantwoordelijke is en waarom geen eigenaarschap wordt gepakt. Vervolgens met elkaar een gezamenlijke visie hierin ontwikkelt. In de tweede workshop hebben we de belangrijkste pijnpunten per proces geïdentificeerd en op basis hiervan een gewenst toekomstig proces bepaald. We hebben hierbij de Value Stream Map methode toegepast. Dit is een veelgebruikte techniek binnen Lean om inzicht te krijgen in de verspillingen binnen een proces. Door dit gezamenlijk met de medewerkers te doen, die direct betrokken zijn in het proces, wordt inzicht en daarmee begrip en draagvlak ten aanzien van de pijnpunten gecreëerd.
Resultaten
Niet alleen is per proces bepaald wie verantwoordelijk en eigenaar is, maar zijn ook de verwachtingen en verantwoordelijkheden ten aanzien van deze rollen binnen de keten van de planning en control cyclus vastgesteld. Daarnaast is het nieuwe gewenste proces in kaart gebracht met hierbij de nog te verbeteren knelpunten. Kortom, een duidelijke verbeteragenda voor de komende periode waarmee de kwaliteitsadviseur en de gemeente aan de slag kunnen gaan. Daarnaast hebben we door deze aanpak meer vertrouwen en draagvlak gerealiseerd ten aanzien van de beoogde veranderingen.
Reflectie
Door als eerste te focussen op de problematiek rondom verantwoordelijkheid en regie, kwam ruimte vrij om na te denken over de operationele knelpunten binnen de processen. Dat deze discussie werd begeleid door LSSP heeft hierin ook enorm geholpen.
Het was meer dan verwacht, omdat niet alleen workshops goed worden gefaciliteerd, maar dat LSSP ook de discussie startte over “wie is nu de proceseigenaar? Wie is verantwoordelijk voor dit, dat, etc.”. Dat was onduidelijk bij ons en hielp enorm. We hebben nu een nieuw ‘Lean’ Planning & Control cyclus, met duidelijk omschreven rollen & verantwoordelijkheden. Met meer rust en doorlooptijden die veel korter zijn geworden.
Nieuwsgierig geworden naar wat LSSP voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact op.
Mail: sergio.fernandez@leansixsigmapartners.nl
Telefoon: +31624717348