Het succesvol faciliteren van workshops? Appeltje Eitje toch? Nu ja, in ieder geval geen vanzelfsprekendheid maar een vaardigheid.
Wel eens in een workshop gezeten waarmee je voor je gevoel ‘tot niets’ kwam? Vast wel. Wel eens zelf een workshop verzorgt als facilitator? Ja? Ook wel eens dat je een tweetal uren van een groep mensen verspilde? Zoals de Engelsen zeggen: join the club! Vast herkenbaar dus, maar … hoe faciliteer je een workshop dan wél effectief?
De term ‘workshop’: verwarring alom!
Allereerst een persoonlijke ervaring delen. Jaren geleden alweer kregen wij een serieus adviesopdracht om een reorganisatie te verzorgen voor een administratiekantoor. Om van ‘rode’ naar ‘zwarte’ cijfers te gaan. Naast steun van het management, vonden wij het ook belangrijk om medewerkers mee te nemen.
Dit wilden we onder andere realiseren, door het verzorgen van veel workshops. Per hoofdproces of mix van ‘al dan niet’ samenwerkende afdelingen. Ik vroeg aan twee interne adviseurs vanuit de organisatie, die zouden meehelpen aan deze serieuze opdracht, of zij ervaring hadden in het geven van workshops.
Glimlachend gaven de twee dames terug, alsof ze het een onnodige vraag vonden, dat zij al veel workshop-ervaring hadden. “OK” zei ik, “want dat is wat we gaan doen”. Zij zouden één of twee keer meekijken en dan zouden zij (delen van) opeenvolgende workshop verzorgen. Het principe van: voordoen, samen doen naar uiteindelijk zelf doen.
Ik verzorgde in korte tijd twee workshop in een reeks, om uiteindelijk tot tijd- en kostenbesparende verbeteringen te komen. Na die twee workshops, waarbij de interne adviseurs de gehele tijd heel stilletjes in een hoek van de grote ruimte waren blijven zitten, vroeg ik ze of zij de volgende workshop (deels) wilden faciliteren. Zoals afgesproken. “Maar”, zei er één, “jullie doen … échte workshops.”. “Ja, dat zei ik toch”, reageerde ik verbaasd, want ik snapte al niet dat ze zich zo volledig terugtrokken. “Ja, maar …”, ging ze door, “… wij noemen een gewone vergadering ‘met acties doornemen’, ook een workshop”. Tsja.
Zie onderstaande afbeeldingen: welke is een overleg, en welke een (afgeronde) workshop?
De ene definitie van een workshop is de andere niet, zeg maar. Weer wat geleerd. Mensen weten vaak niet eens wat een groepsgerichte workshop écht is. De term klinkt natuurlijk wel leuker ofwel actiever dan een ‘vergadering’ of ‘overleg’ bijwonen. Maar ja, dit is wel wat ik ‘woord-inflatie’ noem.
Deze reorganisatie leverde overigens een gezonde toekomst voor de organisatie op, waarbij zowel de ondernemingsraad als managers tevreden terugkeken. “From zero to hero”, aldus de CEO. En in tweede instantie gelukkig ook met behulp van deze twee adviseurs, die later wijselijk aangaven veel geleerd te hebben. En uiteindelijk gelukkig een heel nuttige bijdrage leverden, ook door open te staan voor persoonlijke groei.
Wat ís dan een groepsgewijze workshop?
Een definitie van een workshop is dus geen overbodige luxe.
Een groepsgewijze workshop is een interactieve sessie, waarin een groep mensen open en actief meewerken (volgens (een) werkvorm(en)) om tot een gedragen (tussen)resultaat te komen.
Of in één zin: Een workshop is een interactieve sessie, waarin belanghebbende meewerken om tot een gedragen resultaat te komen
Toegelicht: de groep mensen ofwel deelnemers zijn kennis- en ervaringdragers of relevante experts. Een resultaat van een workshop kan een aantal acties zijn, een overzicht van een proces, een overzicht van oorzaken, maar ook een lijst van (geselecteerde) oplossingen.
Een workshop wordt idealiter begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider, ook wel facilitator genaamd. Het verzamelen van betrokkenen en het begeleiden van de workshop is niet het enige waar een goede facilitator aan voldoet. Hoe zorg je dat de meesten of zelfs iedereen op één lijn zit, actief bijdraagt en zich gehoord voelt gedurende de workshop?
Het goed kunnen faciliteren kan dus het verschil maken tussen een productieve workshop en een die zijn doel(en) mist. Als facilitator van een workshop ben je niet alleen verantwoordelijk voor het leiden van een interactieve werkbijeenkomst, maar ook voor het creëren van een omgeving waar deelnemers zich vrij voelen om ideeën te delen, meningen te uiten en actief bij te dragen. Hoe kan je dat doen?
Tip: werkvormen zijn nodig voor je workshop (structuur)
Tijdens het faciliteren van workshops is een ‘best practice’ om één of meerdere zogenaamde werkvormen te kiezen. Een ‘werkvorm’ in een workshop is een interactieve manier van (samen)werken. Een door de facilitator gekozen format of werkstructuur. Een werkvorm is zeg maar ‘de routekaart in de groeps-hand’ waarmee je de groep mensen begeleidt om tot een gedragen uitkomst (lees: gewenst ‘eindstation’) te komen. Een ‘stuk gereedschap’ binnen de ‘gereedschapskist’ van de facilitator om met structuur tot een (tussen)resultaat te komen. Mmm, bent u daar nog?
Even concreet dan in deze wereld van procesbegeleiding.
Welke werkvorm nuttig is, hangt af van wat je wil bereiken. Vier voorkomende voorbeelden van wat je wilt bereiken en bijbehorende voorbeelden van werkvormen.
1. Wil je een lijst met (geselecteerde) oplossingen?
Denk dan aan een werkvorm zoals een brainstormsessie. Zoals eventueel ‘destructief’ brainstormen of de 6 denkhoeden van De Bono zoals hieronder weergegeven. Onder de 6 denkhoeden valt onder andere de groene hoed. Als je de groene hoed ‘opzet’ (letterlijk soms!), mag je alle ideeën noteren die in je opkomen. Zie hieronder een indruk.
Je kan vele soorten werkvormen kiezen om tot een lijst van ideeën te komen. Zolang je maar kiest en mensen erin meeneemt.
2. Wil je mogelijke grondoorzaken duidelijk krijgen?
Anders gezegd, zoals in de maakindustrie gangbaar is, wil je een zogenaamde Root Cause Analysis (RCA) houden? Een werkvorm voor een Grondoorzaken-analyse kan de visgraat analyse zijn. Zie hieronder een impressie, waarbij zowel op bruin papier en verschillende kleuren post-its gebruikt zijn, als een wit scherm met plakbriefjes (en stiften).
Digitale varianten zijn er natuurlijk ook. Zoals interactief in PowerPoint tezamen als iedereen thuiswerkt achter zijn of haar laptop.
3. Wil je inzicht in prestaties van je proces of keten? Een zogenaamde procesanalyse?
Denk bij een procesanalyse aan een werkvorm zoals Value Stream Mapping op papier, of een Brown Paper Sessie (zie afbeelding). Typische bewezen werkvormen uit de Lean ‘toolkit’.
4. Wil je een (deel van de) strategie vorm geven?
Denk bij een strategiesessie bijvoorbeeld aan een werkvorm waarmee je de techniek genaamd OGSM invult. Of, in het Nederlands, de ‘KOERS cirkel werkvorm’. LSSP heeft met partner The Visual Connection, een werkvorm ontwikkeld om de koers van een Nederlandse organisatie in te vullen. Door de doelen en strategie visueel LETTERLIJK op de vloer te brengen, komt er nog meer interactie en begrip – van de werkvloer zelf.
De OGSM is een strategisch planproces, waarmee je een gedeelde visie overzichtelijk kunt uitwerken, delen en plannen. OGSM staat voor Objective, Goals, Strategy en Measures. Meer weten? Lees: OGSM. De gekozen werkvorm is dan de ‘letterlijke werkvloer’ versie.
Tot slot
Een laatste tip: je kunt ook het boek: “Lean Six Sigma: Samenzinnig verbeteren” kopen. Dit boek heeft namelijk heel veel werkvormen in huis als het gaat om verbeteringen c.q. veranderingen, en een apart hoofdstuk (H4) wat over faciliteren gaat.
Of … wil je juist oefenen? Volg dan onze Green Belt opleiding of Black Belt opleiding!
