Een Standard Operating Procedure, afgekort als SOP, is een middel om werk te standaardiseren. Het is een gedetailleerde instructie over de stappen die gevolgd moeten worden bij het uitvoeren van een bepaalde taak of activiteit.
Een SOP is een hulpmiddel voor medewerkers om (hun) werkzaamheden op de beste manier uit te voeren. Bovendien kunnen Standard Operating Procedures bijdragen aan het sneller inwerken van nieuwe medewerkers.
Zo kan er een SOP zijn voor het assembleren van elektronische apparaten in de productielijn, maar ook voor het schoonmaken van het koffiezet apparaat.
Het kan in elke sector toegepast worden, of dit nu in gezondheidszorg, productie of dienstverlening is. Een SOP stelt je in staat om efficiëntie te handhaven, risico´s te beheersen en kwaliteit te waarborgen.
Hoe maak je een SOP?
Het creëren van een SOP vereist een gestructureerde aanpak om consistentie en duidelijkheid te waarborgen. Hier volgt een stapsgewijze uitleg van het proces:
Stap 1: Voorbereiding: Bepaal duidelijk het doel van de SOP. Wat wil je bereiken met het invoeren hiervan? Een helder doel zal de rest van het creatieproces sturen. Maak jezelf bekend met het proces en identificeer de hoofdstappen
Stap 2: Betrek Belanghebbenden: Betrek degenen die direct betrokken zijn bij het proces dat de SOP zal omvatten. Dit is cruciaal. Hun inzichten zijn waardevol en zorgen ervoor dat er niet een essentiële stap van het werk wordt vergeten.
Stap 3: Ontwikkel een draft: Beschrijf elke stap van het proces in detail en maak een 1e versie van de SOP. Identificeer ook verantwoordelijkheden en mogelijke knelpunten. Wees hierbij specifiek en gebruik duidelijke taal.
Stap 4: Valideer de SOP: Voordat de SOP wordt geïmplementeerd, test het met een representatieve groep. Verzamel feedback en pas de procedure indien nodig aan.
Stap 5: Implementeer en train: Rol de SOP uit naar alle relevante medewerkers en zorg voor training om ervoor te zorgen dat iedereen bekend is met de nieuwe procedure.
Voorbeelden in verschillende industrieën
Het implementeren van SOP´s bevorderd de efficiëntie, consistentie en risicobeheersing. Naast dat kunnen werkzaamheden ook door collega´s worden uitgevoerd zonder dat er fouten worden gemaakt. Hieronder enkele voorbeelden uit verschillende industrieën:
Zakelijke dienstverlening (kantoor):
Een SOP voor het ontvangen, verifiëren en goedkeuren van facturen, evenals het registeren van betalingen
Gezondheidszorg:
Hygiënevoorschriften: Instructies voor handen wassen, gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, en desinfectie van apparatuur en ruimtes.
Productie:
Procedures: Stappen voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, inclusief monstername, metingen, en documentatie van resultaten.
Hierboven een template van een SOP met best practises en tips.
Tips voor een succesvolle implementatie
Voor het optimale resultaat is het belangrijk om te zorgen voor heldere communicatie over de invoeren van SOP´s. Wat is het doel en waar kan ik de SOP´s vinden? Staan de documenten op de gezamenlijke drive of hangen zij bij de bijbehorende afdeling?
De vormgeving van de SOP kan enorm bijdragen (of afbreuk doen) aan het gebruik ervan op de werkvloer. Een checklist, plaatje of beslisboom werkt veel makkelijker dan 5 pagina’s uitgetypte tekst.
Uiteraard moeten medewerkers geïnformeerd/ getraind worden, zodat zij bekend zijn met de procedure en deze voor hen ook duidelijk is.
Tot slot is het raadzaam om een Standard Operating Procedure regelmatig te evalueren. Zo zorg je ervoor dat procedures relevant blijven en worden aangepast aan veranderingen en laatste inzichten op de werkvloer.
Conclusie:
Door het volgen van SOP´s zorg je voor een standaardisering van de uitvoering van het werk. Dit heeft een positieve invloed op de uniformiteit van werken en daarmee het algehele kwaliteitsniveau.
Het leren werken met een SOP komt o.a. terug in onze Green Belt training. Kennis maken met Lean en Six Sigma? Dat kan in onze Yellow of Orange Belt trainingen
