VIBES Feedback Model | Lean Six Sigma Partners

Doel
• Het acroniem VIBES® geeft je de kapstok om te checken hoe je voor de groep staat als facilitator en of je voldoende aandacht besteedt aan cruciale onderdelen die een workshop een succes maken
• VIBES® helpt om te leren, door gestructureerd terugkoppeling te geven aan de hand van vijf aandachtspunten

In het kort
Gerichte feedback geven op hoe iemand een workshop faciliteert (of eventueel ook pitch of presentatie geeft), kun je met behulp van het VIBES®-feedbackmodel doen.

Toelichting
Het VIBES®-feedbackmodel is een acroniem dat staat voor: Voice, Information, Body, Emotion en Structure. Bij het evalueren van workshops is het leerzaam om jouw kracht als facilitator te bepalen, hoe rekening te houden met wensen van je workshopdeelnemers en om te kijken hoe je mindere kanten simpel compenseert of neutraliseert.

Aanpak
• Laat de te evalueren facilitator een workshop houden
• Na de workshop deelnemers of observant(en) vragen om feedback te geven volgens het VIBES®-model
• Deel de resultaten. Kijk wat opvalt voor wat betreft plus- en leerpunten

Meer te weten komen over VIBES? Klik dan hier en schrijf je in voor de Green Belt training.

Synoniem en/of alternatief
Klassiek is het invullen van een tekstueel feedbackformulier.

Duur
VIBES®-feedback geven en nemen kan 10 tot 30 minuten duren, afhankelijk van de behoefte.

Hoe is je stemgebruik (VIBES)?
Stemgebruik is niet alleen bij de aftrap van invloed, je stem wordt relevanter naar mate de workshop langer duurt. Bedenk: een monotone stem is echt vermoeiend voor toehoorders.
Wel eens te horen gekregen dat je te luid praat? Wel eens een erg luid pratende acteur achter je gehoord om naar de weg te vragen? Theatermensen zijn gewend om in het theater te praten, de afstand naar het publiek is dan letterlijk groter. Voor mensen die wel eens te zacht praten: als jij denkt dat je echt hard praat in een workshop, kan het zijn dat je maar net hard genoeg praat voor toehoorders!

De inhoud is toch ook wel enigszins relevant… (VIBES)
De Info van VIBES gaat over de dingen inhoudelijk goed doen. Het gaat er niet alleen om dat je een begrijpelijke boodschap brengt (met een nuttig voorbeeld), maar ook dat je concreet genoeg bent bij het geven van een werkopdracht aan de groep zelf. Hiervoor kun je zogeheten competentiecheckvragen bij een specifieke werkvorm inzetten. Zie het volgende voorbeeld om grondoorzaken tijdens een visgraatworkshop te duiden.

Lichaamshouding zegt heel veel (VIBES)!
Sta je ‘open’ naar de groep toe? Waar zitten je handen? In je broekzakken? Of zijn je handpalmen naar de groep toe gericht? Enne… erg zenuwachtig bij aanvang? Wat doe je dan? Stress maakt je scherp, maar zorgt er soms voor dat je wat stijf, of zelfs wat (te) afstandelijk overkomt. Als je het je niet bewust bent, helpt een video van jezelf enorm om in te zien hoe je lichaamstaal overkomt. Neem tips ter harte van ervaren mensen.

Wat te doen als je je emotioneel niet goed voelt (VIBES)?
Net uit de grootste avondfile van het jaar komen, terwijl je de avond ervoor een rouwsessie met je partner had, die mede door het wegdrukken ervan (niet handig, maar ja, dat heet ‘druk zijn’) nog niet helemaal is doorgedrongen maar je onbewust toch meeneemt. En terwijl je ook nog gefilmd wordt voor een promofilmpje en een microfoon onverwachte beperkingen oplevert… het is soms misschien iets teveel gevraagd voor een topsessie met een groep. Het niet benoemen of delen van persoonlijke gevoelens (zoals dat je je niet prettig voelt) knijpt succes echt af. In termen van VIBES…. dan scoor je laag op Body (‘geen-zin-in-uitstraling’) en Emotion (geen contact maken met deelnemers). Heeft het zin, als je überhaupt geen zin hebt om de presentatie te geven? Bedenk: als je er geen zin in hebt of ‘opgefokt’ bent door diverse oorzaken, straal je dat uit. Afmelden of overdragen is het makkelijkst misschien. Alhoewel niet leuk voor anderen, het voorkomt de schade van een slechte sessie.
Tsja, wat is beter: 1) op je muil gaan/botsen, 2) vermijden of 3) je gevoel tijdig herkennen, erkennen en op tijd delen? Velen herkennen alle drie, en vinden de laatste het beste. Ervaring leert dat het (kunnen) leren van je mislukkingen (keuze 1), de kans om bij jezelf te blijven (keuze 3) verhoogt. Misschien ironisch maar we wensen iedereen daarom oprecht veel leermomenten toe! Dat blijven wij ook doen.

Hoe vul je Time Management in (VIBES)?
Een sessie geven in twintig minuten in plaats van veertig? Het kan de klassieke valkuil opleveren dat je twee keer zo snel gaat praten (in plaats van minder te behandelen). Timemanagement kan een doel op zich zijn, maar een ervaren presentator of facilitator die zijn doelgroep echt wil bereiken, doet dat liever niet.
Een alternatief is dat je de inhoud halveert, en/of je onderwerpen meer aanstipt, dan dat je echt inhoudelijk de diepte ingaat. Je kunt ook aan de aanwezigen vragen wat hun voorkeur heeft: globaal overzicht of een onderwerp dieper behandelen. Of dat ze aangeven wanneer ze meer detail of diepte wèl verwachten. In termen van VIBES: het gaat niet om de tijdsduur an sich – hoe relevant ook – maar om HOE je WAT brengt. Samen met je publiek.

De inhoud onlogisch brengen… chaos (VIBES)!
Als je een werkvorm goed inhoudelijk doet, maar de verkeerde werkvorm inzet (niet logisch, bijvoorbeeld een visgraat doen als je al oplossingen hebt), of een relevante werkvorm overslaat, praten we niet zozeer over inhoudelijke onzin, maar over een onlogische Structure binnen VIBES.