Hoofdstukken
Bij procesverbetering is het van belang dat je samen met medewerkers het werk doet: samen bedenken en implementeren. Het faciliteren van workshops is het krachtigste middel om mensen mee te laten doen met het vinden en realiseren van procesverbeteringen. Bijvoorbeeld workshops binnen een 5S traject of een DMAIC.
Wat is een gefaciliteerde workshop?
Een workshop is een participatieve werkbijeenkomst, waarin mensen die belangen- of kennisdrager zijn, open en actief meewerken aan een gedragen resultaat. Een workshop wordt idealiter begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider of facilitator.
Wat kun je met een gefaciliteerde bijeenkomst bereiken?
Als je je bedrijfsprocessen kritisch onder de loep neemt, zul je de expertise, input en medewerking van medewerkers nodig hebben. Met een goed gefaciliteerde bijeenkomst bereik je:
- Een effectieve inzet van versnipperde kennis en kunde (kwaliteit)
- Meer en betere ideeën voor procesverbetering (kwaliteit)
- Echte participatie van medewerkers (draagvlak)
- Oplossingen die begrepen en gedragen zijn (draagvlak)
- Dat resultaten voor iedereen zichtbaar worden vastgelegd en gedeeld (communicatie)
De verbeteradviseur als facilitator
De facilitator is de begeleider van de bijeenkomst. Deze persoon bereidt de bijeenkomst voor en leidt deze in goede banen. De facilitator past werkvormen toe waarmee het gewenste resultaat wordt behaald. Verder in dit hoofdstuk vind je daar een aantal voorbeelden van. De facilitator neemt zo veel mogelijk een neutrale houding aan en stelt vooral veel vragen aan de deelnemers: waar zit de verspilling? Of hoe kan dit proces slimmer? Enzovoort. Als Lean of Lean Six Sigma Belt die een bijeenkomst begeleidt (faciliteert) is het belangrijk dat je deelnemers hun input laat leveren (faciliteren), waarna je eigen aanvullingen eventueel zelf kunt geven (adviseren).
Wanneer werkt faciliteren wèl?
Een workshop kan pas echt zijn vruchten afwerpen als er aan een paar omstandigheden en voorwaarden wordt voldaan. Ten eerste: de kennis en draagvlak van de deelnemers zijn echt nodig. Immers, als de uitkomsten voor de opdrachtgever al vaststaan is een workshop pure tijdverspilling. Het is dus van belang dat je de juiste kennisdragers en belanghebbenden selecteert. Daarnaast is er een zeker gevoel van relevantie of urgentie bij betrokkenen nodig. Ook is een sfeer van open dialoog belangrijk; pas dan komen de kennis en creativiteit van de deelnemers tot hun recht.
Wanneer helpt faciliteren niet?
Een workshop heeft zelden nut in een crisissituatie, of zonder urgentie. Immers, in een crisissituatie moet je direct handelen, terwijl bij het ontbreken van urgentie weinig mensen het gevoel zullen hebben dat ze nu iets aan het vraagstuk moeten doen. Ze hebben wel wat beters te doen.
Houd ook geen workshop als je geen of nauwelijks tijd hebt om die gedegen voor te bereiden. En zorg dat het vraagstuk eerst helder is , voordat je met een groep aan de slag gaat. Tenzij het (sub)doel van de workshop natuurlijk is: het helder krijgen van het vraagstuk.
Wat is je rol?
Voor een succesvolle workshop is het van belang dat je rol helder is, zowel voor jezelf als voor de deelnemers. De vraag die je jezelf dan stelt is: ben ik de facilitator, de inhoudelijk deskundige of beide? Wanneer je deze rollen combineert, is het aan te raden om een faciliterende houding aan te nemen. Dat houdt in:
- Stel vooral vragen aan de deelnemers, respecteer hun antwoorden en vul daarna zelf eventueel aan met je eigen ideeën
- Stel je oordeel over wat de deelnemers zeggen uit
- Kies de juiste werkvorm, waarin je de deelnemers uitnodigt tot het geven van hun input
