Lean Kata komt uit Japan. Het Japanse woord Kata 型 betekent, ingesleten handeling, of routine. In de vechtsport, bij karate bijvoorbeeld, hoort bij elke band een specifieke kata; een reeks verdedigings- en aanvaltechnieken. Deze 'kata' wordt naast andere trainingsvormen frequent herhaald zodat de karateka zich deze technieken eigen maakt en deze daarmee onderdeel gaan uitmaken van de vaste vechtpatronen (routines).
Lean Kata: Een echte verbetercultuur
Mike Rother omschrijft dit in zijn boek "The Toyota Kata" als volgt:
"Een lerende organisatie waar in de breedte systematische gedragspatronen zichtbaar zijn vanuit het 'wetenschappelijk denken', waarmee consequent ontwikkeling wordt gestimuleerd richting 'doelsituaties'. Hierbij beschrijft hij specifiek de 'verbeterroutine' en 'coachingroutine'; de verbeter- en coachingkata."
Rother onderscheidt vanuit de verbetercultuur dus twee cruciale kata's.
De verbeter kata:
Hiermee duidt hij specifiek op een systematische verbeterroutine. Deze verbeterroutine betreft de wetenschappelijke manier waarop wij ons als mens een weg banen van een huidige naar een gewenste situatie (doeltoestand) door structureel te experimenteren/leren (de essentie van PDCA) in een onbekend of onvoldoende bekend gebied.
De coaching kata:
Deze kata is bedoeld voor degene die teams en het individu begeleidt in het consequent en effectief toepassen van de verbeterroutine en vormt daarmee de katalysator voor het ontwikkelen van een verbetercultuur.
Toen ik eind 2009 in aanraking kwam met deze routines en de resultaten van de onderzoeken van Mike Rother, was er een grote herkenning met tal van situaties en vielen voor mij veel Kaizen puzzelstukjes op z'n plek. De mate van aandacht voor het ontwikkelen van deze 'nieuwe' routines bleek, als ik terug keek, een cruciaal element te zijn geweest in de ontwikkeling van de meest succesvolle teams. Inspirerend werkt ook het inzicht en de toepassing van de essentie van PDCA en het daarmee gericht experimenteren richting een doelsituatie. Mike Rother onthulde daarmee een aantal essentiële inzichten en maakte deze toegankelijk voor alle organisaties en professionals die werken aan een inspirerende en duurzame (Lean) verbetercultuur.
Bij onze klanten zetten we als LSSP ontwikkeling en bewustwording van deze cruciale routines in bij het ontwikkelen van een duurzame verbetercultuur. Inmiddels zijn de Lean kata's bekender en daarmee niet meer weg te denken uit ons open aanbod.
Reden genoeg om een Lean Kata training toe te voegen aan onze open trainingen.
Lean Kata in de praktijk
Met een grote glimlach en bescheiden als altijd loopt onze Lean Sensei de afdeling op. Eens in de twee maanden komt hij naar onze Nederlandse vestiging om de verschillende teams te coachen die ik sinds een paar maanden begeleid bij het toepassen van de Lean principes in de dagelijkse praktijk.
"Hi there, good to see you and be back here in the Netherlands. What's your biggest challenge these days? .... Can you tell me about the biggest hurdle to make progress? ......What did you try during the last 6 weeks after my last visit? ..... What did you learn? ..... Where are you now? .... Can you show me?"
Aandachtig luister ik en probeer te begrijpen waar hij op uit is. Op zich duidelijke vragen,... maar waarom stelt mijn coach exact dezelfde vragen als tijdens zijn vorige bezoek? Dit team is toch aan de slag gegaan met dashboards, heeft inzicht in haar prestaties en concrete verbeteracties waar men aan werkt (zie het kanban verbeterbord)? Wat wil hij nog meer... dit is toch de bedoeling vanuit continu verbeteren?
14 jaar lang ben ik als Lean professional gegroeid en heb vele organisaties in verschillende sectoren zien worstelen met het "implementeren" van Lean principes. Mensen coachen, motiveren, inspireren, opleiden en trainen op kunde in de toepassing..... met als doel een visie te verwezenlijken, veelal vanuit een "verbetercultuur".
De voorbeelden van organisaties waar ik een échte verbetercultuur heb mogen beleven, zijn echter schaars. De vraag hierbij is natuurlijk: "Wat is dat, een échte verbetercultuur?"
Lean Kata en PDCA (Plan, Do, Check, Act)
De PDCA-cyclus, wat staat voor Plan-Do-Check-Act, is een veelgebruikt concept in Lean Kata. Deze cyclus wordt beschouwd als de motor achter de systematische verbeteringen die binnen een Lean Kata-omgeving plaatsvinden.
Plan: In de 'Plan'-fase wordt de basis gelegd voor verbetering. Teams stellen duidelijke doelen en doelstellingen vast, identificeren problemen en ontwikkelen plannen om deze aan te pakken. Dit is waar Lean Kata begint, met een focus op het formuleren van verbeterideeën en het plannen van experimenten.
Do: In de 'Do'-fase worden de geplande acties uitgevoerd. Dit omvat het implementeren van verbeteringen, het uitvoeren van experimenten en het verzamelen van gegevens. Het komt overeen met de actiestappen binnen Lean Kata, waar teams actief werken aan het testen van hun hypotheses en het uitvoeren van experimenten.
Check: Tijdens de 'Check'-fase wordt de voortgang geëvalueerd en gegevens geanalyseerd om te bepalen of de beoogde verbeteringen daadwerkelijk worden bereikt. Binnen Lean Kata wordt dit weerspiegeld in de 'verbeterkata', waarin voortdurend wordt gereflecteerd op wat er is geleerd en welke aanpassingen nodig zijn.
Act: De 'Act'-fase is waar actie wordt ondernomen op basis van de bevindingen in de 'Check'-fase. Aanpassingen en verbeteringen worden geïmplementeerd en de cyclus begint opnieuw. Dit komt overeen met de kern van Lean Kata, waarin voortdurende aanpassing en experimentatie plaatsvindt om steeds dichter bij de gewenste doeltoestand te komen.
Lean Kata training
In onze 2 daagse Lean Kata training word jij bewust van bestaande routines en het doorbreken daarvan en ontwikkel je kennis en kunde in het toepassen van zowel de verbeter- als coachingkata in de praktijk. Middels simulaties, rollenspellen en eigen praktijkcases bereik jij jouw next level als lean coach. Tevens bieden wij de mogelijkheid tot praktijkcertificering als "Lean Kata coach".
Meer informatie over de Lean Kata training en inschrijving vind je hier.
