• Jörgen Putman
    "Kwartjes bij mensen laten vallen en op basis daarvan samen blijvende resultaten neerzetten"

    Jörgen Putman

  • anne_banner.png
    "Het mooie aan Lean Six Sigma vind ik dat het onmogelijke mogelijk wordt gemaakt"

    Anne de Lange

  • Marcus Bergman
    "Samen aantoonbare doorbraken realiseren inspireert en smaakt naar meer"

    Marcus Bergman

  • Frank Ottink
    "Echte resultaten kun je alleen vasthouden als je het echt samen met je mensen en je management doet"

    Frank Ottink

  • Klaas Jan Oldenburger
    "Vanuit ieders eigen kracht samen écht verbeteren inspireert en geeft energie”

    Klaas Jan Oldenburger

  • Carolien ter Weijden
    "Ideeën zijn mooi, maar zonder uitvoering, blijven het ideeën"

    Carolien ter Weijden

  • Judy Pander
    "Getriggerd worden altijd out-of-the-box te denken doet continu verbeteren"

    Judy Pander

  • willem-banner-1.png
    "Lean Six Sigma is enorm krachtig in de zoektocht naar structurele verbeteringen”

    Willem Heijboer

In deze tweede blog in de reeks de eerste keer dat… ga ik het hebben over de eerste keer dat je 5 * Waarom toepast. Deze methode wordt vaak gebruikt in combinatie met het visgraatdiagram maar je kan hem ook los toepassen in verschillende situaties. Doorvragen (5 * Waarom) wordt vaak onderschat of overgeslagen terwijl die eigenlijk heel belangrijk is. Daarom bespreken wij hem in onze Orange Belt, Green Belt en Black Belt training.

Waar komt het vandaan

5 * Waarom (of 5 times "Why ?") is een eenvoudige maar zeer effectieve Lean tool. Deze tool is ontwikkeld door Sakichi Toyoda (de vader van de oprichter van Toyota). De 5 * Waarom werd bij Toyota gezien als het basisonderdeel van het Toyota Production System. D.m.v. het gebruik hiervan leerden werknemers om tot de echte grondoorzaken van een probleem te komen. Deze doorvraag-methode is sindsdien over heel de wereld verspreid en wordt veel toegepast bij zowel Lean Six Sigma verbeterprojecten, bij een Root Cause Analysis (RCA) of bij een klantenonderzoek (om klantproblemen te begrijpen).

Wanneer gebruik je het?

De 5 * Waarom tool wordt het meeste gebruikt i.c.m. het visgraatdiagram. Naast het visgraatdiagram kan je de 5 * Waarom ook gebruiken tijdens een werksituatie als iemand gelijk een oplossing benoemd voor een probleem of een bepaalde aanname doet. Of tijdens je dagelijkse leven als er een probleem is met verschillende oorzaken dat maar blijft terugkomen.

Waarom gebruik je het?

Waarom gebruik je de 5 * Waarom eigenlijk? Sommige mensen snappen niet waarom het belangrijk is om deze methode toe te passen. Maar pas je hem niet of niet goed toe dan loop je het risico om de verkeerde oplossing te implementeren, waarmee je meer kosten maakt en het probleem blijft terug komen. Het is in de meesten gevallen niet zo dat je gelijk de grondoorzaak te pakken hebt van een probleem. Dat kan vaak pas als je dieper gaat. In het voorbeeld kan je zien dat het gebruik van de 5 * Waarom tool cruciaal kan zijn. Het kan letterlijk het verschil maken tussen een dure (onnodige) training afnemen voor je medewerkers, of een vaste afspraak maken met elkaar over waar iets hoort te liggen.         (voorbeeld: 5 * Waarom het wel en niet moet.)

5x_waarom.png

Hoe gebruik je het?

De eerste keer dat ik dat de 5 * Waarom tool ging toepassen vond ik het best lastig. Want bij de uitleg lijkt het allemaal makkelijk en logisch maar hoe stel je de vragen dan? Wat is de eerste stap? En wanneer weet je dat je bij een grondoorzaak zit? Toen ik dit voor de eerste keer ging doen als Orange Belt trainer, heb ik de volgende structuur aangehouden:

  1. Identificeer het probleem waarvoor de root-cause geïdentificeerd moet worden
    Stel de vraag: Waarom dit probleem is ontstaan?;
  2. Neem het eerste antwoord (of probleem) en stel opnieuw de vraag: Waarom is dit probleem ontstaan?
  3. Herhaal deze stappen totdat je bij de grondoorzaak (root cause) van het probleem bent gekomen.

In de praktijk

Tijdens die Orange Belt training ging het ondanks het gebruiken van de bovenstaande structuur niet helemaal soepel. Wat er gebeurde was dat iemand al gelijk met een oplossing voor het probleem kwam. Het probleem was namelijk dat een opdracht niet op tijd werd geleverd (zie voorbeeld). Iemand zei letterlijk: ‘’dan moeten we een time management cursus volgen met de afdeling of meer mensen aannemen’’. Op dat moment is het belangrijk dat je niet gelijk in oplossingen gaat denken, want zit je wel bij de grondoorzaak? Hier begint de waarom vraag. Dus dan vraag je aan de groep: “waarom stond de opdracht niet klaar?” Het antwoord kan heel verassend zijn in z’n geval zoals; de opdracht was zoek. Dan vraag je door waarom was de opdracht zoek? En dan kom je er achter dat het niet duidelijk is voor iedereen op de afdeling waar die opdracht hoort te liggen. Er was simpel weg geen vaste plek voor. Dan heb je de grondoorzaak te pakken en kan je naar de oplossing. In dit geval was die vrij eenvoudig ... namelijk een vaste plek aanmerken en dat duidelijk communiceren naar iedereen van de afdeling. Zo zie je dat 5 * Waarom een groot verschil in gekozen oplossing kan maken en dus nuttig is om toe te passen. De deelnemers van de training vonden dit een echte eye opener. Het kan ook zijn dat je door 5 * Waarom te vragen voorbij de grondoorzaak gaat. Dit merk je doordat je met de antwoorden die je krijgt steeds verder van het probleem verwijderd raakt. Dus let op; houd hierbij je gevoel en verstand in de gaten, zodat het allemaal wel logisch blijft. Dat blijft heel belangrijk bij Lean Six Sigma: gebruik altijd je eigen gevoel en 'boerenverstand'. Ondanks dat het in deze training goed afliep is het altijd spannend om een goede 5 * Waarom toe te passen, je weet namelijk nooit wat voor antwoorden je krijgt. Wat ik zelf heb ervaren is: oefening baart kunst, dus oefen zoveel mogelijk. Dan wordt je vanzelf een natural.

Samenvatting tips 5 * Waarom:

  • Altijd gebruiken bij Root Cause Analysis (grondoorzaken-onderzoek)
  • Pak de benoemde oorzaken één-voor-één
  • Als je meer verwijderd raak van het probleem, stop dan
  • 5x Waarom is de vuistregel, maar ben je er al stop dan
  • Pas toe in verschillende situaties
  • Blijft altijd je eigen gevoel en gezond verstand gebruiken
  • Veel blijven oefenen
Anne de Lange
Door Anne de Lange

"Het mooie aan Lean Six Sigma vind ik dat het onmogelijke mogelijk wordt gemaakt ”