Een RASCI- en RACI-matrix zijn nagenoeg hetzelfde, ze schelen ook maar slechts één letter. Beide matrices worden gebruikt in de Control fase van het DMAIC-model en geven inzicht in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen een project, proces of lijnwerkzaamheden.
Een RASCI-matrix bevat een extra 'S' in tegenstelling tot een RACI-matrix. Deze extra letter in het acroniem staat voor Supportive (ondersteunend) en dient als extra hulp bij een complexe processtap
De volledige afkorting staat voor Responsible (uitvoerende), Accountable (eindverantwoordelijke), Supportive (ondersteunend), Consulted (iemand die geraadpleegd moet worden), Informed (iemand die geïnformeerd moet worden)
De verschillen tussen een RACI matrix en een RASCI matrix
Het verschil tussen een RACI- en een RASCI-matrix ligt in een additionele stap die vaak wordt toegepast bij complexere processen waarbij ondersteunende (Supportive) rollen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuw geneesmiddel in de farmaceutische industrie. Dit ‘ontwikkelproces’ bevat verschillende fasen met gedetailleerde stappen waarbij een ondersteunende rol zoals een kwaliteitsinspecteur en meerdere regelgevende experts van essentieel belang zijn voor een succesvol project.
Een RACI-matrix wordt vaker toegepast in 'simpelere' werkprocessen zoals binnen de industriële markt. Een voorbeeld hiervan is het implementeren van een nieuwe productielijn in een fabriek waarbij de taakverdeling er als volgt uit kan zien.
Responsible: Een projectmanager dat het project begeleidt en coördineert
Accountable: Een technisch directeur of een leidinggevende die eindverantwoordelijk is voor het succesvol afronden van het gehele proces
Consulted: Een goed resultaat is vaak afhankelijk van technische ingenieurs en onderhoudsspecialisten die hun input en expertise leveren tijdens de implementatie
Informed: Medewerkers en belanghebbende uit andere afdelingen die belang hebben bij dit nieuwe proces.
Voorbeeld voor het toepassen van een RACI en RASCI matrix
Het faciliteren van een workshop over een RACI- of RASCI-matrix wordt toegepast in de eindfase van een verandering (Control-fase) en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van zijn of haar rol in het vernieuwde proces. Essentieel hierbij is het betrekken van medewerkers bij het opstellen van een matrix voor een gedragen uitkomst.
Hieronder is een RACI-voorbeeld te zien van het eindresultaat van het instellen van een nieuwe (kleine) productielijn in een fabriek. Op de Y-as staan de vernieuwde processtappen en op de X-as wordt het gehele projectteam weergegeven inclusief de belanghebbende afdelingen, deze dienen geïnformeerd te worden over de voortgang van het proces.
Zoals is te zien zijn er voor dit proces geen ondersteunende taken (S) nodig vanwege de relatief simpele processtappen. In het farmaceutische voorbeeld zal je zien dat er bij de processtap 'klinische testen' veel meer rollen zijn betrokken, inclusief ondersteunende taken (S) zoals een kwaliteitscontroleur, meerdere laboratoriumtechnici, die nodig zijn om de taak tot een succesvol einde te brengen.
Een simpele template en meer informatie is te vinden op de pagina over een RASCI-matrix
4 tips voor het succesvol opstellen van een RASCI- en/of RACI-matrix
1. Zorg dat alle collega´s betrokken zijn bij het opstellen van een RASCI- en/of RACI-matrix, zodat er samen tot een duidelijke taak- en rolverdeling kan worden gekomen en om weerstand te voorkomen.
2. Keep it Simple, te veel detail zorgt voor een té complexe matrix. Als er te veel stappen zijn, gebruik dan ´project deliverables´ i.p.v. taken.
3. Zorg altijd voor één eindverantwoordelijke (A) zodat het duidelijk is wie de stap kan aftekenen en er geen verwarring ontstaat.
4. Zorg dat het gehele team inzicht heeft in de matrix en dat alle belanghebbende op de hoogte zijn gesteld van het vernieuwde proces.
Conclusie
Een RASCI- en/of RACI-matrix is een simpel maar zeer effectief model dat inzicht geeft in een vernieuwd of bestaand proces. De RASCI-matrix wordt eerder gebruikt bij complexere processen en De RACI-matrix bij simpelere processen. Door het duidelijk op te stellen van een matrix zal er geen verwarring ontstaan tijdens het traject of binnen een bepaald proces en is het duidelijk wat er van eenieder wordt verwacht.
Deze matrix komt o.a. terug in onze Green Belt training. Deze 6-8 daagse training is opgebouwd aan de hand van de DMAIC-projectaanpak en stelt je in staat om zelfstandig een verbetertraject uit te voeren in jouw eigen organisatie. De Yellow Belt training en Orange Belt training zijn meer een introductie tot Lean en Six Sigma.
