Procesanalyses impliceren veelal procesbeschrijvingen (visuele overzichten van bestaande of nieuwe processen) met aanvullende, specifieke analyses erbij.
Procesbeschrijvingen met aanvullende analyses, zoals een TIMWOODS sessie, FMEA, Takttijd-analyse of PCE levert vaak grondoorzaken op. Een overzicht van diverse soorten procesanalyses is hieronder gegeven. Beoordeel of je verbetertraject zich richt op specifieke typen verspillingen (linker kolom). Dat bepaalt mede welke tool je kiest (rechter kolom).
Bedenk dat veel van deze tools ook eerder kunnen worden ingezet, zoals een Makigami Mapping voorafgaand aan een verbeterproject, of een VSM-workshop in de Meetfase om tot een meetplan te komen. En later, voor in TO-BE situaties.
Voorbeeld van hoe een procesanalyse de sales verbeterde
Black Belts zijn vaak gek op procesanalyses, zoals het koppelen van klantbehoeftes aan processtappen, of het maken van Value Stream Maps. Ze geven prachtig inzicht in het procesverloop, en de klantwaarde die elke stap toevoegt.
Zo ook bij een kleine handelsorganisatie waar de Black Belt Kjeld Bontenbal samen met de afdeling verkoop het orderproces in kaart bracht. Al snel bleek dat de klanten conform hun wens binnen 24 uur bediend werden. En toch was men intern niet helemaal tevreden. Een verdergaande procesanalyse hielp.
De VOC en VOB in een proces visualiseren
Een procesbeschrijving an sich is voor veel mensen niet altijd sexy. Interessanter wordt het, als de verbinding tussen enerzijds het proces, en anderzijds zowel de externe klantwensen (Voice of the Customer, VOC) als interne klantwensen (Voice of the Business, VOB) gelegd wordt. In dit traject is bij elke processtap aangegeven of deze wel of niet voldeed aan klantwensen.
Hieronder een versimpelde weergave van het order proces, met de VOC en VOB erbij.
Ook zijn procestijden uiteindelijk verwerkt in een Value Steam Map (hier niet getoond). Door de VOB zichtbaar te maken in een proces, kunnen alle projectleden meedenken vanuit het bedrijfsperspectief, waardoor proces overstijgende verbeteringen binnen bereik komen. Het team ging ook bij de klanten (VOC) op onderzoek uit om te ontdekken waarom offertes geen orders werden. Gebrek aan opvolging bleek de primaire reden te zijn. Sindsdien wordt er gemiddeld 8% meer tijd besteed in het offerte proces, met een 30% stijging van de quote-to-order ratio als gevolg.
Conclusie: Door een goede procesanalyse werd duidelijk dat een tijdsinvestering van 8% een resultaat van 30% opleverde.
