Goed faciliteren en goed verbeteren gaan eigenlijk hand in hand. De expliciete koppeling tussen enerzijds het faciliteren van workshops, en anderzijds de wereldwijd populaire verbeteraanpak DMAIC (die we in dit boek uitgebreid behandelen), is dus niet zo gek. Wel wat vreemd is dat deze koppeling vaak onduidelijk is, of toch grotendeels wegvalt bij de meeste boeken die Lean Six Sigma behandelen. Hierbij onze inzet.
DMAIC, tools en diverse werkvormen
Tijdens een DMAIC worden standaard een aantal zogenaamde tools ingezet. Een tool is Engelstalig Lean Six Sigma jargon voor gereedschap binnen een aanpak zoals DMAIC of een Lean programma. Denk hierbij breed, zoals aan het maken van een planning, soms een concept zoals Poka-Yoke, of aan brainstormen.
Een aantal van deze tools heten, binnen de wereld van facilitators, een werkvorm. Ingezette werkvormen worden binnen DMAIC door een Belt of facilitator vastgesteld. Een werkvorm in een DMAIC heet dus ook wel tool of workshop-format.
Veel werkvormen in DMAIC en erbuiten
Er zijn echt tientallen werkvormen gangbaar binnen Lean Six Sigma, zie bijvoorbeeld het DMAIC overzicht met enkele werkvormen op de pagina hierna. Daarnaast zijn er ook vele inzetbaar in Kaizen events, zoals in SMED of 5S.
Ook in strategisch relevante onderdelen, zoals projectselectie of visievorming, adviseren wij een passende werkvorm (visueel sterk volgens de Metaplan© methode bijvoorbeeld). Bij onderwerpen zoals projectselectie, bijvoorbeeld voorafgaand aan een DMAIC, kun je heel concreet denken aan een Brown Paper Process Mapping Session, een TIMWOODS-sessie of een type brainstorm.
Kijk per fase van DMAIC naar de mogelijke werkvormen, en welke voor jouw situatie van toepassing zijn. Ga uit van minimaal één werkvorm per DMAIC fase. Stem de duur van de werkvormen en bijbehorende beschikbaarheid van deelnemers goed af met je opdrachtgever. Hoe je een werkvorm binnen DMAIC voorbereidt: zie eerder dit hoofdstuk.
Werkvormen in Define
Meerdere werkvormen of workshops uitvoeren in een DMAIC, is standaard binnen Lean Six Sigma. Als we specifiek inzoomen op Define, praten we vaak over de SIPOC of een VOC-analyse.
DMAIC & werkvormen
Hieronder hebben we DMAIC als verbeteraanpak met diverse workshop-gerelateerde werkvormen weergegeven. DMAIC bestaat uit nog veel meer tools; hier zijn enkele populaire werkvormen binnen DMAIC aangegeven. E
en aantal werkvormen kun je in meerdere fasen inzetten, zoals procesbeschrijvingen, een Value Stream Map (VSM), de N/3 stem-methode of de ‘Plus & Klus’ feedback (feedback is altijd op te halen, uiteraard).
Voorbeeld SIPOC
DMAIC wordt als verbeteraanpak steeds meer ingezet bij diverse organisaties. Bij de start van een DMAIC (Define) wordt bijna altijd een SIPOC als werkvorm gekozen. Onderstaande zijn voorbeelden hiervan.
Meer details over deze werkvormen of tools kun je vinden in het hoofdstuk DMAIC: Define.
