Een week agenda is een weekindeling van werkzaamheden met een vaste weekritmiek. Al het werk wordt gepland en zoveel mogelijk samengevoegd tot blokken. De leidinggevende of medewerker prioriteert en plant de werkzaamheden zodat er voldoende tijd overblijft voor de belangrijke zaken en tijd op de werkvloer.
De vuistregel is dat een leidinggevende ongeveer 50% van de tijd op de werkvloer aanwezig is. Hierdoor wordt het verbeterpotentieel van de medewerkers optimaal benut. Door de weekagenda transparant te delen met het team, is bekend wanneer leidinggevende beschikbaar is.
Bijvoorbeeld er is een probleem aangekaart om 09:00 uur in een dagstart op de werkvloer door Joeri en Leon. Hun teamleider Rick neemt dit probleem vervolgens mee naar zijn MT dagstart om 10:00 uur.
Indien nodig, wordt vervolgens dit probleem ook weer meegenomen door zijn leidinggevende Hendrik naar de KMT dagstart om 12:00 uur. Hiermee kan binnen een dag een antwoord teruggekoppeld worden aan de teamleden Joeri en Leon.
Een voorbeeld van een Nederlands bedrijf die deze gecascadeerde meeting structuur zeer succesvol heeft geïmplementeerd is Scania. Binnen een dag hebben medewerkers antwoord op hun hulpvraag. Het is belangrijk om de weekagenda’s af te stemmen met je collega’s, zodat de verschillende agenda’s optimaal op elkaar aan sluiten.
Doelen van een weekagenda
- Zorgt voor duidelijkheid, rust en vergroting van concentratie en focus op de belangrijke zaken
- Standaardisatie: zorgt voor ‘flow’ gedurende de dag en week, van de medewerker zelf en de organisatie in het algemeen
- Betere cascade van informatie, inclusief hulpvragen, antwoorden en besluiten
“De vaste weekritmiek heeft mij tijd en rust opgeleverd. Ik weet dagelijks wat er op de vloer speelt en het maakt de organisatie minder stroperig.” Manager bij ABN Amro Bank
Weekagenda aanpak
- Analyseer en prioriteer de dingen waar je tijd aan moet en wil besteden
- Cluster zoveel mogelijk gelijksoortige activiteiten tot een blok (reduceer taakwisseling)
- Plan minimaal onderstaande blokken in je agenda:
- De standaard werk uren en pauzes
- De prestatiedialogen (dagstart & weekstart) op teamniveau, MT/ keten niveau
- De overige meetings met veel deelnemers, b.v. stuurgroepen
- De bila’s en coaching gesprekken met je medewerkers
- Klantgesprekken/ bezoeken
- Persoonlijke taken (b.v. voorbereiden en uitwerken van meetings)
- Verbeterblokken
Synoniem en/ of alternatief van een weekagenda
Standaard weekagenda, WILO (Week In the Life Of), DILO (Day In the Life Of).
Duur van het maken van een weekagenda
Het ontwerpen van een weekagenda kost ongeveer 1 uur.
Voorbeeld van een weekagenda
Zie hieronder voor het verschil tussen een niet geoptimaliseerde weekagenda en een geoptimaliseerde weekagenda.
