Voor het dagelijks werken aan continu verbeteren is meer nodig dan alleen verbeterprojecten uitvoeren. Dag- en weekstarts helpen om op een effectieve en structurele manier met elkaar af te stemmen. Deze kort cyclische sessies noemen we Lean Operationeel Management (LOM).
Voor het sturen op gewenst gedrag tijdens team overleggen zoals een dag- of weekstart is een Gedrag Observatie Programma (afgekort GOP) een veel gebruikte methode.
Waarom een Gedrag Observatie Programma?
Van alle risicofactoren van een traject is de voorspelbaarheid van menselijk gedrag het moeilijkst meetbaar. Met een Gedrag Observatie Programma kun je hier grip op krijgen.
Door inzicht te krijgen in iemands gedragingen - zowel verbaal als non-verbaal - kunnen we veel bereiken. Door bewust te observeren, feedback te geven en doelgerichte aanpassingen te maken, kunnen teams hun prestaties verbeteren en succesvolle resultaten behalen.
Stappenplan voor een Gedrag Observatie Programma
Een handig hulpmiddel voor een Gedrag Observatie Programma is de competentie checklist. Deze stel je per situatie op en baseer je op het gewenste gedrag waar je als team naartoe wilt werken.
Hieronder tref je een stappenplan om te komen tot een competentie checklist die bij dag- of weekstarts gebruikt kunnen worden.
Stap 1: Bereid het dialoog voor
Het dialoog voorbereiden omvat het plannen van de bijeenkomst. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden aanwezig zijn en geef de aanleiding en het doel van de competentie checklist duidelijk aan.
Stap 2: Ontwikkel een checklist met de "gewenste gedragingen."
Ontwikkel een checklist met de eigenschappen waaraan de 'ideale medewerker' hoort te voldoen binnen jouw organisatie of team. Deze checklist dient als referentiekader tijdens het observeren en analyseren van het gedrag van teamleden tijdens de GOP.
Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- Is iedereen op tijd aanwezig?
- Laat iedereen elkaar uitpraten?
- Zijn de actiepunten en doelen helder?
Stap 3: Breng het gedrag van teamleden in kaart
Breng van ieder teamlid in kaart hoe hij of zij reageert in verschillende situaties. Observeer of ze bijvoorbeeld onomwonden hun mening geven of eerder terughoudend zijn. Let ook op non-verbale signalen en lichaamstaal.
Stap 4: Analyseer de interacties binnen het team
Onderzoek of teamleden elkaar aanspreken op fouten of ongewenst gedrag. Let daarbij op de aard van deze interacties: zijn ze constructief of juist destructief? Dit biedt inzicht in de teamdynamiek en de kwaliteit van communicatie binnen het team.
Stap 5: Bied ondersteuning aan medewerkers
Identificeer welke medewerkers eigenschappen hebben die niet aansluiten op het gewenste gedrag en die hier een hulpvraag bij hebben. Bied deze medewerkers ondersteuning aan, bijvoorbeeld door ze te koppelen aan een mentor of coach die ze kan begeleiden bij hun ontwikkeling. Deze ondersteuning kan helpen om individuele teamleden te laten groeien en bij te dragen aan het succes van het hele team.
Naast dat het implementeren van een GOP voor betere communicatie en effectievere meetings zorgt, geeft het ook een persoonlijk inzicht voor de werknemers en kan het een dramadriehoek doorbreken waardoor de teamdynamiek aanzienlijk verbeterd wordt.
Voorbeeld van een competentie checklist
Dit voorbeeld is van een competentie checklist voor een Sales overleg:
