Wel eens in een workshop gezeten waarmee je voor je gevoel ‘tot niets’ kwam? Vast wel. Wel eens zelf een workshop verzorgt als facilitator? Ja? Lastig om dit goed te begeleiden? Vast wel herkenbaar, maar … hoe faciliteer je een workshop effectief? Immers, de meeste mensen doen dit niet dagelijks. In deze blog geven we 5 tips voor in de praktijk.
Allereerst: Wat ís een (groepsgewijze) workshop?
Een definitie van een groepsgewijze workshop is geen overbodige luxe, zo leren wij.
Een groepsgewijze workshop is een interactieve sessie, waarin een groep mensen open en actief meewerken (volgens (een) werkvorm(en)) om tot een gedragen (tussen)resultaat te komen.
Of in één zin: Een workshop is een interactieve sessie, waarin belanghebbende meewerken om tot een gedragen resultaat te komen
Toegelicht: de groep mensen ofwel deelnemers zijn kennis- en ervaringsdragers of relevante experts. Een resultaat van een workshop kan een aantal acties zijn, een overzicht van een proces, een overzicht van oorzaken, maar ook een lijst van (geselecteerde) oplossingen.
Een workshop wordt idealiter begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider, ook wel facilitator genaamd. Het verzamelen van betrokkenen en het begeleiden van de workshop is niet het enige waar een goede facilitator aan voldoet. Hoe zorg je dat de meesten of zelfs iedereen op één lijn zit, actief bijdraagt en zich gehoord voelt gedurende de workshop?
Het goed kunnen faciliteren kan dus het verschil maken tussen een productieve workshop en een die zijn doel(en) mist. Als facilitator van een workshop ben je niet alleen verantwoordelijk voor het leiden van een interactieve werkbijeenkomst, maar ook voor het creëren van een omgeving waar deelnemers zich vrij voelen om ideeën te delen, meningen te uiten en actief bij te dragen. Hoe kan je dat doen?
Vijf tips voor het goed faciliteren van een workshop met praktijkvoorbeelden
1. Zorg voor een goede voorbereiding & bereidwilligheid
Een facilitator zorgt ervoor dat relevante mensen (belanghebbenden) het nut van de workshop inzien. Dit houdt in dat je als facilitator niet alleen kijkt naar het doel van de workshop, maar ook naar het ‘hoger’ doel, bijvoorbeeld naar het projectdoel waarbinnen deze workshop valt. Of dat de workshop helpt als tussenstap om een strategisch doel van de organisatie te halen.
Voorbeeld: Bij een project over ‘beter onderhoud doen’, vond het projectteam het goed om te kijken naar het gehele proces van onderhoud doen. Zodat iedereen begrijpt wat ze allemaal aan het doen zijn. De opdrachtgever (manager onderhoud) vond het gelukkig ook belangrijk om mee te starten, want ook hij kreeg terug van vooral de relatieve ‘nieuwkomers’ dat “veel nog altijd onduidelijk was”.
Uit elke afdeling kwamen ze met minimaal twee personen. Zoals van de afdeling Planning en van de toen drie regionale onderhoudsteams met Maintenance Engineers. Een mix van ‘ervaren rotten’ (minimaal tien jaar ervaring) en ‘nieuwkomers’ (werkten er nog maar twee jaar). Van daaruit verzorgden we andere soorten workshops.
Er werd uiteraard ook een goede ruimte gereserveerd, en werd er tijdig bij overlegmomenten het (project)doel en het doel van de eerstvolgende workshop vermeld.
Achteraf gaven meerdere Engineers aan dat ze het echt ‘tof’ vonden, dat zij zelf betrokken werden bij de verbeteringen, en dat niet enkel de manager of de teamleiders de veranderingen aankaarten.
2. Een werkbare, ‘veilige’ omgeving creëren als facilitator
Als een deelnemer van de workshop is het belangrijk om een omgeving te creëren waarin zij zich comfortabel voelen om actief deel te nemen aan discussies.
Probeer dus niet zelf de antwoorden in te vullen maar zorg dat de input in de workshop afkomstig is van de deelnemers zelf. Vragen stellen aan de groep, antwoorden samen te vatten, of te sturen op afdoende tijd voor input, is juist wel toegestaan als facilitator. Graag zelfs!
Anders verwoord, het creëren van ‘psychologische veiligheid’ is belangrijk.
Voorbeeld: In een overbekende Nederlandse dienstverlenende organisatie, was in een workshop een manager aanwezig die de rest van de betrokkenen nauwelijks aan het woord liet over pijnpunten. Hij nam het woord en benadrukte dat er ‘geen enkel probleem’ was in zijn deel van het proces.
De andere mensen die daar werkten, keken met verbaasde en fronsende blikken toe. Het bleek als de uitdrukking: een manager die in het openbaar zijn ‘straatje schoonveegde’. Tsja, daar kom je niet verder mee in zo een sessie. Nadat hij -door een interventie van mij- wegging tijdens de pauze, kwamen de pijnpunten gelukkig wel naar voren. Daarna werd het gelukkig wel opgepakt door de manager-van-de-manager in kwestie. Sterker nog, niet alleen bedankte zij de deelnemers voor hun bijdrage aan het einde van die workshop (waar ze aan het einde bij kwam). Zij had hun inbreng daarna ook in een vervolgtraject verwerkt.
3. Een werkvorm is nodig voor de interactieve hoofdstructuur van je workshop
Welke werkvorm kies je?
Dat hangt af van wat je wilt bereiken in je workshop. Wil je een analyse op kansen en bedreigingen van een organisatie met een groep? Dan denkt een bedrijfskundige misschien direct aan een SWOT analyse samen te doen op een groot digibord.
Een werkvorm is vaak een interactieve invulling van een techniek zoals een SWOT. Zoals het werken met een (digitaal) white board, plakbriefjes en stiften en met bijvoorbeeld SWOT op de white board als structuur gezet.
Wil je:
- Een lijst met mogelijke oplossingen? Denk dan aan brainstormtechnieken zoals brainstormen met plakbriefjes, of bijvoorbeeld met de 6 denkhoeden van De Bono (van: ‘Lateraal denken’)
Er zijn meerdere technieken om deelnemers uit hun routinematige denkwijze te halen voor andersoortige oplossingen. Dit kan handig zijn bij een brainstormsessie. De ‘zes denkhoeden’ van de Bono is een voorbeeld van Lateraal brainstormen & selecteren. Het wordt gebruikt om het probleem van meerdere perspectieven te bekijken. Met verschillende hoeden (perspectieven) dwing je deelnemers om het probleem vanuit een ander perspectief te bekijken, zodat er een volledig beeld van een situatie bestaat.
- Een korte lijst met mogelijke grondoorzaken? Denk dan bijvoorbeeld aan een visgraatanalyse of de FMEA techniek
- Een proces-overzicht of zelfs procesanalyse? Denk dan aan een SIPOC, VSM of andersoortige proces gerelateerde werkvorm
- Een onderdeel samen invullen van de strategie? Denk dan een werkvorm waarin je een SWOT behandeld, of dat je (een deel van) de OGSM ontwikkeld in een groep. De foto hieronder is van een strategiesessie die LETTERLIJK op de werkvloer plaatsvond.
Zie voor de keuze en/ of invulling van werkvormen de blog over een workshop succesvol faciliteren. Het kiezen van een goede werkvorm is namelijk geen sinecure.
Een tip-in-de-tip: je kunt ook het boek: “Lean Six Sigma: Samenzinnig verbeteren” kopen. Dit boek heeft namelijk heel veel werkvormen in huis, en een apart hoofdstuk (H 4) wat over faciliteren gaat.
4. Voor de leuk: heb ook een ‘mini-werkvorm’ achter de hand, genaamd de ‘icebreaker’ of ‘energizer’
Een goede facilitator is zich bewust van zijn omgeving en weet hoe hij/zij iedereen weer uit een zogenaamde ‘energie-dip’ kan halen.
Dit kan bijvoorbeeld met een kleine pauze. Of, ludieker, met een icebreaker of energizer. Het doel hiervan is om iedereen op hun gemak te stellen en/of hernieuwde energie (aandacht) te krijgen vanuit de deelnemers.
Voorbeeld: Op de vrijdagmiddag een sessie doen? Mmm… Er werd door de voorzitter plots gevraagd of wij 10 tot 20 squats wilden doen. Wat blijkt nou, zo gaf hij later aan, dit was een wetenschappelijk erkende manier om je concentratie een boost te geven. “Een minuutje squatten bevordert de bloedtoevoer naar de hersenen, geeft je concentratie een boost en helpt je betere beslissingen te maken”, aldus de onderzoekers uit dit artikel.
Ideaal als je op de vrijdagmiddag nog een besluit wilt nemen op groepsniveau!
Er zijn talloze manieren om het ijs te breken of de energie erin te houden gedurende een (lange) meeting. Om een tip-bij-de-tip te geven: de invulling kan je zelfs af laten koppelen aan het type workshop. Als je de energizer kunt koppelen aan je doel om te besluiten bijvoorbeeld, zoals in het ‘squats voorbeeld’ is genoemd inzake er betere besluiten mee kunnen maken, kunnen mensen het vaak erg goed waarderen.
5. Om te leren of groeien als facilitator: feedback en evaluatie
In het kader van continu verbeteren is het belangrijk om regelmatig feedback te ontvangen als facilitator. Wat ging er goed en wat kan er beter?
Een model dat gebruikt kan worden is het VIBES© model, al dan niet in combinatie met een zogenaamde ‘plus-klus’, ook wel ‘top-tip’ sessie. Het helpt om te leren van een workshop als facilitator, maar ook dat deelnemers onderling elkaar beter begrijpen door feedback te geven en te ontvangen.
Binnen LSSP gebruiken wij geregeld het VIBES© model, dit is een acroniem welke staat voor: Voice, Information, Body, Emotion en Structure en wat ervoor zorgt dat elk aspect van faciliteren besproken wordt. Zie hieronder een overzicht.
Disclaimer: het gaat als facilitator-zijn dus niet geheel over de inhoud (Info). Als facilitator dien je naar alle vijf de onderdelen van VIBES te kijken. Of er één van uit te lichten om bij een volgende keer (beter) mee te nemen.
Genoeg gelezen! Wil jij als topper verder groeien met het faciliteren van effectieve workshops?
Concreet: volg de Green Belt of zelfs Black Belt opleiding van LSSP. Er is in onze trainingen juist oefentijd als facilitator. Leren door te doen! Dit gaat immers verder dan PowerPoint presentaties ‘over de bühne’ te gooien. Gebruik bijvoorbeeld een white board of een brown paper om er met de deelnemers samen iets zinnigs van te maken.
