Gantt charts, strokenplanningen en andere visualisaties van voortgang zijn in mijn optiek onmisbaar bij het uitvoeren van een (Lean Six Sigma) project. Vaak is het zo dat er een beperkt deel van de week gewerkt wordt aan het verbeterproject, dit betekent dat je deze geblokte tijd optimaal wilt benutten. In deze blog neem ik je mee in mijn ervaringen rondom het thema Gantt chart.
Een Gantt chart, ook wel strokenplanning genoemd biedt overzicht van de projecttaken en mijlpalen van een project over een tijdperiode. Dit diagram stelt teams in staat te zien welke taken zijn voltooid, welke lopende zijn, en welke nog moeten beginnen.
De chart is een horizontaal balkendiagram die projecttaken weergeeft in een chronologisch tijdsoverzicht. Elke balk in het diagram vertegenwoordigt een taak, waarbij de lengte van de balk aangeeft hoelang deze taak duurt.
3 voordelen van een Gantt chart binnen projectmanagement
De Gantt chart wordt vaak toegepast binnen projectmanagement en geeft daarbij de volgende voordelen:
1. Onderlinge verbanden tussen taken
Naast een visuele weergave van de werkzaamheden, laat dit plaatje ook zien wat de onderlinge verbanden tussen de taken zijn. Bepaalde taken kunnen op elk moment worden uitgevoerd en andere moeten op zich laten wachten tot een andere taak volledig is afgerond.
In de bouwsector wordt de Gantt chart vaak gebruikt aangezien individuele taken afhankelijk zijn van elkaar. Zo kan je nog niet werken aan de fundering als het grondwerk nog niet is gelegd, en kunnen de tegels niet gezet worden in de badkamer als de loodgieter zijn werk nog niet heeft afgerond.
Dit geldt ook voor een verbeterproject. Zo kan je nog geen stakeholderanalyse doen als je stakeholders nog niet bepaald zijn. En zo kan je de stakeholders nog niet bepalen als je nog geen SIPOC gedaan hebt. Volgordelijkheid is een belangrijk thema binnen projectmanagement en dit diagram biedt daar een uitkomst voor.
2. Flexibiliteit in veranderingen
Doordat projecten vaak moeten worden bijgesteld door klantenfeedback en/of interne feedback is het belangrijk om deze vertraging te communiceren door middel van de balk te verplaatsen naar de tijd dat deze nodig heeft en dit te communiceren naar teamleden.
De rest van het diagram zal zich aanpassen aan jouw verandering, zo zie je precies wat de impact is van jouw verandering op de tijdslijn.
Ook stelt een Gantt chart in staat om de vertraging vroegtijdig op te merken waardoor de impact hiervan kan worden gereduceerd.
3. Visuele weergave van de voortgang bijhouden
In één oogopslag kunnen teamleden zien wat de status is van het project, zo kunnen zij zien hoe hun werk bijdraagt aan het geheel en ook hun overige werkzaamheden afstemmen op de hoeveelheid werk dat gaat komen.
Dit voordeel kan worden uitgebuit door de Gantt chart met enige regelmaat te printen en boven je bureau op te hangen. Zo daag je jezelf en je teamleden extra uit om planmatig te werken en afwijkingen van de planning op een hoge frequentie te bespreken.
De valkuilen van een Gantt-chart
De Gantt-chart heeft naast de vele voordelen ook een paar valkuilen.
- Bij te grote projecten zullen de vele taken en teamleden het diagram onoverzichtelijk maken.
- Een ander nadeel is het aantal uur dat nodig is om de Gantt-chart te maken, bij te stellen en te communiceren naar alle teamleden, vooral bij snel veranderende omgevingen zou dit extra tijd vereisen. Gebruik bij voorkeur dan ook bestaande templates.
- Het niet consequent actualiseren van de Gantt-chart kan tot frustraties leiden. Het is een dooddoener, maar ó zo waar. Discipline is een belangrijker drijver om deze grafiek succesvol te kunnen gebruiken.
Gantt-chart binnen Lean Six Sigma
Een Gantt-chart wordt vaak gebruikt bij DMAIC-projecten (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).
Bij het opstellen van de Project Charter, wat dient als ´toets´ of een DMAIC-project nuttig genoeg is om er mee te beginnen, wordt er een projectplanning gemaakt. We gebruiken bij deze planning de Gantt-chart als visualisatie.
Naast de probleemomschrijving, de business case en meetbare doelstellingen, is het belangrijk om elke fase van project een start en einddatum te geven. Dit geeft jouw sponsor en stakeholders een goed beeld van de loop van het project.
Conclusie
Tijd is geld wordt wel eens gezegd, ik weet niet of ik het daar in algemene zin helemaal mee eens ben. Eén ding is zeker: in de razernij van het leven komen we er steeds meer achter dat tijd zeer kostbaar, en niet in geld, uit te drukken is.
Binnen het uitvoeren van projectmanagement is tijd wel degelijk een middel (resource) en moet je hier zorgvuldig mee om gaan. De Gantt-chart is DE tool om jezelf voor te bereiden op een succesvolle planning van jouw (verbeter) project.
