In deze blog in de reeks de eerste keer dat… ga ik het hebben over de eerste keer dat je een VSM (Value Stream Map) maakt. Een VSM stelt je in staat om het huidige proces stapsgewijs in kaart te brengen om vervolgens een verbeterd toekomstig proces, met minder verspilling, te ontwerpen.

De oorsprong van de Value Stream Map

Zoals zoveel lean tools komt De Value Stream Map ook bij Toyota vandaan. Hier wordt de methode "material and information flow mapping" genoemd. Tussen 1948 en 1975 is bij Toyota het zogenoemde Toyota Production System (TPS) ontwikkeld, waar o.a. de VSM uit voort is gekomen. Met een VSM kun je processen analyseren en is zowel toepasbaar in productie als dienstverlening. Er zijn veel verschillende manieren waarop je een VSM kan inrichten met diverse iconen. Hiernaast een overzicht van veel gebruikte iconen.

Hoe maak je een VSM met de mensen?

1. Nodig de betrokken van het proces uit voor een workshop en hang een aantal grote brown papers naast elkaar op een muur
2. Vraag de deelnemers van de workshop om de verschillende processtappen op post-it’s op te schrijven. Begin bij de lverancier (supplier) en schrijf alle bewerkingstappen op tot het product bij de klant is. Als iedereen zijn/haar bewerkingsstappen heeft opgeschreven hang ze dan op volgorde achter elkaar met daartussen het transport (in de afbeelding de zwart met witte pijlen)
3. Geef daaronder per stap de bewerkingstijden en wachttijden van het product/de service weer op een aparte regel. Belangrijk hierbij is dat er een zo realistisch mogelijke schatting wordt gemaakt. Maar let op (!) want mensen die achteraf de tijdsduur van een bepaalde activiteit bepalen, schatten die soms te hoog en soms juist te laag in. Dus na het maken van de Value Stream Map (op onderdelen) echt meten is wel aan te raden
4. Geef vervolgens per stap aan of die waarde toevoegend, noodzakelijk of indirect waarde toevoegend, of niet waarde toevoegend (verspilling) is. Dit kan d.m.v. groene (waarde toevoegend), blauwe (indirect waarde toevoegend) en rode (verspilling) post-its onder de processtappen te plakken
5. Bereken nu de PCE (Proces Cycle Efficiency). Dit is de (gemiddelde) tijd van de waarde toevoegende stappen in het betreffende proces, gedeeld door de (gemiddelde) totale procesduur. In formulevorm:                                                             De PCE is een krachtig kengetal waarmee direct voor de gehele groep inzichtelijk wordt hoe het proces presteert. Uit de praktijk blijkt dat bij een onverbeterd proces (normaal proces) de PCE vaak slechts 1-20% is
6. Vraag de deelnemers om irritaties/knelpunten per processtap op te schrijven. Zet deze vervolgens om in oplossingen. Maar let op, doe dit alleen als de oorzaak bekend is. Zo niet dan wordt nader onderzoek aangeraden voor het bedenken van een oplossing
7. Na verbeteringen voor het oplossen van knelpunten te hebben doorgevoerd, is het goed om de VSM te updaten en opnieuw de P.C.E. te berekenen om te kunnen zien hoeveel verbetering er geboekt is door jou en je team! Dit helpt om aantoonbaar te verbeteren

Value Stream Map in de praktijk

De eerste keer dat ik een VSM workshop deed met een groep was bij een overheidsinstelling. Om te beginnen was het al een uitdaging om de bedoeling van de workshop duidelijk uit te leggen. Deelnemers hadden veel vragen omdat ze nog nooit zoiets hadden gedaan. Daarom hield ik de uitleg kort en bondig om zo snel mogelijk met de uitvoering te beginnen, hierdoor werden veel vragen al beantwoord. Ook vonden de deelnemers het lastig om op een post-it duidelijk de verschillende handelingen die ze deden op te schrijven. Het is een kunst om dit kort en helder op te schrijven op een post-it. Maar zoals met zoveel dingen, hoe vaker je het doet hoe makkelijker het wordt. Belangrijk is dat je er de nadruk op legt dat de deelnemers concreet moeten opschrijven wat ze doen en één post-it per handeling gebruiken. Een iemand had bijvoorbeeld opgeschreven ‘betalen’; weet je nu wat er precies wordt bedoelt? Nee, waarschijnlijk niet. Maar als je dan vraagt: wat bedoel je daar precies mee? Betalen van wat en aan wie? Stond er daarna ‘betalen van de uitkering aan een burger’. Nu snapt iedereen wat er precies wordt bedoelt.

Bij het bepalen van waarde toevoegende en niet waarde toevoegende activiteiten heb ik TIMWOODS gebruikt. Dit acroniem helpt om verspilling te kunnen identificeren. Na het uitrekenen van de PCE was er echt even een moment van stilte. De deelnemers waren toch wel geschrokken van het lage percentage waarde toevoegende activiteiten. Die schok kan je dan gelijk gebruiken om deelnemers pijnpunten te laten benoemen die later omgezet kunnen worden naar oplossingen/verbeteringen. Deelnemers kunnen dan samen in actie komen om het proces te verbeteren, en daarmee het PCE percentage te verhogen. De groep werd hierdoor erg gemotiveerd om het proces te gaan verbeteren. Dat is precies wat je wil bereiken met deze workshop. Over de oplossingen kan je altijd later nog discussiëren, maar bij het maken van de VSM is het doel om de deelnemers het  verbeter potentieel te laten inzien, zodat ze gemotiveerd worden om zélf te gaan verbeteren. Heb je dat bereikt dat heb je een goede VSM workshop begeleid!