Lean Six Sigma Boek

Het opsplitsen van data in vier gelijke delen doe je door middel van drie zogenaamde kwartielen.

Doel van de kwartielen

Het doel van deze centrummaat is het bepalen van de kwartielen van een indicator.

Toelichting

Een kansverdeling splits je door kwantielen op in gelijke, geordende subgroepen. Kwartielen zijn weer specifieke kwantielen. Kwarten heten kwartielen, honderdsten zijn zogenaamde percentielen. De drie steekproef-kwartielen (q1, q2 en q3) zijn maten die een geordende dataset dus in vieren opdelen. Het middelste kwartiel (q2), die een dataset in twee delen opsplitst, heet de mediaan.

Kwartielen berekenen aanpak

• Verzamel continue of discrete data van de voor jou relevante ‘teller’
• Rangschik deze data van klein naar groot (in “rangnummers” 1, …, n)
• De drie kwartielen (q1, q2 en q3) berekenen door de waarden van de rangnummers q_1=(n+1)/4, q_3=(3n+3)/4 te gebruiken (over de mediaan q2 volgt een aparte paragraaf)

Synoniem van kwartielen

In het Engels: quartiles. Kwartielen zijn – algemener gezien – ook kwantielen.

Duur van het berekenen van kwartielen

Met de computer bereken je de kwartielen in een (fractie van een) seconde.

Voorbeeld van het berekenen van kwartielen

Acht mensen uit een groot bedrijf hebben de volgende gemeten lengtes L [in cm]:
169, 175, 178 ,181, 181, 183, 193 en 201.

De drie kwartielen zijn dan: q1 = 175,75 (berekende rangnummer (8+1)/4= 2,25 levert 0,25*(178-175)=0,75 boven op 175. Ofwel: 175,75); q2 = 181 (mediaan) en q3 = 190,5.

Hieronder staat een praktijkvoorbeeld van hoe de accuraatheid van een meetsysteem is gemeten in de maakindustrie.  

Hersteltijden betrouwbaar gemeten?

Teijin Aramid produceert aramide garens. Tijdens de productie kan het garen breken. Er is een bepaalde tijd nodig om het proces weer te herstellen na een draadbreuk. Deze tijd wordt automatisch geregistreerd met behulp van een datalog systeem. Om te beoordelen of de tijd accuraat genoeg wordt geregistreerd, zijn er extra controle
tijdsmetingen met stopwatch uitgevoerd.

Grafische check

In onderstaande scatterplot wordt de lineaire relatie getoond tussen de automatische en handmatig gemeten hersteltijd. Er zijn 44 metingen uitgevoerd.

Hypothesetoets

Een zogenaamde regressieanalyse geeft het volgende resultaat (getalsmatige output).

De output geeft aan dat er een statistisch significante relatie bestaat tussen de twee tijdsmetingen (de p-waarde < 0,05).  De R2 waarde (R-Sq = 94.8%) geeft ook aan dat er een heel sterke relatie is tussen de beide metingen.

De regressieanalyse laat zien de dat er een significante, lineaire relatie bestaat tussen de tijdsmetingen (p-waarde < 0,05) en dat er geen off-set (bias) zit tussen de beide tijdsmetingen (P-waarde = 0,637).

Conclusie

De hersteltijden, die automatisch worden geregistreerd door het bestaande datalogsysteem, zijn direct gerelateerd aan de met de hand gemeten tijden. De data uit het datalogsysteem kan dus verder gebruikt worden bij analyses en verbeteringen.

Een stabiel meetsysteem betekent dat het meetsysteem constant blijft meten in de tijd.

De stabiliteit toetsen van een meetapparaat hoort bij het bepalen van de accuraatheid van een meetsysteem. Dit kun je onder andere met een tijdreeksgrafiek weergeven.

Noot: de stabiliteit van een meetfout (van een KPI of Y) wordt wel eens verward met de beoordeling van een KPI zelf op stabiliteit (verwar MSA dus niet met een “nulmeting”).

Synoniem van stabiliteit

In het Engels: stability.

Voorbeeld van stabiliteit

Thermometers (in de auto of in de tuin) staan erom bekend dat zij flink van de werkelijke temperatuur kunnen afwijken, als de zon er (indirect) intensief op schijnt. Deze thermometers geven overdag vaak te hoge waarden aan, maar kunnen ‘s nachts wel accuraat zijn. Ook hoge windsnelheden bij metingen buiten (bijvoorbeeld het aanwezige gewicht van grondstoffen in silo’s) kan metingen in de tijd beïnvloeden.

De lineariteit is de relatieve meetfout tussen gemeten en werkelijke waarde in het gehele bereik (range).

Lineariteit is het gemiddelde relatieve verschil welke de accuraatheid van een meetsysteem beïnvloedt. Deze meetfout wordt wel in percentages (% meetfout) uitgedrukt. Dat wil zeggen dat de meetfout toeneemt bij grotere waarden. Dit type meetfout komt voor bij het meten van afstanden en snelheden, in watermanagement (zoals bij CZV en BZV), als – algemener – in de maakindustrie.

Synoniem van lineariteit

Lineariteit is een mooi woord voor de relatieve meetfout. In het Engels: linearity (error).

Voorbeeld van lineariteit

Snelheidsmeters van auto’s hebben vaak een relatieve fout van (bijna) 10%. Dan denk je dat je 55 km/uur rijdt, terwijl dat in werkelijkheid 50 km/uur is. Of dat de meter in plaats van de werkelijke 131 km/uur, wel 145 km/uur aangeeft.

Met de systematische meetfout bedoelen we het gemiddelde van een (min of meer) constant en absoluut verschil tussen gemeten en werkelijke waarde.

Toetsen op de accuraatheid van een meetsysteem is het kwantificeren van de nauwkeurigheid van de meting ten opzichte van de werkelijke waarde. Deze constante, absolute meetfout wordt soms in absolute waarden, soms in percentages uitgedrukt.

Synoniem en alternatief van een systematische meetfout

De systematische meetfout wordt in de Engelse literatuur “bias” of “off-set” genoemd. Standaard wordt het protocollair ijken van een machine als toetsing uitgevoerd. Dat kan zelfs een norm of wettelijk vereiste zijn, zoals bij tankstations en het aantal liters in je tank.

Voorbeeld van een systematische meetfout

Als de weegschaal verkeerd is afgesteld krijg je een verschil in gemeten en werkelijk gewicht. De weegschaal geeft bijvoorbeeld 2 kilo minder (70) aan dan de werkelijke (72) kilo’s.

Ook kan sprake zijn van structurele onderschattingen, bijvoorbeeld bij voorraadtellingen.

Deze bijeenkomst is de formele aftrap van het verbeterproject. Het is van belang dat de neuzen van alle teamleden vanaf het eerste moment dezelfde kant op staan. Daarom is het belangrijk dat iedereen in deze bijeenkomst wordt geïnformeerd over het doel van het project en de te volgen methodiek.

Doelen van de eerste projectbijeenkomst

• Formaliseren van het startmoment
• Actieve introductie van de teamleden en hun rol duiden
• Belang van het project voor de organisatie onderstrepen

Eerste projectbijeenkomst aanpak

• Stel in overleg met de sponsor (en eventueel een Master Black Belt) de datum en de agenda vast
• Mogelijke punten: voorstelrondje, presentatie van het project en beoogde voordelen,  presentatie (en ronddelen) van het Project Charter, introductie van de Lean Six Sigma methode, opstellen van een SIPOC, uitzetten van de vervolgacties, communicatieplan
• Nodig de deelnemers uit
• Breng de vergaderkamer in orde (Genoeg stoelen? Beamer? Flesjes water?)
• Houd je aan de agenda, maar laat ruimte voor vragen
• Zorg dat er een samenvatting wordt gemaakt en stuur die na de vergadering rond
• Spreek gezamenlijk ieders rol af en de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen

Synoniem en alternatief

Andere namen voor deze bijeenkomst zijn: Kick-off meeting, Startbijeenkomst. Een video-conferentie is –zeker bij forse reisafstanden- prima voor (project)updates na een aftrap.  

Duur van de eerste projectbijeenkomst

Anderhalf uur tot een dagdeel. In sommige grote landen is een dag (inclusief onder andere opzoekwerk, interviews met diversen, een gemba walk of tour op locatie) mogelijk. 

De negen (vroeger acht) teamrollen van Meredith Belbin (1988) identificeren de sterktes en zwaktes binnen het gedrag van mensen op de werkvloer, specifiek in teamverband.

Doelen van Belbin's teamrollen

• Het verhogen van je zelfbewustzijn en begrip van ieders voorkeursrollen in een team
• Selecteren en ontwikkelen van productieve, complementaire teams

Toelichting 

Een team is pas succesvol als het evenwichtig is samengesteld. Onderzoek wijst uit dat complementaire kwaliteiten in een team een grotere garantie op succes bieden dan bijvoorbeeld intellect. Als de deelnemers ieders voorkeurstijl en bijbehorend gedrag herkennen en respecteren, wordt het team daar sterker van. Recenter is ook een 9e rol.

Alternatief van Belbin's teamrollen

Alternatief is het Team Management System van Margerison–McCann.

Duur Belbin's teamrollen test

Het doornemen van je eigen voorkeursrol(len) in een test kan je binnen een half uur doen.

Met de visuele check-in vraag je de deelnemers, door het maken van een tekening met een stift op een klein vel papier, uit te drukken wat ze ergens van vinden of hoe men zich voelt bij iets. Bijvoorbeeld:

• Je vraagt de deelnemers in een plaatje uit te drukken hoe men zich op dit moment voelt. Typische uitkomsten zijn: ‘ik heb er zin in omdat…’, ‘ik het twijfels over…’ of ‘als belangrijke uitkomst van deze meeting zie ik…’
• Aan het begin van een procesworkshop stel je de vraag welk beeld men heeft bij een soepel lopend proces 

Doel van de visuele check-in

Het doel van de visuele check-in is het openen van de workshop, door de deelnemers vroeg in de workshop met elkaar in gesprek te gaan. 

De visuele check-in aanpak

• Leg vooraf op tafel of stoel van elke deelnemer een stuk papier (A4, grote Post-it of een ronde kaart) en een stift
• Vraag de deelnemers in een eenvoudige tekening uit te drukken wat ze vinden van iets of hoe ze zich bij iets voelen
• Als de tekening na ongeveer twee minuten klaar is, vraag de deelnemers in tweetallen met elkaar in gesprek te gaan over de betekenis van hun visualisatie
• Een korte plenaire terugkoppeling (ga vooral in op de belangrijkste zaken)

Duur van de check-in

Vijf tot tien minuten

CAP (Change Acceleration Process) is een praktisch hanteerbaar stappenplan voor verander-management, dat is gebaseerd op bewezen succesfactoren binnen General Electric (1992).

Doel van het CAP-model

Snel, succesvol en duurzaam implementeren van verandering in de organisatie

Toelichting 

Volgens de beroemde formule van verandering, is de effectiviteit (E) van de verandering het product van de inhoudelijke kwaliteit, aanpak of oplossing (Q) en de acceptatie (A) ervan.

In formulevorm: E = Q x A.

Door de juiste aandacht aan de acceptatie (A) te schenken borg je een snelle, succesvolle verandering. De acceptatie (A) van verandering is vaak uitdagend en dynamisch. Daarnaast is de kwaliteit van de oplossing (Q) natuurlijk relevant. Als je bijvoorbeeld organisatorisch ‘automatiseert om te automatiseren’, of enkel suboptimaal ‘iets’ doet, wil dat niet zeggen dat je goed bezig bent. Geef ook als het gaat om het inzetten van Lean of Lean Six Sigma, toch wereldwijd erkend als de culminatie van een eeuw verbeteren, dus nog veel aandacht aan de acceptatie (A) ervan! De zeven succesfactoren in het CAP-model lichten we hierna toe.

CAP-model aanpak

• Leading Change; gecommitteerd leiderschap gedurende het veranderproces
• Creating a Shared Need; ontwikkel een gedeeld besef van urgentie bij iedereen
• Shaping a Vision; formuleer een helder einddoel (in termen van gewenst gedrag). Communiceer en deel dat open, breed en begrijpelijk
• Mobilizing Commitment; krijg iedere cruciale stakeholder in beweging
• Making Change Last; borg (eerste) veranderingen in de wortels van het bedrijf
• Monitoring Progress; blijf meten en observeren (monitoren) en borg processen
• Changing Systems and Structures; verander ook de onderliggende systemen
  & structuren zoals IT-systemen en gedrag van nieuwkomers (door o.a. training en inzet)

Synoniem en/ of alternatief van het CAP-model

Alternatieven zijn John Kotter’s 8-stappen, PCI-Methodology, AIM of ADKAR-Framework.

Duur

De duur van een impactvolle verandering verschilt per ambitie en schaalgrootte. Een project duurt vaak zes maanden, een programma of portfolio een aantal jaren.

Voorbeeld CAP-model

Je hoeft niet direct alle zeven dimensies in het CAP-model op niveau te hebben, maar wel minimaal vijf van de zeven. Op basis van interviews (ideaal als praatstuk) en/of een aantal concrete metingen, krijg je een goede indruk van de status van een grote verandering.

Hieronder is een versie welke twee opties heeft: “prima start”, of “Launch & Leave”.

Hieronder is sprake van een succesvolle verandering, waarbij een programma in de eindfase zit. Langdurige frustratie kan (veel) minder, indien systemen & structuren worden aangepast.