Lean Six Sigma Boek

De N/3 methode is een groepsproces, waarbij je samen een keus maakt uit de veelheid aan ideeën die je via brainstormsessies op tafel hebt gekregen (meervoudig stemmen).

Maak deze selectie zeker in een workshop met meer dan genoeg oplossingen/ clusters, en / of als je weinig tijd hebt.

Doel van de N/3 methode

Het doel van de N/3 methode is het grote aantal alternatieven terugbrengen door de minst wenselijke eruit te filteren. 

N/3 methode aanpak

• Elk lid van de groep krijgt een aantal stemmen, gelijk aan een-derde (1/3e ) van het aantal te beoordelen alternatieven (aantal clusters)
• Een werkvorm is om dit met stickers (dots) te doen
• Elke deelnemer verdeelt zijn stemmen over de alternatieven, op basis van zijn persoonlijke voorkeur
• Met de alternatieven met de meeste stemmen gaan we door
• Kijk nog even naar de alternatieven die buiten de boot vallen: gooi je niets waardevols weg? Wel bewaren dus
• Als je nog niet de gewenste reductie van het aantal alternatieven hebt bereikt, herhaal dan de procedure tot dit wel het geval is

Synoniem en/ of alternatief van de N/3 methode

Valt onder multi-voting. Met het aantal ‘handen omhoog’ stemmen kan goed bij een keuze uit slechts twee opties (in een grote zaal met mensen prima).

Duur van de N/3 methode

Dit kan in enkele tot tien minuten.

Veel mensen vinden het makkelijker om kritiek te leveren, dan om positieve bijdragen te bedenken. Bij negatief brainstormen maak je gebruik van die energie, om die dan later in positief om te zetten. In DMAIC is dit een kwalitatieve ‘combi’ van Analyse en Improve.

Negatief brainstormen is een brainstormtechniek die in twee sessies verloopt. Eerst geeft iedereen aan (1) hoe het probleem erger kan ten. In de tweede sessie draagt iedereen voor de gevonden zwakke punten (2) zoveel mogelijk oplossingen aan.

Doelen van negatief brainstormen

• Onverwachte oplossingen creëren voor gesignaleerde problemen
• Gebruik maken van de kracht van ieders creativiteit

Negatief brainstormen aanpak

• Stel de groep samen, bepaal de facilitator (moderator) en reserveer een ruimte. Zorg dat er in de groep idealiter meer dan experts inzit. Geef context en vraag/ doel
  
  
• Uitgangspunten: (1) Ga voor kwantiteit (2) Oordelen is niet acceptabel. Je uitstel van je mening is hier erg belangrijk (3) verwelkom ‘wilde’ ideeën en (4) combineer en bouw voort op elkaars ideeën
  
  
• Een werkvorm: hang een groot vel papier op en geef iedereen post-it briefjes en een stift. Vraag iedereen zijn (1) negatieve ideeën op post-it’s te schrijven. Geef er bijvoorbeeld tien minuten tijd voor. Plak de briefjes op het papier en groepeer de ideeën. Ga dan voor ronde (2) ofwel de oplossingen ervan (andere kleur post-it)
  
  
• Bespreek de ideeën in de groep. Duidelijke clusters? Extra ideeën?
  
  
• Maak ‘fotulen’ of een verslag. Ga eventueel op voor ene tweede ronde. Een selectie kan uiteindelijk plaatsvinden om oplossingen in te voeren

Synoniem van negatief brainstormen

Synoniem is destructief brainstormen, of (Engels): Anti Solution Brainstorming.

Duur van negatief brainstormen

Wel wat langer dan traditioneel brainstormen, omdat je in ieder geval twee rondes hebt.

Brainstormen is een veelgebruikte techniek om van mensen veel verschillende ideeën op tafel te krijgen. De reclameman Alex F. Osborn (1953) is de geestelijk vader van deze techniek.

Belangrijk is dat alle deelnemers aan een sessie elkaars ideeën in eerste instantie serieus nemen. (1) Geen vooroordelen, geen kritiek, geen ‘ja, maar...’. (2) Pas als (heel) veel ideeën verzameld zijn, worden ze in de groep besproken en beoordeeld. De traditionele vorm is vrij brainstormen, maar je kunt ook vooraf kaders afspreken.

Doelen van brainstormen

• Veel oplossingen creëren voor gesignaleerde problemen
• Gebruik maken van de kracht van ieders creativiteit

Brainstorm aanpak

• Stel de groep samen, bepaal de facilitator (moderator) en reserveer een ruimte. Zorg dat er in de groep meer dan experts inzetten. Geef context en vraag (het doel)
  
  
• Uitgangspunten: (1) Ga voor kwantiteit (2) Oordelen is niet acceptabel. Je uitstel van je mening is hier erg belangrijk (3) verwelkom ‘wilde’ ideeën en (4) combineer en bouw voort op elkaars ideeën
  
  
• Een werkvorm: hang een groot vel papier op en geef iedereen post-it briefjes en een stift. Vraag iedereen zijn ideeën op post-it’s te schrijven. Geef er bijvoorbeeld tien minuten tijd voor. Plak de briefjes op het papier en groepeer de ideeën
  
  
• Bespreek de ideeën in de groep. Duidelijke clusters? Extra ideeën?
  
  
• Maak ‘fotulen’ of een verslag. Ga eventueel op voor ene tweede ronde. Een selectie kan uiteindelijk plaatsvinden om oplossingen in te voeren

Alternatieven van brainstormen

Er zijn vele varianten: group passing technique (op een A4 een idee opschrijven en doorzetten naar een ander, terwijl je een ander A4 krijgt), elektronisch brainstormen, etc.

Duur van een brainstorm

Een brainstormsessie als workshop kan in minder dan een uur.

Na de diagnose van je uitdaging of probleem, is het eindelijk oplostijd! Als de grondoorzaken duidelijk zijn, kun je immers gerichte (effectieve) oplossingen bedenken en invoeren. Je hersenen zullen deze fase over het algemeen het beste herkennen. Immers, oplossingen bedenken is voor velen een (gevoelsmatig) makkelijker stap, dan het bepalen van grondoorzaken van een pijnpunt. Visueel kun je de verbeterfase zoals hier onder afgebeeld zien. 

Toelichting improve-fase

De Improve-fase is de vierde projectfase van de DMAIC projectmethodologie. In deze fase ga je gestructureerd aan de slag om de beste oplossingen te vinden voor de in de Analysefase gesignaleerde oorzaken en de gekozen oplossingen daadwerkelijk invoeren.

De Improve-fase (I) van een DMAIC verbetertraject houdt zich bezig met het gestructureerd zoeken, vinden en invoeren van oplossingen voor de in de Analyse-fase geprioriteerde oorzaken.

Doelen van de improve-fase 

• Oplossingen genereren voor de in de Analyse-fase gevonden oorzaken
• De beste oplossingen bepalen
• De beste oplossingen kiezen en invoeren

Improve-fase aanpak

• Zoek zoveel mogelijk oplossingsrichtingen
• Breng het aantal oplossingen terug te clusteren en de minst wenselijke eruit te filteren
• Selecteer de beste oplossing aan de hand van criteria. Haal je hiermee je doelstelling?
• Maak een implementatieplan (piloteer eventueel) en voer je oplossing door

Synoniem en alternatief van de improve-fase

De Improve-fase heet ook wel verbeterfase of Improve Phase (Engels). In een aantal varianten is deze fase opgesplitst in twee fasen: een generatiefase (generate) en invoerfase (implement).

Duur van de improve-fase

De Improve-fase kan, afhankelijk van de gekozen oplossingen, dagen tot (meestal) één tot meerdere maanden duren. Bedenk dat enkel formele goedkeuring voor veranderingen in veel organisaties al minimaal weken kost. In organisaties waar men met Kaizen Events of scrumsprints werkt, kan dit wel in dagen gerealiseerd zijn.

Een gestapelde (stacked) tabel- of matrixformat is een ideale weergave om met statistische software efficiënt te kunnen analyseren. In Excel kom je vaak andere formats tegen.

Het is een matrix welke per kolom data van een variabele Y en/of een variabele X heeft, met voor het overzicht de specifieke naam in één cel erboven. Mogelijk zijn meerdere tabellen vereist voor analyses (bijvoorbeeld analyse per week of maand).

Doel van een stacked matrix

het doel van een stacked matrix is een dataset klaarmaken (juiste format) om te analyseren met statistische software.

Aanpak

• Identificeer mogelijke oorzaken of bronnen (X’en) van een gevolg / probleem (Y)
• Transformeer de gegevens in een tabel of matrix, waarbij elke Y of X per kolom wordt weergegeven
• Analyseer deze data vervolgens om tot mogelijke oorzaken te komen

Duur van het maken van een stacked matrix

Een stacked matrix is digitaal in een kwartier te maken.

Voorbeeld van een stacked matrix

De tabel aan de rechterkant is een goed voorbeeld. De tabel aan de linkerkant niet. 

Het verifiëren van verbanden of relaties met behulp van statistische methoden kan op twee manieren: 1) met grafieken en 2) met hypothesetoetsen. Er zijn heel veel soorten grafieken en hypothesetoetsen, welke afhangen van de vraag, aannamen en type data. Bij twijfel over grafische interpretaties, adviseren wij aanvullend geschikte hypothesetoetsen in te zetten. 

Doelen van data tools 

• Een relatie tussen variabelen verifiëren 
• Mogelijke grondoorzaken vinden

Toelichting

Zie hieronder de toewijzing van welke grafieken en hypothesetoetsen aanbevelenswaardig zijn bij welke type data. Zowel Y-X grafieken als hypothesetoetsen worden hierna toegelicht.

We willen hier niet alle mogelijkheden weergeven. Wel noemen we hier de relatief bekende of aanbevolen methoden. Geavanceerde analyse opties, zoals General Linear Model (GLM) of Logistische Regressie, laten we buiten beschouwing. 

Aanpak van XY relatie visualiseren

• Bedenk wat werkelijk van invloed is, op hetgeen je wilt verbeteren. Identificeer en verzamel data van mogelijke oorzaken (X’en) van een gevolg of probleem (Y). Bekijk dan welke mogelijke oorzaak of relatie je wilt visualiseren en/ of toetsen (bewijs)
  
• Bepaal of de Y en X continu of discreet zijn (zie ook hoofdstuk DMAIC: Measure)
• Kies op basis daarvan, welke grafiek en/ of toets aan te bevelen is om uit te voeren
• Teken de grafiek, of maak de grafiek met behulp van statistische software
• Toets, bij grote belangen, twist of twijfel, de hypothese(n) op basis van berekeningen met een geschikte hypothesetoets. Dit wordt bijna altijd gedaan met behulp van statistische software (bijvoorbeeld Minitab, SPSS, Matlab, of Sigma Excel)
• Bepaal de relevantie of sterkte van de relatie
• Ga door met dataverificatie (relatiebepaling met behulp van data-analyse), totdat je de grondoorza(a)k(en) gevonden hebt. Bedenk, de procesdeur is hierbij minimaal van even groot belang (d.w.z. input van inhoudelijke experts)

Synoniem en alternatief

Ter informatie hier de vele termen die overeenkomen met de in dit boek veelvuldig gebruikte ‘Y’ en ‘X’.

De Y wordt ook ‘afhankelijke variabele’ (Engels: dependend  of response variable) genoemd. Denk ook aan begrippen als ‘gevolg’ (Engels: effect), een teller, KPI of (project-, output- of proces)indicator. Soms wordt de Y ook wel CTQ genoemd, maar bedenk dan dat het verwarren van de CTQ Requirement (klanteis) en CTQ (Y) snel kan gebeuren.

De X wordt ook ‘onafhankelijke variabele’ (Engels: independend variable of factor) genoemd. Denk ook aan begrippen als ‘oorzaak’ (Engels: cause), teller of (input- of proces-)indicator.

Duur van een Y-X relatie visualiseren

Een Y-X relatie visualiseren of toetsen kan, mits de data gereed is, in enkele seconden tot minuten worden uitgevoerd. Echter, in de praktijk kan het verkrijgen van de juiste data soms vele dagen tot maanden duren!

Hieronder staat een checklist voor de measure-fase van de DMAIC. Meer informatie over een tollgate review in het algemeen staat op de pagina van de define tollgate review. 

Doelen van de measure tollgate review

• Kijken of je deze fase voldoende hebt afgewerkt om door te gaan
• Als checklist bij de evaluatie met je opdrachtgever, sponsor en/of Master Black Belt

De Cp(k) is een prestatiemaat die de verhouding weergeeft tussen klanteisen en de korte termijn procesvariatie. De Cp(k) wordt o.a. gebruikt in de Automotive Industries.

Doel van Cp(k)

Het doel van deze prestatiemaat is de korte termijn prestatie van een proces of productielijn kwantificeren.

Toelichting

De prestatiemaat Cp is bedoeld voor een continue indicator met twee klanteisen (met het gemiddelde ertussen).

In formulevorm: Cp = (USL – LSL) / 6*Swithin met

• USL als Upper Specification Limit (meetbare, maximum klanteneis)
• LSL als Lower Specification Limit (meetbare, minimum klanteneis)
• 6*Swithin als maat voor het korte termijn bereik van een proces

De prestatiemaat Cpk is bedoeld voor een continue indicator met één klanteis en/of dat het gemiddelde buiten de klantspecificaties LSL en USL ligt.

In formulevorm: Cpk = minimum

met USL en LSL als hierboven

• als gemiddelde van indicator Y
• 3*Swithin als maat voor de helft van het korte termijn bereik van een proces

Cp(k) aanpak

• Definieer de USL en/of LSL en bereken het gemiddelde en de korte termijn variatie
• Bereken de Cp en/of de Cpk

Synoniem van Cp(k)

In het Engels: Short term Process Capability indices / performance metrics.

Duur van het berekenen van de Cp(k)

Met een calculator is de berekening snel een eenvoudig. Klanteis(en) bepalen kost meer tijd.

De PPM is een prestatiemaat. PPM (Parts Per Million) is het aantal defecte eenheden per miljoen eenheden.

Doel van PPM

Het doel van de PPM is het weergeven hoe goed klanteisen behaald worden. 

Toelichting

De PPM is een proportie, en staat letterlijk voor het aantal ‘defective Parts Per Million parts’. In Lean Six Sigma termen: weet wat de klant als defect product of dienst ervaart. Gebruik deze informatie (aantallen) om te beoordelen of de prestatie naar wens is (of niet). PPM (meer als ppm) wordt ook gebruikt als maat voor de gemeten luchtvervuiling door een bepaald element. Dat kun je dan moeilijk een prestatie noemen.

PPM in formulevorm: 1 miljoen * (# defecte producten (parts) p / totaal aantal producten n)

PPM aanpak

• Meet het aantal defecte producten (of diensten) volgens de klant
• Rangschik de discrete data in ‘# defecte producten (p)’ en ‘totaal aantal producten (n)’
• Bereken de PPM

Alternatief van PPM

In plaats van de PPM kun je ook wel de DPMO hanteren (‘percentage goede eenheden’).

Duur van het berekenen van PPM

Met een reken-app meteen te berekenen. Datacollectie kost (veel) meer tijd.

Voorbeeld van het berekenen van PPM

Het aantal dossiers met minimaal 1 relevante fout of hiaat is 400 van de afgelopen 800. De PPM is dan 1 miljoen * 400/800 = 500.000 (50% van de dossiers heeft niets/ wel ‘iets’).

Spreidingsmaten zijn statistische kengetallen die iets zeggen over de variatie van een indicator. Ofwel in hoeverre alle waarden nabij centrumwaarden staan (of juist niet).

Doelen van spreidingsmaten

• Inzicht krijgen in de variatie die klanten ervaren
• Begrijpen hoe je spreiding kunt kwantificeren – op verschillende wijzen

Toelichting

Voor de spreidingsmaat gebruikt men vaak de (‘standaard’) standaardafwijking. In de praktijk is deze maat echter niet altijd aan te bevelen, bijvoorbeeld omdat data discreet zijn. Of niet-normaal verdeeld. Of omdat medewerkers deze maat complex vinden. Of omdat trends in de dataset er in mee worden genomen, terwijl je eventuele trends juist wilt identificeren (zoals bij Control Charts). Statistici hebben derhalve diverse spreidingsmaten gedefinieerd.

Spreidingsmaten aanpak

• Verzamel data van de relevante grootheid of indicator
• Kwantificeer de variatie (meestal met software)

Synoniem en alternatief van spreidingsmaten

Spreiding wordt ook wel variatie genoemd. In het Engels: variation. Breder gezien vallen spreidingsmaten onder kengetallen of ‘beschrijvende statistieken’ (descriptive statistics).

Variatiematen worden in procesverbetering vaak ingezet om te toetsen of klanteisen gehaald worden. Een afgeleide maat hiervoor is bijvoorbeeld de gedefinieerde term Six Sigma, of Cp.

Duur van het berekenen van spreidingsmaten

Met de computer bereken je deze spreidingsmaten in (fracties van) een seconde.

Voorbeeld van het berekenen van spreidingsmaten

Statistici hebben hebben diverse spreidingsmaten gedefinieerd. De meest voorkomende statistische spreidingsmaten zijn variantie, standaardafwijking, range en interkwartielafstand.

Een proportie is het aantal successen (of defecten), gedeeld door het totaal aantal waarden.

Doel van de proportie

Het doel van deze centrummaat is het inzicht krijgen in een procesprestatie, of in de ordegrootte van een proportie.

Toelichting

Een proportie is het aandeel successen (of defecten) uit een discrete datatset. Als formule: het (deel)aantal waarnemingen np met binaire uitkomst (p of q), gedeeld door het totale aantal ntotaal (=np+ nq).

Het berekenen van de proportie

• Rangschik discrete data in ‘situaties p’ en ‘situaties q’
• Bereken de verhouding tussen het aantal n met uitkomst ‘p’ en het totaal n (p + q)

Synoniem en alternatief van de proportie

De proportie wordt ook wel fractie, relatieve frequentie of verhouding(maat) genoemd. In het Engels: proportion ofwel fraction.

Naast een proportie worden vaak percentages (%) of percentielen ingezet, als ook de afgeleide DPMO (Defects Per Million Opportunities) of PPM (Parts Per Million).

Duur van het berekenen van de proportie

Met de computer bereken je de proportie in een (fractie van een) seconde.

Voorbeeld van het berekenen van de proportie

In augustus 2013 werkten in Nederland 6.576 duizend mensen, en bedroeg het aantal mogelijk werkenden 7.259 duizend. De proportie werkenden is dan p = 6.576/7.259 = 0,91 (91%).

De mediaan is een centrummaat. De mediaan is de middelste waarde van een gesorteerde datatset (bij oneven aantal n), of het gemiddelde van de middelste twee (bij even aantal n).

Standaard bedoelen we de steekproefmediaan (in plaats van populatiewaarde). De mediaan is, in tegenstelling tot het gemiddelde, ongevoelig voor ‘uitbijters’ of uitschieters.

Doel van de mediaan

Het doel van de mediaan is het bepalen van de ordegrootte van een indicator. 

Aanpak van het berekenen van de mediaan

• Verzamel continue data van de voor jou relevante ‘teller’
• Rangschik deze data van klein naar groot
• Selecteer de middelste (2) waarde(n) uit de gesorteerde dataset

Synoniem en alternatief van de mediaan

De mediaan is ook een kwantiel, en heet ook wel 2e kwartiel (Q2), 50e-percentiel, 50%-punt, 50% getrimd gemiddelde of ‘het meest getrimde gemiddelde’. In het Engels: median.

Als alternatief op de mediaan kun je ook zogenaamde ‘minder extreem getrimde gemiddelden’ gebruiken.

Duur van het berekenen van de mediaan

Met de computer bereken je de mediaan in een (fractie van een) seconde.

Voorbeeld van het berekenen van de mediaan

Acht mensen uit een groot bedrijf hebben de volgende gemeten lengtes L [in cm]:
169, 175, 178 ,181, 181, 183, 193 en 201.

De middelste waarden zijn 181 cm. De mediaan L ̃ = 181 cm. Ook als er iemand van 234 cm bijkomt, blijft dat zo.