De toegevoegde waarde van Project Management, ook wel bekend als projectbeheer of projectmanagement? Dat behandelen wij in dit artikel, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en onze eigen LSSP verbeterpraktijk.
Het goede nieuws: je kunt de kans op een succesvol project, zonder heel veel moeite, serieus ‘opkrikken’. Een overzicht van onderzochte Succesfactoren en Best Practices, wat we in deze blog behandelen, helpt al als eerste stap voorwaarts!
Immers, een project uitvoeren zonder succes, daar worden we toch niet vrolijk van? Maar, wat is een project eigenlijk, en wat is Project Management überhaupt?
Wat is een "Project" en wat is "Project Management"?
Voor de duidelijkheid, het is goed om te beseffen wat een project en projectmanagement eigenlijk is. Zodat we tips kunnen geven om de kans op succesvol projecten doen, uitvoeren of 'managen', te verbeteren.
Een project is behoorlijk uniek. En is eenmalig, vaak een verandering. Het uitvoeren van een operatie in een ziekenhuis, zoals de onderstaande afbeelding impliceert, wordt weliswaar meestal goed gedaan of 'gemanaged'. Gelukkig! Maar dat is vaak geen uniek 'project' maar meer 'regulier' werk. Ofwel: redelijk gangbaar werk voor zorggekwalificeerde toppers. Hoe specialistisch of uitdagend dat werk ook is, het is vaak niet iets 'grotendeels nieuw' voor het team in kwestie. Wat een kenmerk van een project is.
We richten ons hier op "Project Management", ook wel getypt als projectbeheer of projectmanagement. Dat slaat dus op het uitvoeren ofwel realisatie van een project. Naar een succesvolle wijziging of verandering.
Meer uitgebreide informatie over wat een project en Project Management nu écht inhoudt, vind je hier.
Wat ís dan een succesvol project?
Wat is een succesvol project? Wat en Wie bepaald dat succes? Dit gaat natuurlijk niet alleen om het ‘managen’ van het project, maar ook om het eindresultaat. Oftewel, het is heel belangrijk dat het einddoel c.q. gewenste kwaliteit van het project gehaald wordt.
Zie onderstaande afbeelding voor een overzicht van succescriteria (Engelstalig) naar een algemene CONCLUSIE en met een risico of zorg in de wereld van Project Management, uitgedrukt in ‘tegeltjeswijsheid’.
Ik hoop dat u/ je inziet dat het succes van welk project dan ook, lastig is om altijd uit te drukken in “wel/ niet succesvol”. Op onderdelen kan dit natuurlijk wel, zoals of het ‘binnen budget’ is, of dat de baten gehaald zijn, of dat de planning wel/ niet gehaald is. Maar in een breder vergelijk tussen meerdere criteria van vele soorten en vormen van projecten, is het niet simpel.
Projecten en de meest aangetoonde succesfactoren en Best Practices
Ondanks eventuele onduidelijkheid van belanghebbenden WANNEER het project een succes is, dan nog blijkt dat er wel degelijk Project Management aspecten zijn, die zowel volgens wetenschappelijk onderzoek als in de projectpraktijk, er toe doen.
Als je kijkt naar onderzoek, zie je een redelijke mate van consensus inzake een aantal succesfactoren. Inclusief nuttig gebruik van zogenaamde tools; zeg maar gereedschappen die in de organisatie- en bedrijfskunde ‘methoden en technieken’ genoemd worden. Daarnaast is er ook sprake van vaardigheden en zelfs kenmerken zoals persoonlijkheidskenmerken. Wij noemen deze ‘mix’ in dit geval Best Practices.
Zie onderstaande Tabel 1 voor een overzicht van dimensies en relevante succesfactoren volgens onderzoek om de kans op succes van projecten (flink) te verhogen. Met bijbehorende Best Practices, welke je in het curriculum van je opleiding Project Management (dus) mag terug verwachten.
Tabel 1. Succesfactoren en Best Practices in Project Management
| DIMENSIES | SUCCESFACTOREN | BEST PRACTICES |
| Meta-model LSSP | Volgens veel project-evaluaties en wetenschappelijk onderzoek |
Vaardigheden, kenmerken, aanpak, modellen, methoden & technieken |
| Competentie mensen KUNNEN |
- Competentie projectmanager - Competentie multidisciplinair team |
-Relevante inhoudelijke expertises en kunde -Training & ervaring in Project Management -Personen onderling afdoende afgestemd (m.b.v. bijvoorbeeld BIG 5, Team clock en Lencioni model) |
| Motivatie c.q. betrokkenheid WILLEN |
- Betrokkenheid doel & project - Monitoring van progressie |
-Workshop vaardigheden (Metaplan©) om te brainstormen of bijv. t.b.v. procesanalyses -Veranderkundig & Psychologisch ‘doenken’ zoals in de Red Belt© training verwerkt (o.a. visieontwikkeling, Stakeholder Management, teams en individuen coachen, etc.) -Milestones in passende project-aanpak -Visualisaties van progressie zoals staafdiagrammen |
| Communicatie WAARHEEN |
- Beheersingssysteem c.q. updates - Planning: inzet zowel voor organisatorische als projectmatige afstemming - Duidelijk doel, ‘contract’ en afbakening project - Werk & rollen helder gedefinieerd |
-Inzicht in actuele prestaties: projectstatus delen d.m.v. KPI-dashboards, signalen, checklists en/ of visuele rapportages -Toegankelijk visueel overzicht van taken in de tijd (zoals een Gantt-chart inclusief het ‘kritieke pad’ of een effectief Kanban bord) -Lean/ Agile stand-up meetings & Obeya -Goed gebruik Project Charter i.r.t. strategisch geleid doel, afbakening, rollen, etc. -Work Breakdown Structure (WBS) -Team-charter en/ of RA(S)CI |
Deze dimensies, succesfactoren en bijbehorende Best practices zijn in de praktijk deels overlappend en gebaseerd op onderzoek van o.a. Ashley -1987, Nguyen & Wu -2004, Jolly et al -2016, Toor et al -2008, Ghimire & Biswakarma -2017 en het boek: “Lean Six Sigma: Samenzinnig verbeteren” –2016.
Er is uiteraard wat overlap in het onderzochte
U of jij is het misschien al opgevallen, maar de dimensies, succesfactoren en Best Practices zijn in de praktijk deels overlappend.
Een voorbeeld uitgelegd. De competentie van de projectleider wordt in veel literatuur en door sponsoren aangekaart als zijnde een kritieke succesfactor. Dat gezegd hebbende, de bijbehorende Best Practice is dat je niet alleen relevante inhoudelijke expertise hebt, maar ook een training in Project Management hebt gevolgd (en begrepen). Intern, zoals ik bij een ingenieursbureau kreeg, of elders. Ook is er de succesfactor genaamd “Planning”. Maar dat is een onderdeel welke je in een training Project Management als onderdeel mag verwachten. Zoals bijvoorbeeld dat je de uitdaging krijgt om een Gantt-chart te maken in je lopende project.
Handvatten voor verbetering van je vaardigheden als Project Manager
Ondanks de uitdaging van verandering, geeft bovenstaande “Tabel 1” gelukkig wel handvatten door de bijgevoegde overzicht aan Best Practices. Dan krijg je hopelijk inzicht in wat je kunt doen om de kans op succes te verhogen van je project. Bedenk: Project Manager zijn is een combinatie van leren en (veel) doen! Net als het beoefenen van een (team)sport of een muziekinstrument in een orkest.
De toegevoegde waarde van effectief Project Management
Als je historisch kijkt, kun je denken dat grote projecten zoals het bouwen van een huis, brug of piramide, wel wat planning (overzicht) en budget kan gebruiken. Maar Project Management mag je breder zien dan 'het centraal organiseren van veel activiteiten'. Hoe knap dat ook mag zijn.
Breder gezegd: effectief Project Management vergroot de kans op een échte verandering in diensten, producten en gedrag van mensen in organisaties. Zonder effectief Project Management is het vaak moeilijker om het overzicht te bewaren, laat staan een 'andere manier van samenwerken' te bewerkstelligen. Een verandering van de 'status quo' is immers niet vanzelfsprekend. Ook al kunnen mensen best wel wat verandering aan. Zie onderstaand citaat.
Samengevat: Project Management ofwel de inzet van een effectieve projectmanager, verhoogt de kans op succesvol van menig project.
3 tips om succesvol te zijn als projectmanager
Tip 1. Communicatie & planning: een overzicht van taken in de tijd is aan te bevelen
Zoals wij aangaven in het artikel: een ‘overzicht van acties in de tijd’ ofwel een planning, helpt voor het overzicht en (!) voor de onderlinge communicatie. Niet alleen voor het bouwen van een nieuw pand, maar ook voor het ontwikkelen en verkopen van nieuwe (online) diensten.
Zie hieronder een voorbeeld van een dergelijk overzicht, tegenwoordig ook wel Gantt-chart genaamd (naar de naam van een bedenker ervan). Meer info over planning en Gantt-chart vind je/ u hier.
Dit is typisch waar veel evenement- en projectmanagers aan denken als ze het over een project hebben: een overzicht van taken hebben in de tijd. Een planning. Maar dit is enkel een deel van wat een project inhoudt. Een spreadsheet, een Kanban werkoverzicht van acties of welk ander planning tool dan ook, daarmee overweg kunnen is enkel een onderdeel van een project. Zeg maar nuttig gereedschap.
Maar wel een nuttig deel dus van Project Management. Zeker om de onderlinge communicatie te verbeteren, of te duiden in wat de volgende stappen zijn: het ‘waarheen’.
Tip 2. Competentie van mensen: ken uzelf, elkaar en … hoe groei je als team?
Project Management is meer dan (hoe nuttig ook) … een overzicht van taken maken. Iets unieks veranderen of opleveren, gaat immers om mensenwerk. En dus ook de interactie tussen deze (en andere) mensen.
Ook is het natuurlijk belangrijk dat mensen in een project relevante inhoudelijke expertise hebben. Dat weet iedereen wel. Ook al is het wel lastiger als er veel ‘nieuwe inhoud’ nodig is, omdat je in een project normaliter ook ‘iets nieuws’ doet. Dat kan je deels inhuren, maar sommige expertise bestaat misschien nog niet.
Dan komt ook nog jouw persoonlijkheid en die van teamgenoten om de hoek kijken: hoe werk je goed samen in een nieuwe situatie? Want inhoud alleen, is maar een onderdeel van het succes van een project. Een langdurig gelukkig huwelijk is voor velen een uitdaging, laat staan als je in een team met bijvoorbeeld tien mensen samenwerkt. Ook is een werkweek in Nederland vaak parttime. Samenwerken is een serieuze vaardigheid, en inzicht in je persoonlijkheid helpt daarbij.
- Persoonlijkheidskenmerken
Allereerst is het goed dat je bewust bent van je eigen persoonlijkheidskenmerken, je psychologische kant. Deze is toch wel deels genetisch bepalend, maar kan deels ook ontwikkeld worden door oefening, opvoeding & overtuiging. Een projectmanager kan inzicht krijgen in zichzelf, door bijvoorbeeld stil te staan bij redelijk herhaalbare persoonlijkheidskenmerken. Wereldwijd bekend als de zogenaamde BIG 5.
Als acroniem samengevat, praten we bij persoonlijkheidskenmerken (de BIG 5) over OCEAN: Openheid, Consciëntieusheid, Extraversie, Aangenaamheid en de mate van Neurotisch zijn. Meer informatie hierover, verwijzen we naar een eerdere BIG 5 blog van LSSP.
Hoe jij als persoonlijkheid interacteert met anderen om tot een topteam te komen, helpt om effectief samen te werken. Weten waar je goed in bent, en waarin je misschien de bijdrage van een ander beter (tijdig) kunt inzetten, dat helpt om gezamenlijk succesvol te zijn als team. Dus niet alleen inhoudelijk, maar ook in termen van persoonlijkheid kan dit uitmaken.
Je kunt gelukkig nog verder gaan, zoals het positief versterken van je teamdynamiek door te coachen en andere aspecten van samenwerken oppakken, maar zelfinzicht noemen we een relevant begin hierin.
- Groepsprocessen positief beïnvloeden: teamdynamiek en interventies
Een goed Project Management ‘ontwikkel-pad’ gaat niet enkel over templates en overzichten. Ook niet allen over zelfinzicht (en dat in anderen). Maar dus ook hoe je samenwerkt met elkaar. Makkelijker gezegd dan gedaan, dat dan weer wel ;). Ook daar hebben we diverse blogs over geschreven. Zie hiervoor onder andere:
- Teamdynamiek: fases van een groep naar een TEAM
- Persoonlijke ontwikkeling én teamontwikkeling: coaching
- Een vast teamoverleg: hoe vaak en hoe lang en andere tips
- Werkvormen en workshops faciliteren
- Teamontwikkeling: niveaus van Lencioni & Lean Operationeel Management (LOM)
Tip 3. Zorg voor afdoende motivatie bij betrokkenen
Deze tip klinkt misschien als een cliché, maar kan in de praktijk best een uitdaging zijn.
“Dat een ander ten goede verandert of iets bijzonders presteert is natuurlijk prachtig. Maar om zélf te veranderen … is vaak een stuk minder leuk. Dat vereist volharding.” - Marcus Bergman
- Voer voor psychologen: onze automatismen versus een project
Een project is tijdelijk en een relatief nieuwe situatie of werkonderdeel voor veel belanghebbenden. Veranderkundig gezien wordt dat vaak vanuit je hersenen onderschat. Of je nu putjesschepper of directeur bent. Zo werken onze hersenen ‘nu eenmaal’, zo heb ik van neurologen, psychologen en psychiaters begrepen. Wij als mensen vinden automatismen prettiger dan sommigen denken.
En laat het uitvoeren van een project voor veel betrokkenen iets relatiefs nieuw zijn. Het is net als een nieuwe sport(techniek) aanleren. Ga maar eens een (voor jou compleet nieuwe) borstcrawl aanleren als schoolslagzwemmer. Na je veertigste. Ik geef het je te doen. De meesten haken af namelijk. Een serieuze verandering, kost nu eenmaal (veel) meer energie dan om het vertrouwde te blijven doen.
- Hoe krijg ik de mensen méé?
Het meekrijgen of zelfs motiveren van mensen als het gaat om iets nieuws of een project, is als projectmanager zeker relevant. Het is niet voor niets een kritieke succesfactor bij projecten: betrokkenheid van projectleider, teamgenoten en andere stakeholders.
Wij hebben hier in het verleden diverse blogs over getypt, zoals onderstaande vijf:
- Een introblog over changemanagement ofwel veranderkunde
- Succesvol samenwerken met de piramide van Lencioni
- Vijf tips voor het creëren van draagvlak
- Karpman en van dramadriehoek naar winnaarsdriehoek
- Omgaan met weerstand
Als je merkt dat de omgang met weerstand en de interactie tussen mensen een uitdaging is voor jou om verandering in organisaties te bewerkstelligen, dan is misschien onze veranderkundige opleiding genaamd Red Belt© met veel tips, reflecterende vragen en praktische antwoorden wat voor je.
Jezelf ontwikkelen als project manager
Je kunt altijd overwegen om je als Project Manager verder te ontwikkelen.
Je kunt kijken naar Tabel 1 en de rechter kolom als een soort ‘checklist’ interpreteren.
Indien je minstens 70% (9 van de 13) al gedaan hebt en/of in jouw projecten van deze Best Practices aantoonbaar terugziet, dan ben je als projectmanager al een eind goed op weg als projectmanager. Chapeau!
Je kunt je altijd verder ontwikkelen natuurlijk, maar het nodige aan respect uit het werkveld zul je dan al wel hebben ontvangen. Hoop ik. Misschien nog geen Olympische medaille, maar goed is goed natuurlijk. Misschien dat de Red Belt© opleiding nog iets voor je is? Maar een effectieve Project Management basistraining is bij meer dan 70% gangbaar niet meer vereist, zo lijkt het.
Is minder dan 70% van de Best Practices in Tabel 1 in jouw projecten terug te vinden? Dan kan het zijn dat je misschien weinig Projecten doet (maar iedereen om je heen noemt veel 'te pas en te onpas' een project). Of dat je je hierin verder kunt bekwamen door een goede training in Project Management te volgen.
Interesse in een volgende ontwikkelstap? Zie hiervoor onze driedaagse Project Management Training.
Dank voor het lezen, en wie weet tot een volgende keer!
-2.png)
